Al hablar de comprobantes contables en contabilidad financiera, nos referimos en términos específicos a los documentos que se numeran consecutivamente para fines de registro y control de cada una de las operaciones de la empresa.
Por otra parte, también podemos referirnos a ellos como los documentos que nos permitirán hacer seguimiento a los flujos de cada área de una empresa, así como de los dineros que se ingresan y los gastos que se generan en cada etapa del proceso operacional.
Con el fin de facilitar la inscripción y manejo de los datos, es muy recomendable que estos documentos incluyan las siguientes especificaciones:
Con el desarrollo de las tecnologías de la información, en lugar de libros físicos hoy en día se utilizan los software de contabilidad, los cuales permiten dejar constancia electrónica de los hechos económicos sucedidos en una compañía durante el ejercicio contable como -por ejemplo- estado de resultados. De esta forma, las diversas operaciones se pueden ordenar, clasificar y codificar de manera más rápida y segura.
Dicho esto, es necesario indicar que existen diferentes tipos de comprobantes contables, clasificados de acuerdo a la transacción que respaldan.
Algunos de los comprobantes contables más utilizados por las organizaciones son los que revisaremos a continuación:
Tanto para los contribuyentes de primera como de segunda categoría, se trata del primer comprobante tributario que obtiene la compañía. Este documento respalda el estado económico de la entidad cuando se constituye la sociedad y se inician las actividades comerciales.
También llamado recibo de caja general o comprobante de pago, este documento contable es clave para registrar todos los detalles de las transacciones económicas que involucran ingresos de dinero en efectivo, cheque u otras formas de recaudo.
Estamos hablando de ingresos por concepto de ventas, préstamos, anticipos de clientes o aportes de capital realizados por inversionistas, entre otras entradas económicas. Esta información debe estar debidamente registrada en conformidad con la ley, de tal forma que todo ingreso en dinero, cuente con sus respectivos respaldos.
Para llevar una contabilidad ordenada, cada recibo de caja debe tener una numeración consecutiva, así como el nombre y razón social de la empresa, RUT, descripción del contenido del documento, la fecha en que se llevó a cabo la operación y la firma de los involucrados, entre otros datos.
Consiste en el soporte contable que respalda el desembolso de una cantidad específica de dinero, ya sea por concepto de pago a proveedores, adelantos de sueldos, viáticos, anticipos o cualquier tipo de gastos en que incurra una empresa.
Al llevar la contabilidad de cualquier negocio, es de gran importancia llevar un seguimiento detallado de todos los gastos relacionados al funcionamiento de una empresa junto con sus respectivos comprobante de egresos.
No registra ingresos ni egresos de fondos, sino el movimiento de los recursos de la empresa. Este puede ser un traslado de dinero de la caja general a la caja chica de la oficina, o bien un traspaso entre diferentes cuentas bancarias.
Se trata de un documento que soporta los valores que se pagan a los trabajadores en materias como salarios, seguridad social y deducciones. Se respalda en la planilla de la nómina con la información de cada empleado.
Las notas de débito se utilizan para cargar un valor mayor en la cuenta de los clientes, principalmente por una equivocación u omisión en la liquidación de facturas. Por su parte, el comprobante de crédito registra las rebajas o devoluciones de mercancías que no están liquidadas en la facturación.
Estos son los tipos de comprobantes contables más comunes y utilizados por todo tipo de empresas para llevar su contabilidad financiera. El trabajo en detalle, con rigurosidad y transparencia, es fundamental para lograr que los estados financieros se mantengan en orden y puedas generar más confianza entre los clientes de tu estudio contable.