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¿Cómo es un Plan de Cuentas en contabilidad?

Publicado por Nubox

Para mantener una buena salud financiera, es necesario tener claro todos los movimientos contables de determinada entidad. ¿Cómo hacerlo? A través del plan de cuentas, un documento que presenta las cuentas de un ente económico -en un orden sistemático y codificado- que facilita el registro de los hechos contables, y su posterior visualización y verificación para la elaboración de los estados financieros.

Aunque su creación puede parecer complicada, lo cierto es que solo requiere de orden y concentración. 

Requisitos de un plan de cuentas en contabilidad

Todo plan de cuentas contable debe cumplir algunos requerimientos específicos:

  • Integridad: presentar todas las cuentas necesarias para registrar cada hecho contable del ente económico.
  • Sistemático: seguir un orden determinado que permita clasificar las cuentas de acuerdo con su naturaleza. 
  • Flexibilidad: debe permitir el ingreso o eliminación de cuentas, según lo exijan las operaciones del ente económico. 
  • Terminología clara: el nombre de cuenta debe reflejar específicamente a qué hace referencia.

Estructura de un plan de cuentas contable

Un plan de cuentas en contabilidad se ordena mediante números, letras o la combinación de los mismos, conformando un código para cada una de las cuentas que estarán en dicho documento. Para que la codificación sea correcta -es decir, uniforme y sistémica- debes seguir la siguiente estructura: 

  • Grupos: son la categoría más amplia y general de un plan de cuentas. Hacen referencia al activo, pasivo, patrimonio neto, ingresos y egresos de determinado ente económico. 
  • Subgrupos: son las categorías en las que pueden descomponerse los grupos, como el activo corriente o el activo no corriente.
  • Cuentas: aquí hablamos propiamente de las cuentas que componen los subgrupos. Por ejemplo, “Caja y bancos” es parte del activo corriente que, a su vez, pertenece al grupo activos.
  • Subcuentas: hace referencia a cada uno de los elementos que componen una cuenta.
  • Auxiliares: elementos detallados que conforman una subcuenta y hacen más sencillo el registro y sistematización de las operaciones económicas.

Lee también: "¿Qué es un plan de cuentas?"

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La estructura va de lo más general a lo más específico, con el fin de cumplir con los requisitos descritos en el punto anterior. Por otro lado, para facilitar la lectura y registro de los datos incorporados en el plan de cuentas, debes asignar una numeración nemotécnica a la estructura, el sistema más usual para codificar un plan de cuentas en contabilidad debido a que permite agrupaciones ilimitadas y facilita la tarea de agregar o intercalar cuentas que vayan surgiendo producto de las operaciones del ente económico.

En este sentido, la codificación de un plan cuentas podría hacerse de la siguiente manera:

1. ACTIVO

1.1. Activo Corriente.

  • 1.1.1. Efectivo y equivalentes de efectivo.
  • 1.1.1.01. Caja.
  • 1.1.1.01.02. Caja menor.
  • 1.1.1.01.02.01. Caja menor moneda nacional. 
  • 1.1.1.01.02.02. Caja menor moneda extranjera.
  • 1.1.1.02. Bancos
  • 1.1.1.02.01. Cuentas de Ahorro
  • 1.1.1.02.01.01. Cuenta de Ahorro Banco de Chile.

1.2 Activos No Corrientes

  • 1.2.1. Propiedad, Planta y Equipo
  • 1.2.1.01. Mobiliario
  • 1.2.1.02. Depreciación Acumulada Mobiliario
  • 1.2.1.03. Equipos de cómputo. 
  • 1.2.2.04. Depreciación Acumulada de los equipos de cómputo. 

2. PASIVO

2.1 Pasivo Corriente

  • 2.1.1. Efectos y Cuentas por pagar.
  • 2.1.1.02. Cuentas por pagar. 
  • 2.1.1.02.01. Proveedores.
  • 2.1.1.02.02. Servicios Públicos.
  • 2.1.1.02.03. Arriendo de inmuebles.
  • 2.1.2. Préstamos bancarios.

2.2. Pasivos No Corriente.

  • 2.2.5. Provisiones.

3. PATRIMONIO

  • 3.1.0 Capital Social.
  • 3.1.1. Reservas.
  • 3.1.1.01 Reserva Legal.
  • 3.1.2 Resultado del Ejercicio.

4. INGRESOS

4.1. Ingresos.

  • 4.1.1. Ingresos Operativos.

4.2. Otros Ingresos.

5. COSTOS

5.1. Costos.

  • 5.1.1. Costos operacionales.
  • 5.1.1.01. Compras.
  • 5.1.1.02. Gastos de Importación.
  • 5.1.1.03. Impuestos.

6. GASTOS 

6.1. Personal.

  • 6.1.1. Nomina empleados.

6.2. Locales, Oficinas y Servicios.

  • 6.2.1. Servicios públicos.
  • 6.2.2. Alquileres.
  • 6.2.3. Servicio de mensajería.

6.3. Servicios Contratados.

Este es solo un ejemplo de cómo se estructura y codifica un plan de cuentas contable. La extensión, densidad y complejidad del mismo dependerá del tamaño de la empresa y la magnitud de operaciones que realice en el período. No olvides que, para la asignación de las cuentas a cada uno de los subgrupos, debes tener clara la naturaleza de cada una de las mismas.

Es importante que complementes el plan de cuentas con un manual de cuentas que presente las instrucciones pertinentes para su lectura y utilización, facilitando así el registro y análisis posterior.  

En la actualidad, los softwares contables más completos traen incorporado un plan de cuentas estructurado bajo los más altos estándares de calidad. Así, solo debes preocuparte por ingresar los datos correspondientes a cada transacción, ya sea a nivel de las subcuentas o a nivel de las auxiliares.

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