¿Cómo elegir un programa de facturación?

¿Qué es un programa de facturación?

Se trata de una aplicación informática automatizada, también conocido como software de facturación, que se encarga del registrar y procesar los datos contables de una empresa.

De forma básica permite registrar las ventas y emitir facturas. Mientras que aplicaciones más completas, incluyen el registro de compras, guías de despacho, notas de crédito y débito, emisión de presupuestos y control de inventario.

En la actualidad, y con la estandarización de la facturación electrónica, es considerado como el corazón del sistema contable en Chile, desde el cual se obtienen los datos necesarios para las operaciones comerciales de la organización.

¿Qué exige el SII en un programa de facturación?

Si vas a emitir facturas electrónicas en Chile, tu sistema de facturación debe cumplir con los requisitos establecidos por el Servicio de Impuestos Internos (SII).

Esto no es opcional: toda empresa o contribuyente que emite documentos tributarios electrónicos (DTE) debe asegurarse de que su software esté alineado con la normativa vigente.

Para que tu programa esté autorizado, debe cumplir con lo siguiente:

• Emisión correcta de DTE, como facturas electrónicas, boletas electrónicas, notas de crédito y débito, guías de despacho, entre otros.
• Interoperabilidad con el SII, lo que significa que puede enviar, recibir y validar documentos según los protocolos establecidos.
• Certificación o validación, en el caso de software privado, debe ser desarrollado siguiendo los lineamientos técnicos definidos por el SII.
• Actualización permanente frente a los cambios normativos o tributarios que puedan surgir.

¿Puedo usar el sistema gratuito del SII?

El SII ofrece un sistema gratuito de facturación electrónica, pensado principalmente para micro y pequeñas empresas. Este sistema permite emitir DTE directamente desde el sitio web del SII, sin necesidad de instalar programas externos.

Sin embargo, si tu volumen de documentos es alto, necesitas funciones avanzadas (como integración con otros sistemas, automatización o control de inventario) o deseas una interfaz más amigable, probablemente te convenga optar por un software privado.

Estos programas deben cumplir con las especificaciones técnicas del SII, pero ofrecen más flexibilidad y herramientas adaptadas a distintos rubros.

Puedes revisar los requisitos técnicos y operativos directamente en el sitio oficial del SII: https://www.sii.cl

¿Qué tipo de software de facturación puedes elegir en Chile?

En Chile, al momento de elegir un programa de facturación, es importante considerar que existen distintas alternativas en el mercado, cada una pensada para diferentes tipos de empresas, necesidades operativas y niveles de presupuesto.

La elección dependerá en gran parte del tamaño de tu negocio, la cantidad de documentos tributarios que emites mensualmente y el nivel de automatización que estás buscando.

Una de las opciones más conocidas es el sistema gratuito que ofrece el Servicio de Impuestos Internos (SII).

Este está especialmente diseñado para emprendedores o microempresas que recién comienzan y no requieren una solución compleja.

Si bien no tiene costo, funciona directamente desde el portal del SII y requiere conexión a internet para operar.

Su funcionalidad es bastante básica, pero suficiente para emitir los documentos tributarios electrónicos exigidos por la normativa tributaria.

Por otro lado, si tu negocio necesita mayor flexibilidad o emites un volumen más alto de documentos, puedes optar por un software de facturación privado. 

Estas soluciones son desarrolladas por empresas especializadas y están disponibles bajo suscripción mensual o anual.

Proveedores como Nubox son algunas de las alternativas más utilizadas en el país. Este tipo de software permite automatizar tareas, cargar documentos de forma masiva, emitir reportes avanzados y mantener la información respaldada en la nube.

La ventaja de estas soluciones privadas es que no solo se ajustan a los requisitos del SII, sino que además ofrecen una experiencia mucho más robusta y adaptable a medida que tu negocio crece.

5 características ideales de un programa de facturación

Si bien, hay muchas opciones en cuanto a programa de facturación se refiere. No todos se consideran como la alternativa ideal. Pues, cada organización tiene necesidades y una dinámica de operaciones diferentes.

Por lo cual, es necesario que la aplicación que elijas cumpla con las siguientes características:

1. Se rige bajo la normativa de SII

Bien sea una aplicación a medida o un software comercial, este debe cumplir con todos los requerimientos del Servicio de Impuestos Internos.

Considerar los diferentes tipos de impuestos, tasas, transacciones y gravámenes que se encuentren en vigencia. Además de permitir, sin mayores inconvenientes, el registro de comprobantes y adecuarse a los cambios de legislación que ocurran durante la vida útil del software.

En este sentido, el SII ofrece una guía de selección con los elementos necesarios para elegir un programa de facturación.

2. Es flexible y adaptable a tu negocio

Un sistema de facturación con funciones que no necesitas, dista mucho de ser una buena elección.

Lo ideal, es que la solución de software se adapte a tu modelo de negocios. Ofreciendo solo las funciones que requieras, pero al mismo tiempo dejar la posibilidad de incorporar otros módulos a medida que se necesiten.

3. Permite fácil integración con otros sistemas

Incorporar un nuevo programa para facturar no debería significar la modificación de los sistemas existentes. Pues, este debe ser capaz de integrarse con otras soluciones de software y con servicios adicionales como pasarelas de pago o plataformas tributarias.

4. Genera reportes avanzados

Los reportes contables son una de las mejores herramientas para la toma de decisiones. Por lo tanto, es indispensable que con tu aplicación tengas la opción de generar gráficos de tus ingresos, gastos e interesantes comparativas periódicas cuando lo necesites.

5. Permite la automatización y carga masiva de documentos

Un programa ideal es aquel que te facilita el trabajo. En este sentido, la posibilidad de automatizar procesos en serie es fundamental.

La emisión, autorización, envío y carga masiva de documentos son características deseables en el software que elijas para la facturación de tu negocio.

Consejos claves para elegir un programa de facturación

Más allá de tus necesidades y las características de la aplicación ideal. Algunas situaciones son pasadas por alto, por lo que estos consejos clave serán de verdadera utilidad.

1. Verifica que tu elección garantice el Retorno de la Inversión

El Retorno de la Inversión (ROI) es un factor fundamental a la hora de elegir cualquier aplicación. Este análisis te dirá si realmente vale la pena invertir en un nuevo programa de facturación o no.

Para calcular el ROI de tu programa de facturación, debes tener a mano los datos relacionados con el costo del software, licencias, tecnología y servicio técnico para la instalación y puesta en marcha.

Luego, es momento de considerar los beneficios esperados. Prestando atención a las áreas afectadas de manera directa e indirecta y los aspectos intangibles. Además de evitar la sobre estimación de ganancias.

Finalmente, establecer una comparación entre ambos resultados y a partir de allí tomar la decisión adecuada.

 2. Presta atención al volumen de Documentos Tributario Electrónicos

Algunos programas contables se presentan como una oferta irresistible. Sin embargo, ocurre con frecuencia que estas aplicaciones ponen a tu disposición un número bastante limitado de DTE por mes.

A menos que, para tu flujo de operaciones sea suficiente, considera opciones más amplias. Ya que restringir tu capacidad de emisión de DTE no es una práctica muy aconsejable.

3. Seguridad y acceso a la información

Tus datos deben estar seguros, respaldados y disponibles. Preferiblemente con opciones de acceso remoto y backup.

Donde el riesgo de pérdida de información sea minimizado por completo, existan controles de acceso diferenciados y alerta de procedimientos clave.

4. Ofrece soporte técnico especializado

Al contratar un buen software, el servicio de soporte técnico viene incluido. Esto significa que tienen a un profesional a tu disposición para atender cualquier eventualidad.

En el caso de un programa de facturación, consulta las opciones que también incluya en su soporte técnico la presencia de especialistas contables. Te garantizamos que será un valor agregado que sabrás apreciar.

5. Es fácil de usar

Las grandes características de un programa no tienen mucho significado si no es fácil de usar. Por lo tanto, las grandes innovaciones no deben requerir que el usuario tenga que reaprender su trabajo.

El programa está para facilitarle la vida y eso es fundamental a la hora de escoger la mejor alternativa.

Consulta con los profesionales y obtén el software que necesitas para optimizar tu negocio ¿Ya estás listo para escoger tu programa de facturación? ¡Solicita una cotización!

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio usar un software de facturación electrónica en Chile?

Desde la entrada en vigencia de la Ley de Modernización Tributaria, todas las empresas que emiten documentos tributarios deben hacerlo de forma electrónica a través de un sistema compatible con el SII.

¿Qué pasa si mi software no cumple con los requisitos del SII?

Puedes tener problemas para validar tus documentos tributarios, enfrentar observaciones del SII o incluso sanciones. Por eso es fundamental asegurarte de que el software que uses esté alineado con la normativa.

¿Cuál es el costo promedio de un software de facturación privado en Chile?

Varía según el proveedor y el plan. Puedes encontrar desde opciones asequibles con planes mensuales mensuales para microempresas, hasta soluciones más robustas con un costo mayor si necesitas múltiples usuarios, automatización o integración con otros sistemas.

Elige con confianza y pensando en el futuro

Seleccionar un programa de facturación no es solo una decisión técnica; es una apuesta estratégica por la eficiencia, el cumplimiento tributario y el crecimiento de tu negocio.

Ya sea que optes por el sistema gratuito del SII o por una solución privada más robusta, lo importante es que el software que elijas se adapte a tus necesidades reales, esté alineado con la normativa vigente y te permita escalar sin complicaciones.

Hoy en día, plataformas como Nubox ofrecen alternativas pensadas especialmente para pymes en Chile, con herramientas que automatizan tareas, facilitan la emisión de DTE y aseguran compatibilidad total con el SII.

Este tipo de soluciones permiten dar un salto en eficiencia sin perder de vista el cumplimiento tributario.