Cómo ordenar las finanzas de una empresa

Publicado por Nubox | 25 de septiembre del 2018
Cómo ordenar las finanzas de una empresa

De seguro ya lo sabes, pero siempre es necesario recordar que la organización de las finanzas de una compañía es fundamental para mantenerla con vida.Lo cierto es que muy pocas decisiones deberían ser tomadas sin antes pasar por la aprobación de esta área, la cual es fundamental para manejar el flujo de dinero de tu empresa.

Si tu objetivo es manejar un negocio exitoso, es fundamental que la persona encargada de las finanzas (probablemente el Gerente del área) sepa tomar decisiones sabias al respecto, sin embargo, también será relevante que se apoye en un equipo que le ayude a llevar las cuentas claras del ejercicio de la empresa. Y es aquí donde  encontraremos las labores cruciales de tesorería y contabilidad, por ejemplo.

A pesar de lo anterior, muchas empresas-sobre todo en etapas iniciales-  suelen dejar de lado la importancia de contar con un equipo de finanzas y toman decisiones erróneas que conllevan a problemas financieros. Causando estragos en el futuro promisorio de la organización.

Con respecto a esto, los siguientes suelen ser los errores financieros más comunes en etapas iniciales: 

1) No contar con liquidez: algunas empresas suelen hacer planificaciones y estimaciones muy optimistas, sin contar con los estudios de mercado adecuados y tampoco con la mirada financiera de un profesional, lo cual inevitablemente los lleva a encontrarse con un futuro no tan próspero en términos de ingresos.

2) No diferenciar entre finanzas personales y la administración del negocio: suele ocurrir en pequeñas empresas, en las cuales el mismo dueño se convierte en administrador, Gerente de Finanzas y uno que otro cargo a la vez. Esta situación muchas veces genera que se retiren fondos del negocio con el objetivo de cubrir cuentas personales, o viceversa, lo cual desorganiza los libros contables y puede afectar el flujo caja de la empresa si el dinero no se repone a tiempo.

3) Incorrecta planificación financiera: ocurre al descuidar las necesidades del mediano o largo plazo al momento de planificar las finanzas de la empresa. Basándose solamente en las soluciones a corto plazo.

4) Desconocimiento de fechas importantes en el calendario tributario: ante la falta de herramientas de gestión, o de trabajadores que cuenten con el conocimiento técnico necesario, muchos emprendedores olvidan o desconocen las fechas claves del calendario tributario, lo cual puede generar ciertos problemas financieros al no pagar impuestos en las fechas estipuladas y enfrentarse a multas por ello. 

5) No registrar las transacciones en los libros de contabilidad: este tipo de procesos requiere de etapas engorrosas que muchos empresarios prefieren saltarse. A corto plazo puede que no afecte demasiado a las finanzas de la empresa, pero de todos modos lo hará cuándo ésta comience a crecer y así también lo hagan sus números.

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¿Cómo se pueden solucionar estos problemas?

Hoy por hoy, uno de los factores clave para el éxito de una empresa es el aprovechamiento de los recursos tecnológicos para la gestión de información y la toma de decisiones.

En este contexto, existen una serie de sistemas contables que han sido creados para hacer más eficiente, fácil e intuitivo el proceso de contabilidad dentro de las diferentes compañías, sin importar el rubro de ésta. Lo cierto es que existe una variedad increíble dentro del mercado, por lo que el aspecto diferenciador será encontrar uno de ellos que también esté preparado para entregar información oportuna y detallada sobre la actualidad financiera de la compañía.

Finalmente, será el tipo de empresa, su tamaño y sus requerimientos financieros, los que determinarán la inclinación por una u otra herramienta.  Por ejemplo, existen soluciones dedicadas a la remuneraciones de la empresa, factura electrónica, o la contabilidad

Cualquiera sea el caso, es importante que estos instrumentos de gestión sean utilizados por personas correctamente capacitadas. Por lo mismo, es ideal que lo maneje y elija el mismo contador de la empresa, ya que es el perfil que tiene una mejor idea de las necesidades contables de la compañía. Por lo demás, es necesario distinguir que un programa no reemplaza al contador de la empresa, sino que  complementa sus funciones.

Dicho esto, un software contable debiera contar con las siguientes herramientas: 

1)Multiusuario: de esta forma, y aunque el principal usuario sea el contador, otros funcionarios de la empresa pueden tener acceso al software para facilitar la toma de decisiones. Por lo tanto, permitirá la creación de distintos perfiles de usuarios.

2)Copias de seguridad: los respaldos de información que las empresas manejan dentro de sus software es fundamental en caso de pérdida.

3)Impresión y extracción de informes y reportes: de esta forma, las personas encargadas de tomar decisiones no tienen que mirar toda la información, si no un resumen de la misma que les permita la toma de decisiones.

4)Soporte técnico y garantía: es fundamental que el soporte técnico del programa sea rápido y efectivo, ya que la información a tratar debe ser accesible y comprensible en todo momento.

Consejos prácticos

Además de la inclusión de un software contable, existen diversas buenas prácticas que ayudarán a mantener una buena gestión de información y recursos dentro de la empresa:

  1. Separar las cuentas personales de las de la empresa
  2. Gestionar las facturas electrónicas con algún funcionario capacitado
  3. Controlar el flujo de caja con cuidado
  4. Mantener un registro actualizado de transacciones financieras
  5. Negociar con los proveedores

Por último, vale la pena destacar que ante cualquier tipo de decisión relevante, incluyendo la elección del software que se utilizará para la gestión financiera, es necesario realizar una evaluación exhaustiva del asunto; incluyendo posibles gastos y las mejoras que trae consigo el cambio.

Por lo mismo, recomendamos buscar la mayor cantidad de información y analizar con detalle para seleccionar la mejor opción.

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