¿Contabilidad automatizada o manual? ¡Resuelve tus dudas aquí!

Hasta hace poco, la mayoría de los contadores llevaban la contabilidad manualmente. Eso implicaba el ingreso de datos a mano en los libros gestionados papel y/o en Excel, así como largas jornadas de cálculos matemáticos donde la calculadora era la mejor amiga. Luego aparecieron los software contables que permitieron automatiza el ejercicio contable y el panorama cambió radicalmente.

En ese sentido, el software contable se ha convertido en un aliado estratégico para los contadores y empresas de todo tipo y tamaño. En 2019 -solo en Estados unidos- el 64.4% de las Pymes usaban este tipo de programas para apoyar la gestión de su contabilidad. 

En Chile, según un informe del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo de 2015, los sistemas administrativos -como los utilizados en contabilidad, finanzas, ERP y facturación- ocupaban el 20,7% de los software más utilizados en el país y, entendiendo que los procesos de digitalización han avanzado con gran velocidad, la cifra de adopción debe ser mucho más alta en la actualidad.

Al respecto, los profesionales del área son los más beneficiados, y aseguran que lo mejor de esta tecnología es que hace más fácil la contabilidad automatiza, garantiza la integridad de la información y les da tiempo para responder a los requerimientos que sus clientes les hacen en materia de análisis, asesoría y planeación financiera.

Contabilidad manual: ¿Es útil?

En un sistema de contabilidad de este tipo, tienes que administrar los libros y registrar a mano cada una de las operaciones realizadas por la empresa en determinado período.

Como ya se señaló, este procedimiento puede ser desarrollado tanto en papel como en una hoja de cálculo de Excel y, aunque esta última opción es computarizada, se considera manual porque nada está automatizado: debes sumar columnas, comprobar resultados, digitar y volver a digitar números. Pese a que las fórmulas (Macros) permiten al sistema ejecutar el cálculo por sí solo, tú eres el responsable de configurarlas y velar porque no se alteren o borren. 

Aunque las estadísticas señalan que para el 27.5% de las empresas estadounidenses los principales errores fiscales y contables que les cuestan millones se deben a la introducción manual de datos incorrectos en el sistema contable, este tipo de contabilidad representa ciertas ventaja: su implementación no requiere inversiones y no presenta mayor complejidad. Además, al ejecutar los procesos por tu cuenta, te entrenas a diario y afianzas tus conocimientos en el área.

Por supuesto, de estas ventajas puedes gozar solo cuando se trata de una pequeña empresa, ya que cuando un negocio comienza a crecer se amplían las cuentas, la cantidad de ingresos y egresos, el nivel de facturación y otras tantas variables que hacen que la contabilidad manual no sea una opción viable.