El control de inventarios es el proceso de gestionar y supervisar el stock de productos o materiales de una empresa.
Su objetivo es asegurar que haya suficientes existencias de cada artículo para satisfacer la demanda sin incurrir en exceso o faltantes, optimizando los costos de almacenamiento y producción.
Involucra actividades como el registro de entradas y salidas, la organización física de los artículos y la implementación de sistemas de organización de la mercancía.
Algunas estrategias generales de gran utilidad para todo tipo de PyMEs y empresas son las siguientes:
Esto es fundamental para implementar y optimizar todos los mecanismos de control de inventarios.
El concepto de “niveles de inventario” hace referencia a ese punto en que la cantidad de stock no muestra excesos que incrementen los gastos de almacenamiento, pero tampoco presenta insuficiencias que impidan responder a la demanda de los clientes.
Lo ideal es determinarlo con base en datos del histórico de ventas y la demanda de los clientes.
Al definir este indicador puedes establecer buenas estrategias para mejorar el control de inventarios, porque sabes a ciencia cierta cuáles son las cantidades ideales de cada producto en stock y puedes priorizar su gestión.
Se estima que el 80% de la demanda es generada por el 20% de tus productos. Por eso hay que dedicar esfuerzos a identificar los productos de más alta rotación y aquellos que no suelen llamar la atención de tus clientes, pero que son necesarios para mantener la variedad.
Una vez has determinado el nivel óptimo de stock, debes asegurarte de mantenerlo así en todo momento.
Para ayudarte en esta compleja tarea, puedes implementar un software de gestión de inventarios, una herramienta en la que tienes toda la información de la mercadería que sale o entra al almacén, y se actualiza en tiempo real.
2.1 ¿Cómo mejorar el control de inventarios con esa información?
Identificando escasez de existencias y excesos de mercancía para solicitar a tiempo pedidos de compra, y diseñar estrategias de ventas para salir de los productos con baja rotación o próximos a su fecha de caducidad.
Es una de las mejores estrategias para mejorar el control de inventarios. Aunque en el sistema tienes la información de todas las existencias, se puede dar el caso de que salgan artículos sin ser contabilizados (venta no registrada, descuido del operario, hurto, etc.).
Por eso es necesario realizar un conteo físico periódicamente, aunque sea aleatorio, para verificar que las existencias reales coincidan con las registradas.
El software de gestión de inventario es uno de los mecanismos más efectivos para el control de inventarios, y al integrarlo con un sistema de facturación electrónica, puedes obtener aún mejores resultados.
Cada vez que realices una venta y generes el respectivo DTE, el sistema de inventarios actualizará automáticamente los registros descontando del stock la mercancía vendida.
Se trata de simplificar procesos. De hecho, el software de facturación es de gran ayuda para el control de stock aun cuando no esté alineado con el sistema de inventarios, o incluso si no tienes sistema de inventarios.
¿Por qué? Básicamente, porque el software de facturación genera un reporte de ventas y compras en el que puedes visualizar qué productos has vendido y cuáles has adquirido durante un tiempo determinado.
Al compararlo con tu registro inicial de existencias deberías saber, en el papel, qué artículos tienes en almacén, cuáles no y cuáles tienen mayor rotación.
Improvisar con el manejo del inventario es similar a gestionar el dinero y los gastos sin ningún control. Después de todo, está compuesto por activos que pasarán a ser líquidos en el corto plazo, por lo cual tienen un gran peso y valor financiero.
Por esta razón, desde el momento en que definas el plan de negocios necesitas establecer un plan logístico y estratégico que abarque todas las acciones relacionadas con el control de esta área.
Si tu empresa inició actividades años atrás y aún no has dado este paso, ¡no te preocupes!
En ese caso, analiza muy bien las características de tus operaciones y detecta los problemas clásicos que experimentas con el inventario para después desarrollar una estrategia amplia y enfocada en la optimización.
Además de establecer el nivel óptimo de stock y especificar las tecnologías y recursos que utilizarás para monitorear tus operaciones, un plan logístico de inventario demanda definir los siguientes puntos clave:
Tareas específicas
Es muy importante determinar muy bien cuáles son las tareas operativas que formarán parte del control de inventarios: revisiones periódicas, auditorías, ingreso de mercancías, actualización de stock y administración de tecnologías aplicadas pueden ser algunas de estas funciones.
Defínelas con claridad y especifica los contextos en que deben realizarse, además de su frecuencia.
Responsables de tareas
Una vez que hayas definido las tareas, es momento de asignar responsables para cada una.
Evalúa muy bien el perfil de tu talento humano para que puedas darle a cada colaborador una función adaptada a sus características y habilidades.
Muchos emprendedores, al estar conscientes del gran valor del inventario, tienden a asumir todas las labores de su gestión por sí mismos, lo cual es un gran error.
Para que el manejo sea intensivo y permita el seguimiento constante, necesitas delegar funciones y apoyarte en tu equipo.
Jerarquías
El control de inventarios debe tener un pequeño organigrama que defina las jerarquías de los colaboradores involucrados en esta área.
Para que el manejo sea efectivo, es fundamental que establezcas un líder o supervisor con el que trabajes de la mano y revises constantemente la efectividad del modelo de gestión.
Sistemas de clasificación en almacenes
Si bien digitalizar tu inventario es muy importante, esto no quiere decir que puedas descuidar las existencias en el plano físico.
Ordenarlas y clasificarlas correctamente también es esencial para evitar pérdidas y agilizar las operaciones diarias. Ordenarlas y clasificarlas, según alguna de las técnicas para el control de inventarios.
Ante esta realidad, conviene definir un sistema de organización de la mercancía, el cual puede ser:
Para que refuerces y consolides el control de inventarios, desarrolla informes de gestión periódicos que te permitan detectar puntos de mejora, problemas y, además, avances con respecto a meses o años anteriores.
Las pérdidas ocurridas en un periodo determinado de tiempo y las discrepancias entre el inventario físico y el digital son algunas muy buenas métricas que puedes analizar y documentar.
El rendimiento de los colaboradores involucrados con el manejo del inventario, el impacto real de las tecnologías implementadas y la asertividad del plan logístico son otros aspectos a tener en cuenta en los informes de gestión.
La buena gestión del inventario es un pilar para las empresas que comercializan productos, pues representan activos que, de no ser bien administrados, pueden derivar en pérdidas por daño material, merma o hurto. Esto, por supuesto, afecta el patrimonio del negocio y sus posibilidades de crecimiento.
El manejo del stock es quizás el eslabón más importante de la cadena logística y de suministro.
No administrarlo de forma adecuada genera desabastecimientos o quiebres de stock que, en el caso del sector retail -por ejemplo-, producen la pérdida de hasta el 40% en la venta potencial para la tienda y del 35% para el fabricante.
Y cuando se pierden ventas se pierden ingresos de dinero y, por lo tanto, disminuye el flujo de caja y la liquidez del negocio.
Por otra parte, están los excesos de inventario que afectan las finanzas del negocio al generar gastos de almacenamiento innecesarios y representar dinero inmovilizado “en una bodega”.
¡Bien! Ya conoces las principales claves del control de inventario y las razones concretas por las cuales esta tarea es tan importante.
Para el emprendedor, gestionar de forma correcta esta área debe ser una prioridad que impulse la estabilidad financiera y operativa, así como también la posibilidad de escalar su negocio. ¡No lo olvides!
Ahora que sabes cómo mejorar el control de inventarios, cuéntanos: ¿Cómo realizas la gestión de inventarios en tu empresa? ¿Cuáles han sido los mayores desafíos?
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