¿Cómo funciona el Software de Facturación de Nubox?

Romina Maejo

Escrito por Romina Maejo

Soy Head of Marketing en Nubox. Cuento con más de 10 años de experiencia en el área comercial y de Marketing, desarrollando estrategias de negocios, posicionamiento de marcas y productos, gestión comercial y de clientes, para Argentina, Chile, Uruguay, Paraguay y Perú.

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El uso de un software de facturación significa un salto en términos de productividad, cumplimiento y eficiencia operativa. Con este tipo de herramienta puedes registrar pagos, llevar control del inventario, emitir boletas y hacer recaudaciones de forma sencilla y sumamente segura.

Sin embargo, para introducir una tecnología y tener éxito en el intento, es indispensable averiguar si cuenta con las funciones adecuadas para tu negocio. Asimismo, debes observar si el proveedor proporciona capacitaciones y soporte en el momento que se necesite. 

Afortunadamente, podemos decir que el sistema de facturación de Nubox configura una de las mejores soluciones del mercado. 

¿Quieres conocer más detalles sobre esta herramienta?

A continuación, te brindamos información valiosa sobre el módulo de facturación electrónica y, por último, te enseñamos a solicitar una demo de facturación electrónica. Así, podrás comprobar en la práctica la eficiencia de nuestro software de facturación.

¡Buena lectura!

¿Cómo usar el Software de Facturación Electrónica de Nubox?

Ahora que sabes cómo solicitar una demo de nuestra plataforma, es interesante que aprendas a utilizar las funciones de facturación electrónica:

Configuración general

  1. Una vez dentro del sistema de factura electrónica, selecciona “Menú” y haz clic en “Configuración General”.
  2. En esta sección, puedes cargar el logo de tu negocio, así como los datos que quieres que aparezcan en tus facturas emitidas. Para modificar estos datos, presiona la opción “Editar” y “Guardar”.
  3. Asimismo, puedes configurar los mensajes y correos de copia a clientes en “Correos al cliente” y a proveedores en “Correos al proveedor”.
  4. La opción “Documentos de venta” habilita cálculos y la inclusión de datos opcionales a las facturas. Configúralos pulsando “Editar” y, luego, “Guardar”.
  5. En las áreas de “Impuestos de ventas” y “Impuestos de compras” configura los impuestos y retenciones que inciden en las facturas. 
  6. En “Formato de documento electrónico”, ingresa el logo de tu empresa seleccionando “Nuevo Formato”, indicando el nombre y cargando el archivo con determinadas dimensiones.
  7. En “Cargar certificado”, sube el certificado digital del representante legal para emitir, aceptar o rechazar facturas y hacer la emisión de libro al Servicio de Impuesto Interno.
  8. Por último, “Integración con contabilidad” permite integrar el sistema de facturación con el programa de contabilidad de Nubox.

Administración

  1. En “Administración” y “Clientes, creamos un listado de los clientes a los que emitimos facturas.
  2. En “Administración” y “Proveedores” creamos la lista referente a los proveedores que envían facturas.
  3. En “Productos y servicios” listamos y controlamos las soluciones que la empresa comercializa asociándolas a códigos. Cuando se genera la factura se informa el código correspondiente para que el sistema complete automáticamente su descripción.
  4. Señala el producto o servicio como inventariable. así, en el momento que se venda, el sistema lo rebajará del stock.
  5. En “Folio” conoces el listado de tipos de documentos que puedes emitir, la cantidad disponible y la fecha de su última carga. Además, en esta sección puedes hacer la solicitud de los folios dentro del servicio siempre cuando existan situaciones pendientes.
  6. Crea nuevas sucursales en “Sucursales”, “Nueva sucursal” y sigue las instrucciones. Al tener un listado y emitir facturas, el sistema preguntará desde cuál sucursal realizas la operación.

Ventas

  1. Emite una nueva factura en “Ventas electrónicas”, “Nueva venta” ingresando los datos de acuerdo con las instrucciones. Añade impuestos en “Impuestos y retenciones”
  2. Luego de configurar el documento, haz clic en “Guardar”.
  3. Una vez en “Borrador”, presiona “Emitir” para que la factura pase al proceso de emisión.
  4. Para replicar una factura, ya sea para otro cliente o para el mismo cliente pero en otro período, hazlo seleccionando “Copiar a Nuevo”:
  5. Si deseas anular una factura, presiona “Crear nota de crédito” y agrega un motivo.
  6. Cede la factura al factoring mediante “Ceder documento” y completa los datos según las instrucciones.
  7. Emite facturas una a una o de forma masiva dirigiéndote al borrador y concluyendo su emisión en “Emitir”.
  8. Selecciónalas y haz clic en “Enviar al cliente” considerando la dirección de correo en la base del sistema. Caso el sistema rechace la factura, se almacenará en la sección “Rechazados”.
  9. La opción “Anulados” muestra apenas las facturas que se han anulado en la etapa “Borrador”.
  10. En “Ventas manuales” puedes añadir documentos de ventas como boletas manuales al libro.
  11. Ya en “Ventas de Exportación”, hacemos las boletas a clientes localizados en otros países en “Nueva venta electrónica de exportación” introduciendo los montos en dólares.
  12. Crea una nueva cesión, ve a “Cesiones” y “Nueva cesión”. Aparecerá un listado con las facturas que puedes ceder. Para aceptarlas o rechazarlas, ve a “Borrador” y luego pulsa ”Ceder”. 
  13. En caso de que el sistema rechace la operación, en la última columna aparece el número identificador del envío. Este puede usarse para consultar en la página del servicio el motivo del rechazo.
  14. En “Notificaciones SII”, de acuerdo el período que selecciones, puedes revisar cuando el cliente rechaza una factura desde un sistema de mercado.
  15. Y en “Recaudaciones” tienes “Nueva Recaudación” y ”Recaudaciones recibidas”. En esta última, podemos llevar el control de las facturas que han sido pagadas y las deudoras

Compras

En esta parte de la capacitación, el usuario aprende que todas las facturas emitidas por los proveedores llegarán a la casilla de “Recibidos”

A partir de la fecha de recepción del documento, tienes 8 días para dar acuse de recibido. Para hacerlo, selecciona la factura y presiona “Acuse de recibo” añadiendo la información adecuada. Al ejecutarlo correctamente y pulsar “Agregar al libro”, la factura pasará a la casilla “Agregados al libro”.

En el caso de que se deba rechazar en virtud del período, presiona “Rechazar” para incluirla en la casilla “Rechazados”.

También puedes quitar del libro algún documento inadecuado. Para eso, haz clic en “Sacar del libro”. Así, la factura aparecerá en “Sacado del libro”.

Cuando los proveedores no envían el XML a la casilla de intercambio de Nubox, las facturas llegan a “Recibidos de SII”. En este caso, Nubox va al registro de compra-venta del Servicio de Impuesto Interno y saca ese registro de factura. El usuario debe aplicar “Cargar” y el documento automáticamente migra a la casilla de “Recibidos”.

En este sentido, recalcamos que la factura no se puede reproducir porque no presenta un XML.

Para ingresar compras de forma manual y emitirlas en el libro, ve a “Nueva compra” indicando el tipo de documento. Si tienes el XML, puedes cargarlo directamente.

Registra los pagos a tus proveedores mediante “Nuevo pago”. Selecciona el proveedor, la factura, indica la fecha de pago y el medio de pago. Aplica “Pagar” y te quedará la factura con su respectivo comprobante de pago.

Factoring

Nubox tiene convenio con Chita e Infactor. Al aplicar un rango de fecha, aparecerán las ofertas considerando las facturas emitidas. Puedes ver las ofertas y aceptarlas. 

Para eso, ve a “Documentación” para que el factoring se comunique con la empresa. Luego, regresa al módulo de ventas para finalizar la operación.

Inventario

Carga productos ingresando a “Stock disponible” y presionando “Cargar”. Incluso, puedes hacerlo mediante “Carga masiva”

En “Inventariar compras” puedes asociar la factura que ha llegado del proveedor con un producto. Si has añadido alguna factura que no corresponda, elimínala pulsando ”Descartar”.

Libros electrónicos

Cierra períodos para no incluir nuevas facturas de compra y venta en “Cierre de períodos”. Para hacerlo, ve a “Nuevo” y aplica “Guardar”:

Genera el libro electrónico haciendo clic en “Libros Electrónicos” y “Nuevo libro”. Después, pulsa “Guardar”. En la parte superior filtra por ese período para encontrar el registro en “Borrador”. Si está todo en orden con el documento, presiona “Emitir”.

El sistema puede aceptar o rechazarlo. Ante el rechazo, en la última columna aparece un número de envío que puedes usar para consultar en la página del servicio el motivo del rechazo.

Ya en “Reportes” puedes revisar los reportes de las diferentes operaciones. 

Por último, el “Registro de compra y venta” lleva al usuario directamente al registro de compra y venta del Servicio de Impuesto Interno.

Reportes

En el módulo, puedes revisar un panel de compras y ventas teniendo una visión general sobre estas transacciones.

El “Flujo de caja” proyecta las entradas y salidas de dinero a 6 semanas aportando así información sobre la liquidez en el período. El sistema actualiza este flujo todos los viernes.

En “Ventas” tenemos un resumen de las ventas de los últimos 12 meses del año corriente. Aquí verificas facturas y ventas por recaudar considerando diferentes horizontes de tiempo. Como esta información es exportable, puedes obtenerla en formato PDF o Excel.

Asimismo, el módulo te permite acceder a un listado de ventas, a los documentos que son cedidos, despachados y el estado de respuesta de los documentos. 

En “Compras”, puedes acceder al “Resumen de compras” y a un gráfico de las compras por pagar que están vencidas considerando horizontes de tiempo similares al de las ventas.

En “Inventario” tienes la posibilidad de ver detalles sobre el inventario con la cantidad de entrada, salida y el costo promedio durante un determinado período de tiempo. 

Por último, en “Inventario disponible”, indica una fecha tope para ver el reporte por producto.

¿Cómo solicitar un demo de facturación electrónica?

Una demo es una versión de un programa o sistema que el proveedor ofrece a los clientes potenciales antes que compren la licencia o firmen un contrato de prestación de servicio. Con la demo de facturación electrónica de Nubox comprobarás que la herramienta es intuitiva, práctica y fácil de usar.

Sin más preámbulo, fíjate cómo es fácil pedir una demo, tomando como referencia el proceso ofrecido por Nubox:

  • Ingresa a nuestro sitio;
  • Completa el formulario “Habla con Ventas” especificando el sistema que te gustaría conocer: “Boleta y Factura Electrónica”;
  • Acepta compartir tus datos más recibir más información de Nubox;
  • Haz clic en “Enviar” y, ¡listo!

En muy poco tiempo, recibirás el contacto de uno de nuestros expertos.

¡Muy bien, esto ha sido todo!

Como ves, solicitar una demo de facturación electrónica y aprender a lidiar con el sistema de Nubox de manera que puedas aprovechar al máximo sus funciones son procesos muy sencillos.

Anímate a elevar el nivel de automatización de tu negocio contando con nuestro sistema de facturación. ¡Contáctanos ahora mismo y solicita una cotización!

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