5 tecnologías para controlar el teletrabajo

La popularización de la digitalización en las industrias ha provocado que las empresas de todos los tamaños estén orientados sus esfuerzos en equiparse con diversos dispositivos y softwares que les permitan optimizar sus procesos.

El COVID-19 aceleró sustancialmente el camino de las empresas hacia el home office, dejando a muchas organizaciones poco preparadas para migrar sus operaciones a procesos remotos.

Sin embargo, gracias a la transformación digital en Chile, esto está más al alcance de todos que nunca y, en este post, te mostraremos cuáles son las mejores tecnologías para controlar el teletrabajo como todo un experto.

Herramientas de organización

Cuando se cambia una rutina, sobre todo en una PyME donde sus operaciones son presenciales y cada miembro es una parte fundamental de la maquinaria, organizarse es una tarea crucial para garantizar el cumplimiento de sus procesos. 

Para ello, existen diversas soluciones digitales que facilitan la gestión de personal y aseguran que cada colaborador esté cumpliendo con sus obligaciones a favor de la empresa.

Algunos de los ejemplos más representativos son:

• Trello: herramienta de trabajo colaborativo que permite el uso de listas, tablas y tarjetas para organizar y priorizar las tareas y proyectos según su importancia.
• Active Collab: aplicación de gestión de proyectos que permite controlar cada etapa del trabajo, sobre todo, las organizaciones creativas que necesiten administrar la colaboración y el presupuesto.
• Asana: los equipos pueden usar Asana para mantener el enfoque en sus objetivos, al establecer fechas y prioridades, así como la asignación de responsabilidades.

Cualquiera de estas opciones que existen —y que por supuesto no son las únicas— pueden ayudar a una empresa de cualquier tamaño a hacer uso correcto de la información disponible de la empresa y acompañar cada tarea para garantizar el cumplimiento de metas.

Softwares de comunicación

Si bien el correo electrónico o email existe desde hace décadas y es ampliamente usado en las operaciones de miles de empresas alrededor del mundo, puede resultar ineficiente como una de las tecnologías para controlar el teletrabajo.

Hoy en día existen múltiples opciones para que las organizaciones puedan comunicarse con sus empleados, proveedores y clientes en tiempo real y de manera instantánea con el fin de ejecutar diversas operaciones rápidamente.

De la misma forma, no estamos hablando de las típicas aplicaciones de mensajería. Actualmente las empresas pueden apoyarse de soluciones que les permitan monitorizar a cada miembro —dentro de lo aceptable y legal— con el objetivo de asegurar el cumplimiento de cada responsabilidad.

Algunas de ellas son:

• Skype: herramienta de videollamadas con años en el mercado y que permite realizar conferencias virtuales de hasta 50 usuarios, así como la grabación de las mismas.
• Google Meet: solución proporcionada por Google y disponible para cualquier dispositivo que permite conectar hasta 49 usuarios al mismo tiempo.
• Slack: la más popular de las tecnologías para controlar el teletrabajo ya que ofrece un sistema colaborativo y una vista compartida del progreso de cada tarea, además de la posibilidad de comunicarse con cada miembro del proyecto.

Gestión de archivos

El control de la información de una empresa es otro aspecto a tener en cuenta para tener éxito durante el trabajo remoto.

Si bien muchos de los dispositivos que se usan durante el teletrabajo pueden guardar una cierta cantidad de información, es necesario proteger dichos archivos contra pérdidas y extravíos.

Si tenemos en cuenta que la información generada de los procesos de trabajo son informaciones sensibles y que pueden perjudicar a la empresa si se pierden o se roban, cobra mucho sentido el equiparse con tecnologías y servicios para blindar los datos.

A continuación, algunas de las mejores opciones del mercado ahora mismo:

• Google Drive: permite almacenar, compartir y acceder a la información desde cualquier dispositivo, teniendo 15 GB de manera gratuita.
• Dropbox: herramienta muy parecida a la anterior pudiendo incluso crear grupos de trabajo en donde se guarde toda la información relacionada a proyectos individuales.
• WeTransfer: está plataforma está enfocada en el envío y recepción rápida y eficiente de archivos, sobre todo, aquellos de gran tamaño entre dos o más personas a través del email.

Solución de automatización

De la misma forma, realizar depuraciones digitales de aquellas tareas "menos importantes" o repetitivas es crucial para acelerar los resultados.

Dado que proporcionarle a los colaboradores los mecanismos y herramientas que les permitan aprovechar eficientemente su tiempo y talento, favorece la utilización de recursos valiosos en aquellos procesos que de verdad lo ameriten.

Existen opciones como Zapier que puede conectar diversas aplicaciones en una misma interfaz y automatizar los flujos de trabajo, lo que disminuye los errores humanos. 

Aplicaciones para equilibrar el trabajo y el descanso

Asegurar que tus colaboradores descansen es tan importante como garantizar que cumplan con sus obligaciones. Las tecnologías para controlar el teletrabajo también tienen que estar orientadas a proporcionarle a los miembros de tu equipo tiempos para reducir su estrés y evitar que entren en etapas de agotamiento.

Las empresas grandes de la tecnología lo saben, y les conceden a sus empleados espacios y tiempos durante su trabajo remoto para realizar actividades que les permitan meditar y establecer hábitos de vida sana.

Esto permitirá que puedan mejorar su atención a sus responsabilidades, aumentar su eficiencia y cumplir con cada tarea asignada en tiempos que favorezcan a tu organización.

Una de ellas es Headspace, que notifica a cada integrante cuando se está excediendo un periodo recomendado de trabajo continuo y le recomienda algunas actividades para reducir su nivel de cansancio.

¡Ya lo tienes!

Si has llegado hasta aquí ahora conoces 5 tecnologías para controlar el teletrabajo y estás listo para empezar a aplicarlas dentro de tu empresa para garantizar que tus resultados no se vean afectados por el distanciamiento.

¡Incorpora los recursos y softwares de mercado que creas convenientes y digitaliza tu negocio!