Días administrativos: Todo lo que debes saber para gestionarlos correctamente

¿Qué son los "Días administrativos"?

En el sector público chileno, los días administrativos corresponden a permisos con goce de remuneraciones para motivos particulares, regulados por el Estatuto Administrativo y sujetos a las reglas de cada servicio.

Su objetivo es permitir que estos trabajadores realicen trámites personales sin perder remuneración.

Los funcionarios pueden solicitar hasta seis días hábiles al año con goce de remuneraciones por motivos particulares.

Estos permisos administrativos pueden fraccionarse en medios días, lo que otorga mayor flexibilidad al funcionario para resolver asuntos sin perder la jornada completa.

La confusión más común en el sector privado

Aquí está el punto que genera más dudas entre dueños de PYME y equipos de RR.HH.: el Código del Trabajo no establece un derecho general a días administrativos para trámites personales en el sector privado.

Esto significa que:

• Si una empresa privada los otorga, lo hace de forma voluntaria, como un beneficio interno o de común acuerdo entre las partes.
• No existe una cantidad legal mínima ni máxima de días que la empresa esté obligada a entregar.
• Las condiciones (cuántos días, cómo se solicitan, si se compensan) dependen exclusivamente del reglamento interno o del contrato colectivo de cada organización.

Diferencias con otros permisos legales

Es importante no confundir los días administrativos con otros permisos que sí están expresamente garantizados por el Código del Trabajo:

Los días administrativos como beneficio laboral en las empresas privadas

En el sector privado, durante los últimos años, muchas empresas han decidido adoptar voluntariamente la entrega de días administrativos como un beneficio corporativo excepcional y altamente valorado.

Hoy en día, otorgar este tipo de permisos se ha convertido en una pieza clave del llamado "salario emocional".

En un mercado laboral competitivo, ofrecer tiempo libre remunerado es una estrategia excelente para mejorar el clima laboral y la motivación de los empleados y atraer a los mejores profesionales, y atraer a los mejores profesionales.

Asimismo, es una herramienta muy efectiva para fidelizar el talento interno, reducir los índices de rotación y disminuir el estrés o burnout.

Cuando una PYME otorga este beneficio, le demuestra a su equipo que valora su bienestar y su equilibrio personal-laboral.

¿Qué pasa si mi empresa otorga días administrativos?

Si tu empresa incorpora días administrativos como beneficio laboral, es fundamental dejarlo por escrito en el reglamento interno de orden, higiene y seguridad, o en el contrato de trabajo.

Riesgos de no formalizar este beneficio

Cuando el otorgamiento de días administrativos queda solo en la costumbre o en acuerdos verbales, aparecen problemas recurrentes:

• Desigualdad de criterios: un jefe autoriza el permiso y otro lo niega, generando percepción de injusticia interna.
• Descuentos mal aplicados: se descuenta el día sin respaldo escrito, lo que puede derivar en reclamos ante la Dirección del Trabajo.
• Falta de trazabilidad: no queda registro de cuántos días administrativos ha usado cada trabajador durante el año.
• Errores en la liquidación de sueldo: al no estar bien registrado el permiso, el área de remuneraciones puede pagar de más o de menos.
• Ausentismo difícil de controlar: sin un sistema centralizado, es imposible cruzar la información entre asistencia y nómina a tiempo.

El caos de gestionarlos manualmente

Si como empresa decides dar el paso y entregar días administrativos como beneficio, el siguiente gran desafío es cómo administrarlos en el día a día.

Hacerlo de forma manual suele convertirse en un verdadero dolor de cabeza para los departamentos de recursos humanos y contabilidad.

Cuando las reglas no están claras desde el principio o no se cuenta con las herramientas tecnológicas adecuadas, el desorden se apodera rápidamente de la gestión.

A continuación, detallamos los problemas más comunes a los que te enfrentas con un control manual o rudimentario:

• Desorden en las solicitudes: Es muy común recibir peticiones de permisos a través de mensajes de WhatsApp, conversaciones de pasillo, correos electrónicos perdidos o, peor aún, en papeles sueltos que terminan extraviados antes de fin de mes.
• Errores en el conteo de saldos: Llevar el registro de días de cada trabajador en una planilla de Excel manual suele generar constantes errores de digitación. Esto provoca que, muchas veces, un empleado se tome más días de los que la empresa le permite.
• Problemas con la cobertura de turnos: Al no tener visibilidad en un calendario en tiempo real, los jefes pueden autorizar permisos de forma simultánea para varias personas, dejando áreas críticas de la empresa sin la cobertura necesaria para operar.
• Descuadres en las remuneraciones: Si la información del permiso otorgado no llega a tiempo a la persona que calcula los sueldos, se generan liquidaciones de sueldo inexactas. Esto implica realizar reliquidaciones posteriores y genera un gran malestar en el equipo.

Gestionar días administrativos con apoyo tecnológico

Una correcta gestión de permisos administrativos, vacaciones y horas extras es clave para evitar errores en liquidaciones de sueldo y conflictos con trabajadores, sobre todo en PYMEs que no cuentan con grandes equipos de RR.HH. ni departamentos legales dedicados.

Digitalizar el proceso mediante un software especializado en asistencia, remuneraciones y recursos humanos, elimina muchos de los problemas que pueden surgir.

Con una plataforma moderna y en la nube, los colaboradores pueden solicitar sus días administrativos directamente desde una aplicación móvil o a través de un portal web.

Con el Portal de Colaboradores de Nubox pueden gestionar sus solicitudes de vacaciones de forma autónoma, acceder a sus documentos laborales y realizar distintos trámites desde un solo lugar, sin depender de procesos manuales.

Apoyarse en herramientas integrales como las que ofrece Nubox transforma por completo esta dinámica de trabajo.

Al tener la información sincronizada con el control de asistencia y el software de remuneraciones, el cálculo de las liquidaciones a fin de mes se realiza de forma impecable.