¿Cómo crear clientes en el Software de Facturación de Nubox?

Juan Ignacio Onetto

Escrito por Juan Ignacio Onetto

Co-founder at Colppy. CPO at Suma I Ayudando a contadores y dueños de pequeñas empresas a ser exitosos y simplificar su día.

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La implementación de la tecnología en el ámbito empresarial optimiza los procesos y la gestión del tiempo. Un ejemplo de ello es la aplicación de software de facturación, capaz de facilitar procedimientos como la creación de clientes.

El software de facturación es el programa informático utilizado para automatizar el envío y recepción de facturas, como también otros documentos tributarios, tomando en consideración los parámetros exigidos por la legislación vigente. 

En el caso del Sistema de Facturación y Boleta Electrónica de Nubox se trata de un software integrado con el Servicio de Impuesto Interno (SII), que emite documentos tributarios electrónicos (DTE), como facturas y guías de despacho.

Asimismo, simplifica la integración de software de contabilidad y facturación; ordena el flujo de caja con el registro de compras, ventas, pagos y recaudaciones; y posibilita la actualización y creación de clientes.  

¿Pero, cómo crear la creación de clientes en el Software de Facturación Electrónica de Nubox? Es preciso comenzar por la configuración inicial del programa.

Configuración inicial del sistema de Nubox

La configuración general del Software de Facturación Electrónica de Nubox es un procedimiento sencillo, que funcionará como base para la posterior creación de clientes y otras acciones importantes.

A continuación, el detalle del paso a paso para la configuración:

1. Ingresar en el módulo de facturación

  • Para comenzar, es necesario ingresar en el módulo de facturación del software de gestión online Nubox.
  • En la esquina superior izquierda, encontrarás un icono de tres barras horizontales acompañado del nombre Nubox.
  • Al hacer clic en el icono mencionado, accederás al menú principal.
  • Elige la opción de Configuración.
  • En el submenú que aparecerá a continuación, selecciona la categoría General.  

2. Perfil de la Empresa

  • Seguidamente, se presentarán todos los datos de la empresa que estarán reflejados en la parte superior del documento tributario electrónico (DTE).
  • Si se requiere la alteración de un campo o ítem, haz clic en el botón editar situado en la esquina superior derecha.
  • Una vez efectuada la modificación, se debe clicar en el botón guardar ubicado en la esquina inferior derecha de la interfaz. 
  • Vale la pena destacar que desde esta primera sección es posible incorporar elementos adicionales que aparecerán en conjunto con los datos de la empresa, como por ejemplo el logo de la organización. 
  • Como habrás notado, en el lateral izquierdo del formulario con los datos de la empresa, hay un menú desplegado con diferentes categorías.
  • Culminada la revisión de la información de la organización, accede al segundo ítem: correos a clientes.

3. Opción de correos a clientes

En correos a clientes puede configurarse un correo de copias, de esta forma cuando se envíe una factura a la casilla de intercambio del cliente, se recibirá un respaldo del documento electrónico en el correo de copias establecido.

4. Correos a Proveedores

  • La tercera categoría del menú desplegado en el lateral izquierdo del formulario es Correos a Proveedores.
  • Dado que el sistema recibirá todas las facturas de compra, es posible dar acuse de recibo o rechazar el documento. 
  • Independientemente de la opción seleccionada (acuse de recibo o rechazo del documento) el software generará un comprobante que se enviará al proveedor con copia al correo configurado en esta sección.

5. Documentos de Venta

  • Después, en la cuarta categoría identificada como documentos de venta (en el menú desplegado en el lateral izquierdo del formulario), pueden habilitarse datos o cálculos opcionales para la factura electrónica. 
  • Aunque el Sistema de Facturación y Boleta Electrónica de Nubox cumple con todos los parámetros que exige SII, puedes incorporar datos adicionales, seleccionando la opción editar y guardando las modificaciones.  

6. Impuestos de Venta

Por otra parte la quinta categoría, Impuesto de Venta, permite adicionar otros impuestos diferentes al Impuesto a las Ventas y Servicios (IVA), en caso de ser necesario y guardar las alteraciones antes de emitir el documento.  

7. Impuestos de Compra

En cuanto a la categoría Impuestos de Compra, ubicada en la posición 6 del menú situado en el lateral izquierdo del formulario, pueden configurarse los impuestos de las facturas de compra que llegan al sistema, en formato XML.

  • Si bien los impuestos adicionales serán reconocidos por el software, también podrás ingresar los registros de manera manual.
  • Recuerda guardar todos los cambios realizados, haciendo clic en el botón guardar. 
  • Regresando al menú principal Nubox (las tres barras horizontales en la esquina superior izquierda) en la misma sección de Configuración, se debe hacer clic en la opción Formato Documento Electrónico.
  • En esta categoría igualmente es posible cargar el logo de la empresa.
  • El formato completo puede visualizarse haciendo clic en el botón Ver, localizado en la esquina inferior izquierda.
  • Para cargar el certificado digital (cuyos datos deben coincidir con el RUT del usuario), volvemos al menú principal Nubox y en la sección Configuración, hacer clic en la opción Carga de Certificado.

Las dos últimas opciones (Integración con Sistemas Nubox e Integración Contabilidad) facilitan la integración del Sistema de Facturación y Boleta Electrónica de Nubox con el Sistema de Contabilidad, para hacer el traspaso de la información previa autorización del RUT contable.

El paso a paso para añadir clientes

Una vez finalizada la configuración general del sistema de facturación electrónica, se procede a la creación de clientes en el módulo de administración, antes de generar cualquier tipo de DTE.

  • Al hacer clic en el menú principal Nubox (esquina superior izquierda), se desplegarán diferentes opciones.
  • Seleccionar el ítem Administración Clientes.
  • En la nueva interfaz que aparecerá en pantalla, elegir Nuevo Cliente.
  • El sistema mostrará un cuadro diálogo en el que podrás introducir los datos del cliente. Esta alternativa funciona para adicionar clientes de uno en uno; no obstante, también existe la posibilidad de hacer cargas masivas.
  • En este caso, se hace clic en la opción Cargar (situada al lado de Nuevo Cliente) y se descarga la plantilla con el RUT, la razón social, el giro, la dirección y la comuna del cliente.

Otra forma para la creación de clientes, antes de emitir el documento, la encontrarás en la categoría Facturación.

La creación de clientes en el Sistema de Facturación y Boleta Electrónica de Nubox es un proceso sencillo, siempre y cuanto tomes el tiempo para hacer la configuración general y familiarizarte con el programa.

Ten presente que utilizar los Sistemas Nubox es una excelente forma de

  • optimizar tu negocio,
  • minimizar errores,
  • centralizar actividades,
  • mantener la conexión en línea,
  • hacer proyecciones de flujo de caja
  • y resguardar información confidencial.

Adicionalmente, trabajar con Sistemas Nubox abre un amplio abanico de posibilidades como

  • capacitaciones,
  • actualizaciones constantes del programa,
  • reducción de gastos,
  • alianzas estratégicas,
  • factoring preferenciales
  • y directorio gratuito de contadores. 

Específicamente el Sistema de Facturación y Boleta Electrónica de Nubox constituye un gran aliado a la hora de tomar decisiones de negocio, gracias a sus diferentes funcionalidades, como el análisis de gráficos de venta.

Podrías argumentar que existen opciones gratuitas; sin embargo a la hora de elegir entre un sistema facturación gratuito o pagado es conveniente considerar factores como el tamaño de la empresa y el soporte técnico.

¿Puedo agregar proveedores y un listado de productos?

Si, en el Sistema de Facturación y Boleta Electrónica de Nubox es posible agregar proveedores, listados de productos y servicios; e incluso sucursales, si tu empresa cuenta con diferentes locaciones registradas.

Para ello debes acceder al menú principal Nubox. Seleccionar la categoría Proveedores. Este listado es creado automáticamente a partir de la gestión de las facturas de compra recibidas; no obstante, también pueden adicionarse ítems de forma manual.

De manera manual

En el caso de elegir la opción manual, se hace clic en el botón nuevo proveedor o en cargar si se trata de varios proveedores (carga masiva).  

Desde la categoría Productos y Servicios

De la misma forma, en la categoría Productos y Servicios del menú principal Nubox, podemos crear un listado de productos, asociando cada uno de ellos a un código de identificación que facilite el proceso de facturación. 

Igualmente, en la categoría Productos y Servicios tendrás la alternativa de registrar los productos uno por uno, o hacer una carga masiva, utilizando para ello las respectivas planillas. 

Desde la categoría folios

El Sistema de de Facturación y Boleta Electrónica de Nubox, en su menú principal, presenta la categoría Folios, en la cual pueden visualizarse todos los tipos de documentos autorizados para ser emitidos por la empresa.

Asimismo, en esta categoría se muestra:

  • la cantidad de folio disponible,
  • la fecha en que se realizó la última carga
  • y el número del siguiente folio.

Si el folio se agota, podrás hacer un requerimiento automático haciendo clic en Solicitar. 

Como el certificado digital forma parte del sistema e integrado con el SII, el programa solo arrojará error durante el requerimiento del nuevo folio, si la organización tiene algún tipo de situación pendiente. 

Desde la categoría sucursales

Finalmente, en la categoría Sucursales del menú principal Nubox, se permite la creación de sucursales en el sistema, siempre y cuando la empresa tenga diferentes locaciones autorizadas por el SII.

Con esta información al momento de emitir una factura, el Sistema de Facturación y Boleta Electrónica de Nubox indicará desde cuál sucursal se está generando el documento electrónico, además de los otros datos vinculados con la operación. 

Ahora que conoces más sobre el Sistema de de Facturación y Boleta Electrónica de Nubox y la creación de clientes en el programa ¿Qué esperas para unirte a nuestro grupo de usuarios satisfechos? ¡Solicita tu cotización!

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