¿Cómo elegir un programa de facturación?

Para muchas organizaciones, la elección de un programa de facturación es una decisión crucial. Ya que se trata de seleccionar el mejor software de gestión disponible y de considerar el adecuado para tus propósitos y el tamaño de tu organización. Es un claro indicativo del crecimiento de su negocio, así como de la necesidad de utilizar herramientas que les permitan ser ágiles y eficientes.

Permítenos presentarte algunos conceptos y recomendaciones básicas para ayudarte a tomar la decisión acertada con el software de facturación que necesitas.

¿Qué es un programa de facturación?

Se trata de una aplicación informática automatizada, también conocido como software de facturación, que se encarga del registrar y procesar los datos contables de una empresa.

De forma básica permite registrar las ventas y emitir facturas. Mientras que aplicaciones más completas, incluyen el registro de compras, guías de despacho, notas de crédito y débito, emisión de presupuestos y control de inventario.

En la actualidad, y con la estandarización de la facturación electrónica, es considerado como el corazón del sistema contable en Chile, desde el cual se obtienen los datos necesarios para las operaciones comerciales de la organización.

5 características ideales de un programa de facturación

Si bien, hay muchas opciones en cuanto a programa de facturación se refiere. No todos se consideran como la alternativa ideal. Pues, cada organización tiene necesidades y una dinámica de operaciones diferentes.

Por lo cual, es necesario que la aplicación que elijas cumpla con las siguientes características:

1. Se rige bajo la normativa de SII

Bien sea una aplicación a medida o un software comercial, este debe cumplir con todos los requerimientos del Servicio de Impuestos Internos.

Considerar los diferentes tipos de impuestos, tasas, transacciones y gravámenes que se encuentren en vigencia. Además de permitir, sin mayores inconvenientes, el registro de comprobantes y adecuarse a los cambios de legislación que ocurran durante la vida útil del software.

En este sentido, el SII ofrece una guía de selección con los elementos necesarios para elegir un programa de facturación.

2. Es flexible y adaptable a tu negocio

Un sistema de facturación con funciones que no necesitas, dista mucho de ser una buena elección.

Lo ideal, es que la solución de software se adapte a tu modelo de negocios. Ofreciendo solo las funciones que requieras, pero al mismo tiempo dejar la posibilidad de incorporar otros módulos a medida que se necesiten.

3. Permite fácil integración con otros sistemas

Incorporar un nuevo programa para facturar no debería significar la modificación de los sistemas existentes. Pues, este debe ser capaz de integrarse con otras soluciones de software y con servicios adicionales como pasarelas de pago o plataformas tributarias.

4. Genera reportes avanzados

Los reportes contables son una de las mejores herramientas para la toma de decisiones. Por lo tanto, es indispensable que con tu aplicación tengas la opción de generar gráficos de tus ingresos, gastos e interesantes comparativas periódicas los cuando lo necesites.

5. Permite la automatización y carga masiva de documentos

Un programa ideal es aquel que te facilita el trabajo. En este sentido, la posibilidad de automatizar procesos en serie es fundamental.

La emisión, autorización, envío y carga masiva de documentos son características deseables en el software que elijas para la facturación de tu negocio.

Consejos claves para elegir un programa de facturación

Más allá de tus necesidades y las características de la aplicación ideal. Algunas situaciones son pasadas por alto, por lo que estos consejos clave serán de verdadera utilidad.

1. Verifica que tu elección garantice el Retorno de la Inversión

El Retorno de la Inversión (ROI) es un factor fundamental a la hora de elegir cualquier aplicación. Este análisis te dirá si realmente vale la pena invertir en un nuevo programa de facturación o no.

Para calcular el ROI de tu programa de facturación, debes tener a mano los datos relacionados con el costo del software, licencias, tecnología y servicio técnico para la instalación y puesta en marcha.

Luego, es momento de considerar los beneficios esperados. Prestando atención a las áreas afectadas de manera directa e indirecta y los aspectos intangibles. Además de evitar la sobre estimación de ganancias.

Finalmente, establecer una comparación entre ambos resultados y a partir de allí tomar la decisión adecuada.

 2. Presta atención al volumen de Documentos Tributario Electrónicos

Algunos programas contables se presentan como una oferta irresistible. Sin embargo, ocurre con frecuencia que estas aplicaciones ponen a tu disposición un número bastante limitado de DTE por mes.

A menos que, para tu flujo de operaciones sea suficiente, considera opciones más amplias. Ya que restringir tu capacidad de emisión de DTE no es una práctica muy aconsejable.

3. Seguridad y acceso a la información

Tus datos debes estar seguros, respaldados y disponibles. Preferiblemente con opciones de acceso remoto y backup.

Donde el riesgo de pérdida de información sea minimizado por completo, existan controles de acceso diferenciado y alerta de procedimientos clave.

4. Ofrece soporte técnico especializado

Al contratar un buen software, el servicio de soporte técnico viene incluido. Esto significa que tienen a un profesional a tu disposición para atender cualquier eventualidad.

En el caso de un programa de facturación, consulta las opciones que también incluya en su soporte técnico la presencia de especialistas contables. Te garantizamos que será un valor agregado que sabrás apreciar.

5. Es fácil de usar

Las grandes características de un programa no tienen mucho significado si no es fácil de usar. Por lo tanto, las grandes innovaciones no deben requerir que el usuario tenga que reaprender su trabajo.

El programa está para facilitarle la vida y eso es fundamental a la hora de escoger la mejor alternativa.

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