Los gastos de cobranza son los costos administrativos y operativos que una empresa asume para gestionar la recuperación de pagos o deudas vencidas.
Dicho de otro modo: cuando un cliente no paga en el plazo acordado y la empresa tiene que destinar tiempo, personas o recursos para perseguir ese pago, esos costos tienen un nombre y, en Chile, tienen una regulación específica.
Estos gastos pueden incluir desde llamadas telefónicas y envío de correos o cartas, hasta visitas al domicilio del deudor o la contratación de una empresa especializada en cobranza.
Todo lo que se hace para recuperar lo que se debe, genera un gasto real, y la ley permite traspasar ese costo al deudor, dentro de ciertos límites.
Aquí conviene hacer una distinción que muchos confunden:
Los gastos de cobranza extrajudicial corresponden a todas las gestiones que se realizan antes de ir a los tribunales: llamadas, correos, visitas, cartas y otros contactos directos con el deudor. Son los más habituales en el día a día de las pymes.
Los gastos de cobranza judicial, en cambio, se generan cuando el conflicto llega a los juzgados.
En ese caso se aplican las normas del Código de Procedimiento Civil y corresponden a costas procesales y honorarios de abogados.
Este camino es más costoso y generalmente se reserva para deudas significativas o casos donde el deudor simplemente no responde.
La manera en que cómo se generan los gastos está directamente ligada a la etapa de la deuda.
Una cartera en mora temprana generalmente incurre en gastos de cobranza menores, quizás solo recordatorios automáticos o llamadas de seguimiento.
Sin embargo, a medida que la deuda vencida se prolonga, los costos aumentan exponencialmente.
En Chile, la cobranza extrajudicial está regulada principalmente por la Ley N° 19.496 sobre Protección de los Derechos de los Consumidores, y más específicamente por las modificaciones introducidas por la Ley N° 21.320 del año 2021, que surgió en respuesta a miles de denuncias por prácticas abusivas de cobranza.
Uno de los puntos más importantes que muchos desconocen: los gastos de cobranza extrajudicial solo pueden comenzar a cobrarse una vez transcurridos 20 días corridos desde el vencimiento del pago impago.
Antes de ese plazo, no corresponde cargar estos costos al deudor.
Además, la empresa tiene la obligación de realizar al menos una gestión útil sin cobro dentro de los primeros 15 días de morosidad, es decir, informarle al deudor que está atrasado.
Las grandes empresas suelen tener equipos legales y sistemas especializados para gestión de cobranza, pero las PYMEs muchas veces operan con procesos informales o manuales.
Eso aumenta el riesgo de:
Utilizar herramientas de gestión, como soluciones de facturación y administración como Nubox, que integran módulos de cobranza, ayuda a estandarizar los procesos y mantener ordenada la trazabilidad de cada cliente.
La ley establece una escala progresiva que se aplica sobre el monto de la cuota vencida, no sobre el total de la deuda.
Los porcentajes máximos permitidos son:
No toda acción de cobranza genera un costo que se puede traspasar al deudor. La ley exige que los gastos de cobranza correspondan a gestiones efectivamente realizadas. Es decir, no puedes cobrar por algo que no hiciste.
Las gestiones permitidas incluyen:
En cuanto a la frecuencia, la ley es específica: solo se puede realizar una visita o llamada telefónica por semana, y se permiten dos gestiones remotas adicionales semanales (correos, SMS, mensajería), separadas por al menos dos días.
Acosar u hostigar al deudor está prohibido y puede terminar con una denuncia ante el SERNAC.
Además, los gastos de cobranza no pueden capitalizarse, es decir, no pueden sumarse a la deuda original para calcular nuevos intereses sobre ellos.
Las implicaciones financieras de los gastos de cobranza van más allá del simple desembolso.
Afectan directamente la salud económica de la empresa de varias formas cruciales.
Cada peso gastado en recuperar una deuda es un peso que reduce la rentabilidad del negocio.
Además, cada acción de cobranza incrementa los costos administrativos y operativos sin generar ingresos adicionales.
Imagina que tienes una factura de $1000 y gastas $100 en el proceso de cobranza. Tu recuperación efectiva no será de $1000, sino de $900 antes de impuestos.
Esto se magnifica cuando se trata de un volumen considerable de morosos o de deudas de alto valor.
El impacto en el flujo de efectivo es inmediato y directo. Los gastos de cobranza son, en su mayoría, desembolsos que la empresa debe realizar antes de recuperar el capital adeudado.
Si estos desembolsos son significativos y el ciclo de cobro de deudas es largo, la liquidez de la empresa puede verse comprometida.
En casos extremos, una mala gestión de cobranza puede llevar a la necesidad de financiación externa para cubrir las operaciones diarias, lo que a su vez genera más costos en intereses y comisiones.
Mantener un flujo de efectivo sano es vital. Nubox, por ejemplo, ofrece funcionalidades que permiten acelerar tus cobros y automatizar la conciliación, lo que impacta directamente en la mejora del flujo de caja.
La prevención de mora temprana es la mejor herramienta para mitigar este impacto.
Más allá de conocer los límites legales, la pregunta práctica para cualquier emprendedor o dueño de negocio es: ¿cómo organizarse para cobrar bien sin que esto se convierta en un dolor de cabeza constante?
Una gestión de cobranza efectiva no empieza cuando el cliente ya debe. Empieza antes:
La clave es no saltarse etapas y llevar registro de cada gestión. Eso no solo te protege legalmente, sino que también te da una imagen más profesional frente al cliente y aumenta las probabilidades de recuperar la deuda sin dañar la relación comercial.
Llevar el seguimiento de facturas pendientes, fechas de vencimiento, gestiones realizadas y montos adeudados de forma manual es una receta para el caos. Hoy existen herramientas que automatizan todo ese ciclo.
Nubox, por ejemplo, permite conectar la facturación electrónica del SII con las cuentas bancarias y automatizar el envío de recordatorios de pago con link de pago incluido.
Así el cliente recibe un aviso oportuno antes del vencimiento y tiene la opción de pagar en el mismo momento, sin fricciones.
Esto no solo mejora el flujo de caja: también reduce la morosidad sin necesidad de perseguir a los clientes.
Puedes revisar las funcionalidades del software de factura y administración de Nubox para ver todo lo que ofrece.
Ordenar la gestión financiera de una pyme implica muchas piezas a la vez: facturar a tiempo, hacer seguimiento de pagos, conciliar con el banco, cumplir con el SII y pagar remuneraciones sin errores.
Nubox es el ecosistema preferido de las pymes y contadores en Chile porque reúne todo en un solo lugar.
Desde el software de facturación y administración que te permite emitir DTEs en segundos y gestionar tus cuentas por cobrar en tiempo real, hasta el software de contabilidad, remuneraciones y control de asistencia: todo conectado, todo actualizado y con cumplimiento normativo integrado.
Si estás buscando una forma de profesionalizar tu operación sin complicarte, no dejes de conocer de qué se trata.
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