Libro de Caja: ¿Qué es? ¿Qué contiene?

Los libros contables son indispensables para las organizaciones, ya que estos cumplen un rol fundamental con los movimientos contables en sus distintas áreas de trabajo.

En esta oportunidad, te hablaremos del Libro de Caja: ¿Qué es?, ¿Para qué sirve? y por supuesto ¿Cómo se lleva?

Si aún no sabes cómo proceder y estás a punto de confeccionar un Libro de Caja, este artículo es para ti. ¡Continúa leyendo!

¿Qué es el Libro de Caja en Chile?

El Libro de Caja es el mecanismo de control de las empresas de los movimientos contables, donde deben registrar, de manera cronológica, el flujo real de sus ingresos y egresos.

Acá se deben considerar todas las operaciones que se realicen, es decir, se debe incluir los aportes, préstamos y cualquier otro movimiento que se realices en la empresa y afecte la caja, como también todos los pagos o devoluciones.

El Libro de Caja se asocia actualmente a empresas que llevan una contabilidad simplificada, ya que se considera una herramienta esencial para una mejor gestión financiera. Además, la Ley permite armonizar los movimientos contables de Pymes para sus obligaciones tributarias. 

Pero mucho ojo, una empresa que lleva contabilidad completa también podrá incluir este tipo de libro auxiliar para complementar la confección de sus estados financieros. 

¿Para qué sirve el Libro de Caja?

El Libro de Caja de una empresa tiene como objetivo registrar todos los movimientos monetarios de la empresa que afecten la caja. De esta manera, se ven los saldos reales de la misma.

Cuando se trabaja con un Libro de Caja organizado, se pueden identificar a tiempo los superávits o déficits que tenga la empresa en su caja.

Actualmente, para aquellos que llevan contabilidad simplificada, es obligatorio llevar el Libro de Caja en conjunto con el libro de ingresos y egresos.

¿Qué pasó con el Libro de Caja bajo la Ley 21.210?

La Modernización de la Legislación Tributaria, como lo hemos visto en otros artículos, trajo consigo nuevos regímenes tributarios que se asocian a la contabilidad simplificada.

Por esta razón, el Servicio de Impuestos Internos entregó indicaciones con relación a los formatos del Libro de Caja. Estas indicaciones se encuentran en la Resolución Exenta N°14 del 12 de febrero del 2021.

¿Qué se debe considerar para llevar un libro de caja?

Se debe tener presente que, para llevar un libro de caja, hay que ser contribuyente adherido al Régimen de Tributación Simplificada. Frente a esta situación, es importante verificar los  nuevos regímenes tributarios que cuentan con contabilidad simplificada, y ver a cuál pertenece la empresa.

Actualmente, existe una mayor posibilidad de contar con una contabilidad simplificada que requiera ser organizada por un libro de ingresos y egresos y libros auxiliares correspondientes, como por ejemplo el libro de caja. 

Además, aquellos contribuyentes que llevan contabilidad completa, podrán solicitar autorización para llevar contabilidad simplificada, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos por ley. Esta solicitud se hace a través del portal del Servicio de Impuestos Internos (SII).

Es importante saber que no pueden acogerse a contabilidad simplificada contribuyentes del rubro minero, aduanas y corredoras, que clasifican como contribuyentes de primera categoría.

¿Qué debe contener un libro de caja?

Es importante tener en cuenta que un libro de caja debe estar autorizado de acuerdo al régimen tributario en que te encuentres, como también cumplir con los requisitos y formatos que establece la Resolución exenta N°14 del SII, con fecha 12 de febrero del 2021.

Esta entrega directrices para los Regímenes Tributarios Artículo 14 letra D N8 (Pro Pyme Transparente) y Artículo 14 letra DN°3 (Pro Pyme General), que decidan acogerse a la contabilidad simplificada. Cabe señalar que, con esta nueva normativa, quedará sin efecto la Resolución Exenta N°129 del 31 de diciembre del 2014.

Actualmente, se deben considerar los siguientes antecedentes:

1. La Ley 21.210 deroga a partir del 01-01-2020 el artículo 14 ter y  establece la letra D, por lo que este ya no existe y todos los contribuyentes asociados pasaron a ser de otros Regímenes tributarios con similares características .
2. Las empresas acogidas al artículo 14 letra D N3, podrán llevar contabilidad simplificada, como también la obligación de contar con un Libro de Caja,  que entregue información de forma cronológica y con un resumen diario de su flujo de ingreso y egresos.
3. Para el llenado del libro de ingresos y egresos para la contabilidad simplificada, en el caso de aquellos contribuyentes acogidos al Artículo 14 letra D N3, se deberán seguir las instrucciones de llenado de acuerdo al formato que entrega el Servicio de Impuestos Internos.  
4. Con respecto al Libro de Caja, para el Artículo 14 letra D N3, se deberán seguir las instrucciones de llenado de acuerdo al formato que entrega el SII. 
5. En cuanto al Artículo 14 letra D N8, las empresas acogidas a este régimen tendrán la obligación de llevar un Libro de Caja. Sin embargo, deben llevar contabilidad completa sin perjuicio de sus resultados tributarios. 
6. Para llevar a cabo el Libro de Caja, aquellos contribuyentes acogidos al Artículo 14 letra D N8 deberán cumplir con el mismo  instructivo y formato que dejó el Servicio de Impuestos Internos para los contribuyentes acogidos al 14 letra D N3. 
7. El registro de los flujos en los libros que los contribuyentes tienen la obligación de presentar, deberá hacerse de forma cronológica y al día de acuerdo a los procedimientos vigentes, como también cumpliendo las normas del artículo 17 del código tributario. 
8. Los contribuyentes que incumplan la obligación de llevar los libros de ingresos y egresos y de caja, o los entreguen de forma atrasada o en forma distinta a la establecida en la Resolución N°14, serán sancionados de acuerdo a lo dispuesto en el N° 7 del artículo 97 del Código Tributario.
9. Ingresar los movimientos de manera clara, es decir, si fueron todos los ingresos percibidos o devengados y los egresos o gastos pagados o adeudados.
10. En ambos casos, el Libro de Caja debe ingresarse con un número correlativo (1, 2, 3, y siguientes).
11. Los ingresos o egresos se deben identificar según su número de documento.
12. Se debe señalar el tipo de documento que está respaldando el ingreso percibido o el egreso efectivamente pagado. (Facturas, certificados, boletas de honorarios, entre otros).
13. Los documentos de respaldos asociados a los ingresos y egresos, deben considerar el registro del RUT del contribuyente que los emite.
14. En relación a las fechas de operación, éstas se registran de acuerdo al formato dd/mm/aaaa.
15. Se deberá detallar una glosa de la operación.
16. Ingresar el monto total de los flujos relacionados a los ingresos.
17. Registrar el monto que afecta la base imponible. 
18. Completar el resumen del libro con los saldos finales de los ingresos y egresos y su saldo de flujo de caja, como también los relacionados a los montos que afectan la base imponible ingresos - egresos= resultado neto. 
19. En el caso del libro de ingresos y egresos para contabilidad simplificada, se deben completar los mismos antecedentes. Sin embargo, los ingresos y egresos deberán ser mucho más detallados, es decir, si fueron percibidos o devengados. 
20. Por un lado, se detallarán en primera instancia los ingresos, para luego proceder a los egresos.
21. En ambos casos, ya sean ingresos o egresos, se deberá incluir si fueron operaciones con entidades relacionadas.  
22. Los montos netos se deben registrar en pesos, en la columna correspondiente al caso, ya sean percibidos o devengados. 

El Libro de Caja actualmente tiene su formato previamente establecido por el SII, con sus instrucciones de llenado correspondiente.

¿El Libro de Caja en Chile se considera un libro auxiliar?

Recuerda que el Libro de Caja es un libro auxiliar, el cual se debe complementar con otros libros relacionados. Así que, si quieres conocer más sobre estos, te invitamos a revisar en nuestro artículo: “Guía sobre los libros auxiliares de contabilidad que se usan en Chile”.

¿Qué función tiene en la contabilidad?

Debes tener presente que el Libro de Caja, en la contabilidad simplificada, tiene como función primordial cumplir con las obligaciones tributarias. Además, se deberá complementar con el libro de ingresos y egresos. De esta manera, se podrá rescatar la información que deberás considerar en los procesos de Operación Renta de cada año. 

Por otro lado, el Libro de Caja, en la contabilidad completa, tiene como función complementar la confección de los Estados Financieros que permiten cumplir con las obligaciones tributarias. Este libro se deberá complementar con otros libros auxiliares. De esta manera, se podrá rescatar la información completa durante el proceso de cierre contable para la etapa de Operación Renta de cada año.