Datos obligatorios y requisitos para emitir factura electrónica en Chile

Romina Maejo

Escrito por Romina Maejo

Soy Head of Marketing en Nubox. Cuento con más de 10 años de experiencia en el área comercial y de Marketing, desarrollando estrategias de negocios, posicionamiento de marcas y productos, gestión comercial y de clientes, para Argentina, Chile, Uruguay, Paraguay y Perú.

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Si estás iniciando una empresa, es importante que conozcas los requisitos para emitir factura electrónica en Chile.

De acuerdo con la Ley Nº 20.727, todos los negocios deben operar bajo este sistema, sin importar su tamaño o ingresos anuales y, el que no lo haga, puede incurrir en sanciones legales y/o problemas comerciales.  

Hay solo tres requisitos principales que conocerás en este artículo. Cumplirlos no supone mayores inconvenientes, pues el SII se ha esmerado en simplificar al máximo el proceso de autorización.

Por otro lado, existen una serie de datos que sí o sí forman parte de los comprobantes, de los cuales depende su validez.

Toma nota, acógete al sistema y empieza a disfrutar de los múltiples beneficios que proporciona.

¿Qué datos contiene obligatoriamente una factura?

Antes de entrar en requisitos, debes comprender este comprobante, por ello te hacemos una lista de sus datos obligatorios:

Fecha de emisión

Es muy importante que estén reflejados en la factura el día, mes y año en que se emitió el documento para contabilizarlo correctamente y validar la garantía o, en el caso de la empresa, conocer las fechas de vencimiento si son ventas realizadas a crédito.

Datos del receptor

Aquí debe estar especificada toda la información del contribuyente que realiza la compra, la cual incluye:

  • Nombre o razón social.
  • RUT.
  • Giro.
  • Domicilio.
  • Teléfono.

Principalmente, el objetivo de estos datos es que el contribuyente pueda hacer uso del crédito fiscal que corresponde a la operación.

Datos del emisor

Al igual que el ítem anterior, es necesario identificar toda la información correspondiente a la persona o empresa que emite la factura, en la cual estén señalados:

  • Nombre o razón social.
  • RUT.
  • Giro.
  • Domicilio.
  • Sucursales.
  • Contacto.

De esta manera, es posible identificar el documento y realizar los respectivos cobros de impuestos.

Si deseas saber cómo emitir una factura electrónica en Chile, ¡descarga gratuitamente nuestra "Guía para emitir una factura electrónica"! ¡No te la pierdas!

Condiciones de venta

Dependiendo del método que se haya pactado, la factura debe detallar si esta fue una venta a crédito, con cheque, al contado o simplemente una entrega por parte de la empresa con el fin de garantizar el acuerdo entre ambos contribuyentes para evitar posibles conflictos.

Descripción de la venta

En este ítem debe aparecer:

  • El producto o servicio que forma parte de la venta.
  • La cantidad de producto(s).
  • El precio unitario de cada elemento.
  • Los descuentos o recargos.
  • El monto total por cada uno de ellos para que se pueda apreciar el valor. Ahora bien, si se trata de una guía de despacho, esta descripción puede ser omitida de la factura si así lo deseas.
  • La especificación de los impuestos por separado, incluyendo los adicionales.
  • El monto total de la operación, es decir, la suma de todos los productos o servicios vendidos al cliente para conocer con exactitud el monto que debe pagar.

Firma digital o timbre electrónico

Consiste en un código que se genera automáticamente al emitir la factura en el portal del Servicio de Impuestos Internos, el cual permite que las transacciones sean totalmente legales: de hecho, el documento no tiene ningún tipo de validez sin este timbre.

Resolución

Luego de la firma anterior se debe especificar la posibilidad de verificar la misma según la resolución correspondiente en la página del SII, ya que así el receptor del documento puede ingresar y constatar que la factura fue verdaderamente emitida.

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Cuerpo de la factura electrónica

Luego de colocar los datos referentes al emisor y el receptor, es indispensable considerar la descripción de la transacción comercial a realizar, también llamada glosa de la factura, en la cual debes detallar lo siguiente:

Guía de despacho

En caso de emisión de una guía de despacho, debe especificarse en la factura lo correspondiente al despacho, lo cual incluye el número de guía y la fecha en la que fue generada. Así, hay un respaldo sobre la entrega real de la mercadería cuando se realiza en una fecha distinta a la de facturación.

Condiciones de venta

Dependiendo del método que se haya pactado, la factura debe detallar si esta fue una venta a crédito, con cheque, al contado o simplemente una entrega por parte de la empresa con el fin de garantizar el acuerdo entre ambos contribuyentes para evitar posibles conflictos.

Descripción de la venta

En este ítem debe aparecer:

  • El producto o servicio que forma parte de la venta.
  • La cantidad de producto(s).
  • El precio unitario de cada elemento.
  • Los descuentos o recargos.
  • El monto total por cada uno de ellos para que se pueda apreciar el valor. Ahora bien, si se trata de una guía de despacho, esta descripción puede ser omitida de la factura si así lo deseas.
  • La especificación de los impuestos por separado, incluyendo los adicionales.
  • El monto total de la operación, es decir, la suma de todos los productos o servicios vendidos al cliente para conocer con exactitud el monto que debe pagar.

2. Disponer de un certificado digital

Sí, es un requisito indispensable para emitir este DTE, ya que, como mencionamos, forma parte de los datos que aparecerán en cada comprobante generado.

Se trata de un certificado electrónico que confirma la identidad en Internet de una persona o empresa. En otras palabras, se trata de tu firma digital.

Sin esta certificación no puedes facturar electrónicamente, pues es la firma que le da validez a los DTE que generes y envíes. Así que, antes de empezar, debes contactar con un proveedor de certificados digitales y obtener uno.  

Para complementar esta lectura, te invitamos a descargar de manera gratuita nuestro ebook Factura, Boleta y Guía de despacho: Aprende sobre los Documentos Tributarios Electrónicos que debes utilizar en tu negocio”. ¡No pierdas esta oportunidad!

3. Estar autorizado para emitir Documentos Tributarios Electrónicos

Para poder operar con un software para emitir DTE, propio o adquirido en el mercado, es necesario que cuentes con autorización para hacerlo emitida por el SII.

Para conseguirla, tienes que surtir un proceso de postulación en el sistema que el SII ha dispuesto para ello. Sin embargo, para hacerlo debes cumplir con los siguientes requisitos:

  • Tener vigente el trámite de inicio de actividades.
  • Ser contribuyente de IVA y contar con verificación positiva de actividades.
  • Calificar como contribuyente de primera categoría.
  • No tener procesos en contra por delito tributario.
  • Ni el representante legal ni los firmantes autorizados de la empresa deben tener situaciones pendientes con el SII.

Ten presente que la postulación se hace en el sitio Web del Servicio de Impuestos Internos (SII), mediante un representante legal autenticado con certificado digital. 

Ambiente de pruebas y certificación

Una vez aceptada la postulación, el SII otorgará acceso a un ambiente de pruebas y certificación. Allí podrás efectuar, en modalidad de prueba, las diferentes operaciones de un contribuyente autorizado.

Al finalizar las pruebas, debes efectuar una declaración en la que señales que cuentas con las condiciones y procedimientos solicitados por el SII para generar y recibir adecuadamente los documentos tributarios electrónicos, por ejemplo:

  • Gestión de Códigos de Autorización de Folios.
  • Respaldo de los documentos e información generada.
  • Envío de documentos al SII.
  • Intercambio de DTE.
  • Cuadratura de envíos aceptados y rechazados por el SII.
  • Administración de contingencias.

Luego de efectuar la declaración, el SII emitirá una Resolución en la que te autoriza a emitir DTE por medio de tu sistema de facturación electrónica.

No olvides que el SII eliminará del ambiente de Certificación a los usuarios que no registren actividad durante 6 meses. Así que, a la hora de iniciar el proceso, debes estar seguro de que vas a llegar al final.

¡Eso es todo!

Estos son los requisitos para facturar electrónicamente

Lo demás son especificaciones técnicas relacionadas con las características mínimas que debe tener el computador para correr adecuadamente los softwares de facturación.

Los proveedores de dichos programas te las harán conocer al momento de venderte el paquete. Pero no te preocupes, no se trata de nada demasiado sofisticado. Bastará con un PC de oficina normal equipado con Internet, un lector de PDF y Windows XP (u otro sistema operativo superior).

Es muy importante prestar atención y seguir el procedimiento adecuado al momento de generar los Documentos Tributarios Electrónicos que sean emitidos.

Aunque se supone que esto se aprende correctamente durante el proceso de postulación y autorización para facturar electrónicamente, no son pocos los emisores que caen en errores.

Recuerda que la factura debe contener la identificación plena tanto del proveedor como del receptor, la especificación de los bienes y servicios entregados o prestados, las cantidades netas y los valores a pagar, el importe de impuestos y demás información para evitar reclamaciones o rechazos que afecten tu proceso de factoring o solicitud de crédito fiscal.

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