¿Qué es un arqueo de caja?

De acuerdo con un documento de Contraloría Interna de la Universidad de Valparaíso, el arqueo de caja “consiste en el análisis de las transacciones del efectivo durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido. Por tanto, el saldo que arrojará la cuenta corresponde a lo que se encuentra físicamente en Caja; en dinero en efectivo, cheques o vales".

El arqueo de caja se trata de cotejar los recursos líquidos de la caja con los registros contables, con el objetivo de protegerlos del fraude y las inconsistencias.

Para Amanda Godoy y Orlando Greco -autores del Diccionario Contable y Comercial-, este procedimiento técnico-contable tiene como finalidad principal determinar la eficacia de los controles internos sobre los movimientos de fondos. Además, brinda la posibilidad de saber si los encargados de la caja son honestos, eficientes y responsables.

Al respecto, debes tener presente que las cuentas de tesorería merecen una protección y vigilancia especial. Dadas las constantes entradas y salidas de efectivo, están en permanente riesgo de sustracción por parte de los encargados, o de inconsistencias y  errores al registrar las entradas y salidas.

Cuando el arqueo de caja se utiliza como técnica de control interno, el auditor encargado suele realizarlo en una fecha imprevista por el cajero, esto ya que la idea será "sorprender" para que el proceso no se vea afectado por ningún tipo de manipulación. 

Recuento de caja y arqueo de caja: ¿en qué se diferencian?

Generalmente, estos dos procesos (recuento y arqueo de caja) suelen entenderse como un mismo concepto. Pero lo cierto es que el recuento de caja es parte del arqueo de caja y es el que permite comprenderlo a cabalidad.

Como ya se señaló, el arqueo de caja es la comparación entre el dinero que efectivamente hay en caja y los valores registrados en la contabilidad financiera.

Por su parte, el recuento de caja corresponde al conteo y respectivas anotaciones que debes realizar para totalizar el dinero y efectuar dicho cotejo. Esto incluye la verificación de comprobantes y/o soportes de todos los gastos e ingresos de dinero anotados en la cuenta “caja”.

¿Qué pasa si se detectan diferencias en el arqueo de caja?

El arqueo de caja puede revelar sobrantes o faltantes con respecto a los registros de la cuenta de control del libro mayor. Dichas inconsistencias se denominan "Diferencias de Arqueo" y pueden deberse a: 

• La apropiación de dinero por parte del cajero. 

• Equivocaciones a la hora de cobrar o pagar en efectivo. 

• Errores al confeccionar comprobantes de pago u otras salidas de dinero. 

• Errores al realizar anotaciones en el libro contable. 

• Extravíos de justificantes de salida o ingreso de dinero. 

• Omisión de la obligación de confeccionar el justificante de alguna transacción. 

En cualquiera de los casos, tienes que buscar la causa del error y ajustar el saldo al importe arrojado por el arqueo. Para ello, puedes optar por dos opciones: 

• Designar un cajero como responsable de las diferencias de arqueo: en este caso, a quien se le asigna esta responsabilidad se le paga un quebranto de moneda que, básicamente, es una suma de dinero adicional -generalmente incluida en su sueldo- que debe usar para cubrir cualquier diferencia de caja que se presente. Esto quiere decir que las inconsistencias serán subsanadas por el cajero y las existencias finales siempre coincidirán con las cuentas de caja. 
•  La empresa asume las diferencias de arqueo: en este caso, tendrás  que contabilizar las diferencias en una cuenta denominada “diferencias de caja”, en donde cargas los faltantes como pérdidas y los sobrantes como abonos. Si a lo largo del período no subsanas estas inconsistencias, al cerrarlo tendrás que cancelar dicha cuenta contra la de pérdidas y ganancias.

¿Cómo optimizar el proceso del arqueo de caja?

El arqueo de caja es muy fácil de realizar. Para empezar, solo debes considerar el efectivo existente al iniciar el día y: 

• Sumarle las ventas e ingresos percibidos en el día. 

• Restar los gastos y pagos efectuados en la jornada. 

El resultado de la suma debe reflejar el dinero real que tienes en caja. A este procedimiento es al que se le llama Conteo de Caja. Luego, se confrontan los resultados con los registros contables y ¡listo!

No obstante, considera que este proceso puede- de todas formas- optimizarse con un software contable integrado a un sistema de facturación electrónica. De tal forma, las operaciones de compra y venta quedarán registradas automáticamente y las cuentas permanecerán actualizadas.

Incluso, algunos software te permitirán crear un libro específico para el ingreso de las entradas y salidas de caja, maniobra que puede ahorrarte muchísimo trabajo y disminuir la tasa de errores.