El software de facturación electrónica es una de las herramientas digitales más utilizadas en empresas y emprendimientos con el propósito de optimizar procesos, ahorrar tiempo y recursos. 

La automatización de las empresas y el uso de software de gestión, como los sistemas de facturación electrónica, es una tendencia que cada vez gana mayor popularidad en el mundo empresarial, pero ¿Cuál es la función de estos programas?

¿Qué es un software de facturación electrónica?

Un software de facturación electrónica es un sistema informático diseñado para gestionar automáticamente la elaboración, registro y emisión de facturas u otros documentos tributarios electrónicos (DTE).

Por tratarse de un proceso completamente automatizado, minimiza la posibilidad de errores en la inserción de datos y genera registros pormenorizados de cada una de las transacciones comerciales realizadas.

Bien sea un software de facturación electrónica gratis o de pago, se trata de un programa con la capacidad de emitir reportes en tiempo real, información de inestimable valor a la hora de tomar decisiones sobre la dirección de la empresa.

Es relevante mencionar que la configuración de este tipo de sistemas debe contemplar tanto la legislación tributaria vigente en el país donde funciona la organización, como los impuestos correspondientes.

En el caso de Chile, desde febrero de 2018, es obligatorio emitir factura electrónica con firma digital del emisor, la cual es debidamente autorizada por el Servicio de Impuestos Interno (SII), a través de internet.

La factura electrónica, sustituto del comprobante tradicional en papel, incluye información detallada de la operación realizada, como por ejemplo:

  • Fecha;
  • Datos de los contribuyentes involucrados en la transacción;
  • Bienes y servicios facturados;
  • Precio unitario y global;
  • Descuentos (si aplica);
  • Método de Pago.

Cada software de facturación electrónica gratis o de pago presenta al usuario en su interfaz los campos mencionados y otros de utilidad, como el cálculo del Impuesto al Valor Agregado (IVA).

¿Por qué lo necesitas?

Una de las principales razones para tener un software de facturación electrónica gratis o de pago es el ahorro de tiempo que supone contar con una herramienta digital que te proveerá de formularios de DTE diseñados para cada ocasión.

El usuario o representante de la empresa únicamente procederá a rellenar los datos correspondientes a cada categoría, un paso que se automatiza con el tiempo gracias a las bases de datos propias de estos sistemas.

Los clientes y proveedores también resultan beneficiados con la automatización de los procesos, ya que reciben los comprobantes con rapidez, para evitar retrasos, molestias e incumplimiento de plazos. 

Contar con un software de facturación electrónica gratis o de pago en Chile significa cumplir con las leyes tributarias y reducir costos para la empresa, particularmente en lo que se refiere a la compra de insumos como tinta y papel.

Otro aspecto interesante es que existen programas informáticos de facturación ajustados a las necesidades de cada tipo de empresa o emprendimiento, tal es el caso del software de gestión para pymes.     

Muchas de estas herramientas digitales se integran a sistemas contables multiempresas, programas informáticos que permiten gestionar la contabilidad de varias organizaciones desde la misma interfaz del software.  

¿Cómo elegir el mejor software de facturación?

Un buen software de facturación electrónica mejora la gestión de la empresa, promueve la reducción de gastos e impulsa el crecimiento de la organización o emprendimiento, permitiéndole desarrollar su potencial.

Para elegir el mejor sistema de facturación electrónica para tu empresa es preciso confirmar que el programa cuente con:

1.   Facilidad de acceso

El usuario autorizado debe poder acceder a la información independientemente de su ubicación y el dispositivo que utilice, por lo que un software vinculado a la nube sería una opción ideal, al ofrecer mayor control sobre los documentos y soportes.

2.   Sencillez

La interfaz del programa tiene que ser sencilla, intuitiva y amigable con el usuario, de manera que pueda facilitar el proceso de aprendizaje y compresión de las diferentes funcionalidades existentes.

3.   Automatización

Pude parecer obvio o redundante, pero a la hora de elegir un software de facturación electrónica debes confirmar que sus procesos estén automatizados al máximo.

4.   Integración con otros sistemas

La posibilidad de que el sistema de facturación electrónica se integre con otros programas, como un software contable online, es una característica fundamental para quienes piensan en el crecimiento de la empresa a mediano y largo plazo.

5.   Soporte legal

Un software de facturación electrónica con respaldo del SII te ayudará a evitar irregularidades y a mantenerte al día con tus obligaciones fiscales.

6.   Personalización

Una propiedad valorada por los usuarios es la opción de modificar o editar los DTE, en los casos que resulte necesario, bien sea para agregar información, actualizar la base de datos o efectuar correcciones.  

De la misma forma, disponer de un software adaptado a las características y objetivos de la empresa se traduce en una gran ventaja competitiva en el mercado.

7.   Notificaciones

Los avisos para notificar al usuario sobre la ejecución de operaciones (compras, ventas) deben poder visualizarse en diferentes medios, como el correo electrónico (email) y la misma plataforma de trabajo.

8.   Operaciones en tiempo real

Es clave que el software de facturación electrónica elegido facilite la observación del flujo de caja, las compras, ventas, ingresos y egresos en tiempo real. Igualmente, la emisión de reportes y gráficos es una función deseable.  

9.   Seguridad

Por último, pero no menos importante, un software de facturación electrónica debe garantizar en todo momento la confidencialidad de los datos de la empresa y de los clientes que participan en las transacciones.

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