Diferencia entre factura y guía de despacho, ¡conócela ya!

Para las Pequeñas y Medianas Empresas (PyMEs), es indispensable conocer la diferencia entre factura y guía de despacho, porque el uso correcto de ambas permite estar al día con las leyes chilenas y al mismo tiempo ofrecer una mejor experiencia a los clientes.

¿Qué es una factura?

Se trata de un documento tributario en el cual la empresa realiza el registro de la compraventa de un producto o la prestación de un servicio y, además, detalla el costo.

Tiene validez legal, ya que con ello se prueba que se realizó una operación comercial entre dos partes, que se reconocieron los impuestos correspondientes y que tanto el comprador como el vendedor quedaron satisfechos con la operación.

Además, las facturas tienen otras funciones, como:

• El vendedor o prestador de servicio puede presentarla para solicitar que se cancele una deuda.
• El cliente la necesitará para realizar reclamos al no estar satisfecho con su compra.
• Se trata de un documento legal que sirve de prueba ante cualquier problema que surja en el proceso de compraventa.

Características de una factura

Las características están condicionadas al tipo de factura. Vamos a precisar los detalles de cada una de ellas:

I. Factura de venta

Es la más común, también se le conoce como factura de servicio y su objetivo principal es validar la compraventa de un producto o servicio. En este documento se plasma el Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Se deben emitir cuatro copias. Dos de ellas quedan en manos del vendedor, otra es entregada al cliente y la restante pasa a manos de la autoridad tributaria, en este caso, el Servicio de Impuestos Internos.

II. Factura de compra

Tiene las mismas características que la factura de venta, pero en esta oportunidad desde las manos del comprador. La diferencia está en que contiene otros elementos como el Rol Único Tributario (RUT) del emisor y en el encabezado dice "Factura de Compra".

III. Factura de compra de terceros

Es un tipo de factura emitida por las personas sin iniciación de actividades o documentos mercantiles. En esta se coloca la identidad del comprador, se puede usar el IVA como crédito fiscal y, por lo tanto, el emisor queda en la obligación de pagar dicho impuesto.

IV. Factura no gravada o exenta de IVA

Se hace para dejar constancia de haber brindado una asesoría o servicios no gravados como, por ejemplo, los agrícolas que involucren siembra, cosecha, arado, mejoramiento de tierras, entre otros.

V. Factura de exportación

Tiene como objetivo dejar aval de una relación comercial de compraventa con personas naturales o jurídicas con domicilio en el extranjero.

Elementos claves de una factura

Una factura en sus elementos ofrece información detallada de cada uno de estos ítems:

• El producto vendido o servicio que se ofrece;
• Precio unitario;
• Precio total;
• Cuál es el valor total a cancelar por la venta;
• El plazo para la entrega de producto, prestación del servicio;
• Forma de pago (efectivo, depósito, transferencia...)

También, en el caso de la factura electrónica, tienes que considerar lo siguiente:

• Debe tener un folio de Documento Tributario Electrónico autorizado por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
• Tiene que contener la firma electrónica del emisor.
• Se puede imprimir en papel sin la necesidad de tener un fondo especial. No requiere timbrado.
• Ya que se lleva a cabo un registro digital, puede consultarse su validez en la página web del SII.

Recuerda que, según la Ley N° 20.727, todas las empresas en Chile tienen la obligación de emitir facturas en formato digital.

¿Qué es una guía de despacho?

Es un documento mercantil que se otorga cuando es necesario postergar la entrega de la factura y cuando se trasladan bienes. Puede emitirse de forma electrónica.

En Chile se emite obligatoriamente y se establece en el artículo Nº 55 de la Ley sobre Impuesto a las Ventas y Servicios.

Según lo dicta la norma, la guía de despacho debe estar numerada y timbrada por el Servicio de Impuestos Internos. Luego, cuando se emita la factura, es indispensable agregar en los datos la fecha y el número de guía.

Además, estas boletas deben entregarse en el mismo momento que se presta el servicio o se trasladan los bienes.

Características de este DTE

Las características de este documento están signadas por el tipo de despacho que se realice. Por lo tanto, se clasifica de la siguiente manera:

• Guía de despacho del vendedor: Se caracteriza por ser una guía en la que la empresa distribuye sus productos desde su sede o bodegas.
• Guía de despacho del comprador: En esta se establece que el comprador se encarga de retirar el bien que está adquiriendo.
• Guía de despacho del vendedor para llevarlo a otras instalaciones: Es una guía que se emite cuando se hacen traslados a destinos que no precisamente son hacia el comprador.

Elementos claves de la guía de despacho

Cuando haces una guía de despacho, estos son los elementos que debe contener:

I. Fecha

Es importante que la fecha corresponda al día del envío o al momento en que el comprador procederá al retiro. La fecha no debe tener perjuicio desde el momento que se hace el envío o retiro, hasta que llegue a su destino.

II. Datos del vendedor y del comprador

Es importante que se especifiquen los nombres, direcciones y el número de RUT de ambos.

III. Numeración y detalles

Las guías de despacho, por obligatoriedad, deben tener una numeración correlativa. Además, especificar el precio de lo que se entrega.

También es fundamental que esté debidamente timbrada por el SII.

IV. Patente de vehículo

Corresponde al transporte de carga en el que se realiza el traslado de los bienes. Esto aplica indistintamente de que se trate o no de una actividad de compraventa.

Diferencias entre factura y guía de despacho

La principal diferencia entre factura y guía de despacho es que esta última podemos considerarla como un paso previo para elaborar la factura. Hay otros aspectos que también las distinguen:

• Las facturas pueden anularse emitiendo una nota de crédito, pero las guías de despacho solo se eliminan mediante el sistema de facturación.
• Mientras las facturas demuestran que se ha adquirido un producto o servicio, las guías reflejan el momento en que se entregan.
• Las facturas se hacen para dejar plasmada una actividad de compraventa, mientras que en las guías no precisamente hay una actividad comercial de efecto contable inmediato.
• Una guía de despacho no tiene el alcance tributario que sí establece una factura.

Como ves, son documentos que pueden formar parte de un mismo proceso comercial, pero tienen diferencia muy marcadas entre ellos.