Datos obligatorios que debe tener una factura electrónica en Chile

Fernanda Lesmes

Escrito por Fernanda Lesmes

Soy Chief Officer Revenue en Nubox; egresada de Uniempresarial en la carrera de Business Administration and Management; actualmente estoy desarrollando un programa de Organizational Leadership en Stanford University

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A partir del año 2018, la facturación electrónica se convirtió en una operación obligatoria para todos los contribuyentes de Chile con el fin de mejorar la gestión en las empresas y, por supuesto, reducir la evasión fiscal en el país.

Por este motivo, es importante conocer a fondo cuáles son los datos obligatorios en una factura electrónica para evitar multas o sanciones por parte del Servicio de Impuestos Internos (SII).

Simultáneamente, completar todos los detalles te permitirá simplificar el proceso referente a este documento.

En efecto, la implementación de la factura electrónica ha proporcionado grandes beneficios para las empresas, desde ahorros en costos hasta un mayor control —tanto de los ingresos como los egresos— mediante la aparición del registro de compras y ventas que se genera automáticamente en el portal del SII al momento de emitir un documento tributario.

Si bien ya es una exigencia que tiene algunos años, todavía existen ciertas dudas en los contribuyentes sobre este documento y su elaboración.

Primero que todo, hay que mencionar que las empresas deben inscribirse para poder emitir facturas electrónicas y que tienen tres opciones para hacerlo:

En los dos últimos casos es necesario que este software sea autorizado por el SII, pues solo así es posible obtener el certificado digital que permite autenticar la firma del contribuyente.

Luego de aclarar este punto básico, pasamos a detallar los datos obligatorios en una factura electrónica.

¡Toma nota!

Datos del encabezado

Estos son parte de los datos más importantes al momento de emitir una factura electrónica y contienen los siguientes elementos:

Fecha de emisión

Es muy importante que estén reflejados en la factura el día, mes y año en que se emitió el documento para contabilizarlo correctamente y validar la garantía o, en el caso de la empresa, conocer las fechas de vencimiento si son ventas realizadas a crédito.

Datos del receptor

Aquí debe estar especificada toda la información del contribuyente que realiza la compra, lo cual incluye:

  • Nombre o razón social.
  • RUT.
  • Giro.
  • Domicilio.
  • Teléfono.

Principalmente, el objetivo de estos datos es que el contribuyente pueda hacer uso del crédito fiscal que corresponde a la operación.

Datos del emisor

Al igual que el ítem anterior, es necesario identificar toda la información correspondiente a la persona o empresa que emite la factura, en la cual estén señalados:

  • Nombre o razón social.
  • RUT.
  • Giro.
  • Domicilio.
  • Sucursales.
  • Contacto.

De esta manera, es posible identificar el documento y realizar los respectivos cobros de impuestos.

Si deseas saber cómo emitir una factura electrónica en Chile, ¡descarga gratuitamente nuestra "Guía para emitir una factura electrónica"! ¡No te la pierdas!

Cuerpo de la factura electrónica

Luego de colocar los datos referentes al emisor y el receptor, es indispensable considerar la descripción de la transacción comercial a realizar, también llamada glosa de la factura, en la cual debes detallar lo siguiente:

Guía de despacho

En caso de emisión de una guía de despacho, debe especificarse en la factura lo correspondiente al despacho, lo cual incluye el número de guía y la fecha en la que fue generada. Así, hay un respaldo sobre la entrega real de la mercadería cuando se realiza en una fecha distinta a la de facturación.

Condiciones de venta

Dependiendo del método que se haya pactado, la factura debe detallar si esta fue una venta a crédito, con cheque, al contado o simplemente una entrega por parte de la empresa con el fin de garantizar el acuerdo entre ambos contribuyentes para evitar posibles conflictos.

Descripción de la venta

En este ítem debe aparecer:

  • El producto o servicio que forma parte de la venta.
  • La cantidad de producto(s).
  • El precio unitario de cada elemento.
  • Los descuentos o recargos.
  • El monto total por cada uno de ellos para que se pueda apreciar el valor. Ahora bien, si se trata de una guía de despacho, esta descripción puede ser omitida de la factura si así lo deseas.
  • La especificación de los impuestos por separado, incluyendo los adicionales.
  • El monto total de la operación, es decir, la suma de todos los productos o servicios vendidos al cliente para conocer con exactitud el monto que debe pagar.

Datos de autenticación

Por último, otros datos obligatorios en una factura electrónica son aquellos que se encuentran al final del documento, los cuales le dan autenticidad y validez para efectos legales o tributarios según corresponda.

¡Veamos cuáles son!

Firma digital o timbre electrónico

Consiste en un código que se genera automáticamente al emitir la factura en el portal del Servicio de Impuestos Internos, el cual permite que las transacciones sean totalmente legales: de hecho, el documento no tiene ningún tipo de validez sin este timbre.

Resolución

Luego de la firma anterior se debe especificar la posibilidad de verificar la misma según la resolución correspondiente en la página del SII, ya que así el receptor del documento puede ingresar y constatar que la factura fue verdaderamente emitida.

Si necesitas imprimir el documento, ya no es necesario contar con un papel especial para ello ni que este contenga un timbre: puedes realizarlo en cualquier hoja.

También es importante mencionar que la factura electrónica se puede rechazar si contiene datos erróneos, tanto en la información del receptor como en los totales o descripción. En este sentido, su elaboración requiere cuidado y meticulosidad para evitar eventuales trámites engorrosos.

Si aún tienes dudas, recuerda que existen software especializados de ventas que cuentan con un formato determinado para la emisión de facturas electrónicas, los cuales pueden ser de gran ayuda si estás empezando a familiarizarte con el mundo de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).

¡Listo! Ya conoces los datos obligatorios en una factura electrónica.

Como ves, estos son fáciles de conseguir e indicar y solo requieres el conocimiento necesario sobre las normas existentes para cumplir a cabalidad con lo exigido por el SII: de este modo, cualquier documento que emitas o recibas será totalmente legal y tendrá la misma validez que el formato físico en papel.

Para complementar esta lectura, te invitamos a descargar de manera gratuita nuestro ebook Factura, Boleta y Guía de despacho: Aprende sobre los Documentos Tributarios Electrónicos que debes utilizar en tu negocio”. ¡No pierdas esta oportunidad!

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