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¿Por qué respaldar tus documentos?

Publicado por Nubox | 8 de junio del 2017
¿Por qué respaldar tus documentos?

El funcionamiento de las empresas siempre ha requerido la gestión de un volumen considerable de documentos, tan importantes como el registro de activos, los balances financieros y los que certifican operaciones como las ventas, los pagos a proveedores y el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Documentación de valor que hay que guardar celosamente e, incluso, respaldar con copias seguras para evitar inconvenientes futuros.


Tiempo atrás, para estos fines se utilizaban enormes archivos en papel que -dependiendo del tamaño de la empresa y de la magnitud del volumen de sus operaciones- podían llegar a ocupar incluso bodegas enteras. Actualmente, la tecnología ha evolucionado hasta el punto de que esa información puede convertirse a formato digital y guardarse en el disco duro del computador y en dispositivos de almacenamiento externos (memorias USB, microSD, etc.). Pero sea cual sea el mecanismo de archivo, respaldar esos documentos siempre ha sido imprescindible.

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¿En qué consiste el respaldo de documentos?

Se trata simplemente del almacenamiento de copias seguras de cada uno los documentos, ordenadas en base a un sistema de clasificación determinado por las características de la información que alberga. En otras palabras, es un sistema de archivo de documentos importantes.

Cabe señalar que, aunque aquí hemos hablado solo de empresas, es una práctica que puede realizar cualquier persona. Fotos, vídeos, cartas, recibos de pago, copias de transacciones son solo algunos de los tantos documentos que pueden resultar importantes para alguien y, por ende, ser dignos de almacenar con seguridad.

¿Por qué respaldar tus documentos?

El respaldo de documentos es de vital importancia porque garantiza una copia fiel del original, para que la información no se pierda en caso de eventualidades como robos, fallas del disco duro o de los dispositivos de almacenamiento. Imagina que una mañana te levantas, caminas al ordenador para hacer la liquidación mensual de facturas y te encuentras con que el disco duro se dañó y no has guardado copia de tu trabajo ni de ningún documento contable en ningún otro lado. Tendrías a cuestas un grave problema. Entonces, ¿cuál es la solución?

La nube: la gran solución

Hace algunos años lo hacíamos en carpetas o archivadores. Luego, pasamos al almacenamiento digital en CD, memorias USB, discos duros externos, etc. Hoy, se puede hacer en la nube (Internet), lo que te permite acceder a archivos o documentos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y, por ende, en el momento que quieras.

Muchas empresas proveen servicios de almacenamiento en la nube, como OneDrive, Dropbox y Google Drive. Los costos de respaldar documentos en sus servidores varían de acuerdo al volumen de información que manejes, partiendo desde un paquete básico gratuito. Lo único que tienes que hacer es "subirlos" a la plataforma y listo. Allí queda almacenado y accedes a él cuando lo desees y desde cualquier lugar del mundo. Descargas, modificas, eliminas o haces con éste lo que desees. Lo único que necesitas es un dispositivo con conexión a Internet.

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El respaldo de documentos en contabilidad

En el caso de los contadores, al apoyarse en un software contable online, los informes financieros, las obligaciones tributarias y el registro de la actividad contable en general queda guardado en los servidores de la plataforma. En general, este tipo de sistemas, al igual que los otros servicios de almacenamiento y respaldo de documentos, permite al usuario acceder a ellos en cualquier momento y descargar copias en formato digital que, inclusive, puede almacenar (para mayor seguridad) en otras plataformas o dispositivos. Todo depende del valor de los datos y del grado de confidencialidad con que debas tratarlos.

Sin embargo, algunos de los proveedores de software más importantes del mercado han dado últimamente pasos importantes al respecto. En los sistemas de facturación, por ejemplo, han incluido una funcionalidad bastante útil e interesante: adjuntar archivos y documentos para dejarlos respaldados. Así, es posible crear automáticamente copias únicas e inalterables de estos documentos que resultan tan importantes no solo para la actividad operacional de la empresa, sino para solucionar posibles líos judiciales por mal entendidos, por ejemplo, con los pagos de clientes y proveedores.

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La tecnología, especialmente el Internet y las soluciones de software especializado, aparecieron para simplificarnos la vida. Ya no es necesario rentar una oficina o bodega para almacenar montones de papel que -con el pasar del tiempo y el accionar del medio ambiente- se dañaban o perdían. Ahora todo queda seguro en la nube. Sin embargo, siempre hay que tener certeza de con qué empresa se contrata el servicio de almacenamiento, especialmente cuando se trata de documentos contables. Recuerda que se trata de información de altísimo valor.