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¿Para qué sirve la carga masiva en un sistema de contabilidad?

Publicado por Nubox | 26 de octubre del 2017
¿Para qué sirve la carga masiva en un sistema de contabilidad?

La contabilidad es indispensable para administrar y evaluar eficientemente el rendimiento financiero y económico de un negocio. Sin embargo, entre más grande es la empresa más compleja es la labor de registro de datos en las respectivas cuentas, libros, formas, asientos y demás por el estilo que hay que llevar para garantizar una buena gestión contable y cumplir a cabalidad con las obligaciones fijadas por la ley. 

En este sentido, la carga masiva se ha convertido en un excelente recurso para simplificar el trabajo de ingreso de datos en los sistemas de contabilidad digitales. Los software que actualmente están utilizando los contadores poseen herramientas de importación masiva, y el sistema se encarga de subir un archivo plano de Excel (o de las bases de datos de algunos programas) toda la información relacionada con ítems, clientes, proveedores, terceros, saldos, etc. Esto se traduce en cierta utilidad que se puede ver desde 2 perspectivas estrechamente relacionadas: la Funcional y la de Beneficio para el usuario.

Visión funcional de la carga masiva de datos

Funcionalmente, a los contadores la carga masiva les sirve para ingresar rápidamente toda la información que deben registrar en el sistema de contabilidad para cumplir con sus obligaciones. Un claro ejemplo de esto son los comprobantes o los asientos contables, tan necesarios para mantener al día los libros y, posteriormente, elaborar los estados financieros que comúnmente se emplean en Chile

De igual manera, la carga masiva de datos simplifica al máximo las aperturas, pues de otra manera sería necesario ingresar a granel y manualmente toda la información contable del ejercicio anterior. 

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La importación masiva también representa un enorme beneficio funcional a la hora de registrar los datos de los Documentos Tributarios Electrónicos DTE's emitidos a través de un software de facturación electrónica, pues elimina la necesidad de ingresar una y otra vez la información de los documentos. 

Sin ninguna duda, funcionalmente la carga masiva se traduce en una simplificación de todo el trabajo tedioso que representa el ingreso de información de forma manual. Todo es cuestión de seguir las indicaciones del proveedor del sistema y solicitar ayuda del equipo de soporte hasta tener un dominio total de la herramienta, pues esta puede tener variaciones de funcionamiento.

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Beneficio para el usuario

Esa importación masiva de datos se traduce en varios beneficios para el contador:

  • Ahorro de tiempo: aunque la velocidad de carga de datos puede variar de un sistema a otro o dependiendo de las características técnicas del equipo en que esté instalado, el ingreso de la información siempre va a ser muchísimo más rápido a que cuando se hace manualmente. 
  • Aumento de la productividad: el ahorro de tiempo se traduce en la posibilidad de dedicar parte de la jornada a la elaboración de otras tareas, aumentando en un alto porcentaje el nivel de producción del contador o su estudio contable. Además, hay que tenerlo en cuenta, se reduce a cero el valor de los honorarios correspondientes al ingreso manual de la información (independientemente del encargado de hacerlo). 
  • Reducción de errores de ingreso: al importar los datos desde un Archivo de Excel (u otras bases de datos, cuando el sistema lo permite), garantiza que toda la información se registre en el sistema tal y como es ¿Qué significa esto? que las fallas asociadas al ingreso de datos de forma manual desaparecerán por completo. 
  • Mayor precisión: si la información se ingresa de forma correcta, los informes, análisis y demás documentos que deriven de ellos corresponderán a la realidad. 

Lo anterior, es ideal para los contadores modernos cuyos retos se enfocan más en todo lo relacionado con la analítica de datos y la asesoría en la parte administrativa y gerencial de la empresa. 

Por ejemplo, hoy en día se espera que un profesional en contabilidad, además de realizar los estados financieros para cumplir con el cierre contable, los analice y estructure de modo tal que su trabajo sirva para la toma de decisiones relevantes en las áreas financiera y económica del negocio. En otras palabras, los informes deben hablar a la vez que proyectan con claridad el ambiente contable y financiero de la empresa. 

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Entonces, la carga masiva en un sistema contable es de extrema utilidad. Hay que asegurarse que el software a utilizar cuente con dicha herramienta, y utilizarla siempre que sea necesario o se manejen grandes volúmenes de datos. No se puede olvidar que las tareas repetitivas ahora son responsabilidad de las herramientas tecnológicas, mientras que el contador se dedica a una labor mucho más valorada: el análisis y la asesoría.