Conocer los gastos operacionales es una tarea fundamental para la administración exitosa de una empresa. De allí, que la aplicación de estrategias y el uso de soluciones como un software contable suelen marcar una notable diferencia para establecer un negocio rentable.
Estas soluciones adquieren un valor especial en el caso de las pymes, donde no siempre pueden contar con un departamento de evaluación financiera. Pero, aun así, tienen la necesidad de identificar sus gastos operacionales, para gestionarlos de manera conveniente y lograr un crecimiento sostenible.
Los gastos operacionales son aquellos que se derivan de las actividades cotidianas de una empresa, como el pago de salarios, servicios públicos, arriendos, materiales y todo lo necesario para mantener el funcionamiento de la empresa.
Aunque, en la mayoría de los casos, son totalmente necesarios, pueden representar una carga financiera importante, capaz de afectar la rentabilidad y competitividad del negocio. De allí, que sea fundamental una eficiente gestión empresarial para mantener el equilibrio y generar suficientes beneficios.
Por otro lado, los gastos no operativos son aquellos que no están implicados con las operaciones principales de una empresa, ni con su actividad productiva. Aunque no forman parte del funcionamiento diario del negocio, de igual manera se deben reflejar en las cuentas para llevar un control realista de la administración de los recursos.
Algunos ejemplos de gastos no operacionales son:
Es una salida de dinero no prevista y, por lo tanto, no estaba incluida en el presupuesto ordinario. Sin embargo, es necesario que se cumplan los pagos correspondientes, ya que su omisión puede generar problemas mayores.
Si bien, estos desembolsos tienen en común su incidencia sobre las acciones operativas de la organización, hay diferentes tipos de gastos operacionales que se clasifican según su recurrencia.
De este modo, es posible clasificar los gastos operacionales en dos categorías: fijos y variables.
Una de las principales preocupaciones en la administración de Pymes y otras organizaciones, es cómo reducir las cuentas de gastos operacionales. Considerando que, hacerlo con éxito permite generar ventajas competitivas y más ganancias.
La clave está en encontrar un equilibrio en la gestión empresarial; reducir los gastos operativos para generar mayores beneficios, pero sin llegar a un punto en que pueda afectar negativamente la integridad y calidad de las operaciones.
Algunas de las estrategias para reducir los gastos operacionales incluyen:
Una de las tareas claves para emprender un negocio y calcular gastos operacionales, es saber exactamente cuáles son.
Si bien, ya los hemos mencionado de forma general, a continuación, presentamos algunos detalles específicos sobre los costos y gastos operacionales comunes para la mayoría de las organizaciones:
Este es uno de los más importantes, ya que se trata del dinero que se le abona a empleados, asalariados y profesionales vinculados con la empresa.
Aunque deben cumplirse las normativas legales vigentes, es un gasto controlado por completo por la gerencia, pues tienen la opción de aumentar o reducir el número de contrataciones que se hacen mes a mes.
Normalmente, este gasto se rige por el volumen de ventas del negocio. De forma proporcional, una mayor cantidad de ingresos esperados brinda la capacidad de aumentar los fondos para este gasto.
Al contrario, si las ventas disminuyen, pueden optar por disminuir la nómina o el nivel de producción para reducir los gastos.
El marketing es un área de la empresa que busca optimizar la forma en que se comunica con el público y los esfuerzos por conocer sus necesidades. Se trata de un trabajo en equipo para planificar, generar e implementar estrategias que se adaptan al mercado, y cuyo principal objetivo es captar nuevos clientes y consolidar un flujo de ventas.
Estas estrategias pueden ser desde digitalizar la empresa, imprimir folletos, redactar notas de prensa, crear campañas de anuncios en redes sociales o recurrir a medios tradicionales como radio o televisión.
Este es uno de los gastos típicos de cualquier empresa, a excepción de negocios con operaciones completamente remotas o aquellas que ya sean dueños de la propiedad.
Se tratan de dos gastos comunes que tiene cualquier empresa sin importar su tamaño, y es importante saber distinguirlos para saber exactamente en qué se gasta y prevenir problemas fiscales.
Los gastos de oficina es un coste relacionado con el funcionamiento del negocio. Por ejemplo: software de gestión, internet, mantenimiento de los equipos de oficina, entre otros.
De forma similar, los materiales de oficina son los objetos que se utilizan diariamente. Pueden ser papeles, bolígrafos, clips, marcadores, tinta de impresora y consumibles en general.
Es un gasto relacionado con el mantenimiento, aprovisionamiento y almacenamiento del inventario en un período de tiempo determinado. Suele ser el mayor gasto, y a la vez uno de los mayores activos de emprendedores minoristas, mayoristas o e-commerce.
En el caso de los costos de inventario, encontramos tres categorías principales: almacenamiento, gestión de pedidos y faltas de existencia.
Finalmente, es necesario tener en cuenta, antes de crear una empresa, conocer cuáles son los gastos operacionales. Esto, más que determinar cuánto será el precio de los productos, el salario de los empleados y otros conceptos, ofrecerá un panorama claro sobre la rentabilidad del modelo de negocio.
Los gastos operacionales son parte fundamental de la actividad comercial de cualquier organización. Es responsabilidad del equipo administrativo identificarlos con certeza para una gestión eficiente de los mismos.
El camino hacia el éxito, invita a encontrar formas de reducir los gastos operacionales sin comprometer la calidad del producto o servicio que se ofrece al cliente.
En definitiva, tener claridad sobre tu cuenta de gastos operacionales será la base para la toma de decisiones en las pymes u organizaciones similares. ¡No te olvides de este importante detalle!