¿Cómo evitar errores en cobros y pagos? Testimonio IFB

Gestionar correctamente los procesos de cobros y pagos de una empresa hace la diferencia en los resultados a fin de mes. De hecho empresas se han visto muy afectadas por quedarse sin liquidez, debido a que no tienen visibilidad ni seguimiento sobre plazos de cobros y pagos.

5 errores típicos en el control cobros y pagos

En este camino hay errores recurrentes, con los que estamos seguros, te identificarás:

1. Monto erróneo: problemas en la conciliación porque se agregó un "0" en la cifra final, por ejemplo: $350.000. por $35.000. En consecuencia, a fin de mes no cuadra la contabilidad.
2. Pagos duplicados: aunque no lo creas pasa más seguido de lo que te imaginas. Sobre todo en aquellas empresas que tienen el seguimiento de las facturas emitidas a través de una hoja de cálculo y no en un sistema de gestión.
3. No enviar comprobantes de pago: si no notificas que ya realizaste el pago, pueden suceder dos cosas, te van a seguir cobrando ó vas a complicar el proceso de conciliación que realice quien recibe, ya que le costará más encontrar la transacción.
4. No envíos de recordatorio de vencimiento de plazo: sucede que hay empresas que aún realizan este proceso de forma manual, y esto trae como consecuencia que no se contacte a toda la lista o que se envíe el aviso de cobro después que se vence el plazo, lo que retarda el proceso de recaudación.
5. ¿A quien contacto primero?: es común ordenar las listas por nombre y no priorizar por días de atraso, por ejemplo. Lo que es muy importante para hacer más eficiente el trabajo y disminuir la lista de morosidad.

Herramientas para gestión de cobros y pagos

En ese sentido, hoy en día existen herramientas que te permiten ahorrar tiempo, mejorar procesos y evitar esos errores. Lo más importante es saber elegir cuál es la que más se adapta a tu negocio.

En esta ocasión, invitamos a IFB, empresa líder en renta inmobiliaria, para que nos contaran sobre su experiencia utilizando Nubox y Bemmbo.

“Nuestro proceso de decisión se debió a la constante búsqueda de servicios que nos permitieran agilizar todos los procesos de pagos y cobros que se realizan en la empresa. Desde que empezamos a usar ambas plataformas pudimos eliminar posibles errores en el traspaso de información, llevar de forma ordenada todo el proceso a un sistema online y optimizar el tiempo de trabajo". 

Teresita Lira Subgerente Administración y Finanzas de IFB

Grupo IFB es una empresa especializada en inversiones inmobiliarias, con más de 15 años de experiencia y alrededor de 250.000 m2 en inversiones en Chile y EE.UU. Su misión es buscar alternativas atractivas y rentables para co-invertir junto a nuestros clientes en diferentes activos de la industria inmobiliaria, mediante un equipo experto, cercano e innovador y bajo una administración de excelencia. 

Grupo IFB nació el año 2007, con la convicción de que en Chile faltaba profesionalizar el manejo de los diferentes activos inmobiliarios. Desde entonces, comenzaron a realizar asesorías y ordenamientos de los diversos portafolios inmobiliarios privados.  Con el paso del tiempo, crearon sus primeros fondos de inversión. “Hoy con orgullo podemos contar que la compañía administra 12 fondos y un portafolio diversificado de más de 250.000 m2. Este portafolio actualmente abarca oficinas, centros comerciales vecinales (strip centers), bodegas y edificios residenciales en Chile y Estados Unidos”.Teresita Lira

¿Por qué eligieron Nubox y Bemmbo?

Nubox, desde hace un tiempo que está funcionando en IFB, pero en el año 2022 cambió su sistema, por lo que se tuvo que migrar, fue en ese momento donde se realizó un análisis de las empresas que podrían reemplazar Nubox y la verdad es que no obtuvimos ninguna opción mejor. Nos da tranquilidad que Nubox está en constante proceso de mejoramiento y tiene un muy buen servicio de ayuda. Además, están constantemente sacando nuevas funciones que hacen que distintos procesos sean menos tediosos y requieren de menor trabajo manual.

En cuanto a Bemmbo, los estuvimos analizando desde hace un tiempo, ya que nos parecía un servicio que nos iba solucionar muchos problemas en nuestros procesos de pagos. En IFB se imprimen todas las facturas y las órdenes de pago, las que pasan por todo un proceso de aprobaciones físicas con timbres, por lo que la propuesta de Bemmbo nos hacía mucho sentido. El problema era que, si no se conectaba con nuestro sistema contable, al final no iba a funcionar.

Finalmente, con la integración de estas dos plataformas fue el empujón que necesitábamos para avanzar con Bemmbo. Por otro lado, cuando incluyeron la parte de cobros fue la “guinda de la torta”, todo lo que necesitábamos para el control de gestión en un solo lugar. 

¿Qué beneficios y resultados obtuvieron?

Ambas herramientas nos han permitido automatizar tareas, disminuir errores y en consecuencia ahorrar tiempo. El hecho de que puedan integrarse entre sí, definitivamente ha sido una gran ventaja, ya que hemos podido automatizar procesos, que manualmente son bastante engorrosos.

Características de una buena herramienta de gestión

Recomiendo mucho Nubox como sistema contable y de facturación. Creo que es amigable y me gusta que se esté actualizando continuamente y mejorando tanto los procesos como los problemas de sus clientes.

Por el lado de Bemmbo, la verdad es que no sé cómo lo hacen las grandes empresas sin un servicio como el que ellos entregan. Hoy lo veo como algo necesario para que se eliminen los errores en los pagos, creo que puede agilizar y alivianar el trabajo de muchos en una sola empresa, lo que permite tener más tiempo para hacer mejores análisis y menos trabajo manual.