Juan Ignacio Onetto
AgTech & Co-Fundador de Colppy
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La automatización de las empresas y el uso de software de gestión, como los sistemas de facturación electrónica, es una tendencia que cada vez gana mayor popularidad en el mundo empresarial, pero ¿Cuál es la función de estos programas?
Un software de facturación electrónica es un sistema informático diseñado para gestionar automáticamente la elaboración, registro y emisión de facturas u otros documentos tributarios electrónicos (DTE).
Por tratarse de un proceso completamente automatizado, minimiza la posibilidad de errores en la inserción de datos y genera registros pormenorizados de cada una de las transacciones comerciales realizadas.
Bien sea un software de facturación electrónica gratis o de pago, se trata de un programa con la capacidad de emitir reportes en tiempo real, información de inestimable valor a la hora de tomar decisiones sobre la dirección de la empresa.
Es relevante mencionar que la configuración de este tipo de sistemas debe contemplar tanto la legislación tributaria vigente en el país donde funciona la organización, como los impuestos correspondientes.
En el caso de Chile, desde febrero de 2018, es obligatorio emitir factura electrónica con firma digital del emisor, la cual es debidamente autorizada por el Servicio de Impuestos Interno (SII), a través de internet. Puedes consultar más información en el portal oficial del SII.
La factura electrónica, sustituto del comprobante tradicional en papel, incluye información detallada de la operación realizada, como por ejemplo:
Cada software de facturación electrónica gratis o de pago presenta al usuario en su interfaz los campos mencionados y otros de utilidad, como el cálculo del Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Una de las principales razones para tener un software de facturación electrónica es el ahorro de tiempo que supone contar con una herramienta digital que te proveerá de formularios de DTE diseñados para cada ocasión.
El usuario o representante de la empresa únicamente procederá a rellenar los datos correspondientes a cada categoría, un paso que se automatiza con el tiempo gracias a las bases de datos propias de estos sistemas.
Los clientes y proveedores también resultan beneficiados con la automatización de los procesos, ya que reciben los comprobantes con rapidez, para evitar retrasos, molestias e incumplimiento de plazos.
Contar con un software de facturación electrónica en Chile, representa una alternativa eficiente y moderna para cumplir con las leyes tributarias en Chile, mientras ayuda a reducir costos para la empresa, especialmente en lo que se refiere a la compra de insumos como tinta y papel.
Además, al contar con un sistema certificado por el SII, te aseguras de que tus documentos cumplen con la normativa vigente y se transmiten correctamente al Servicio de Impuestos Internos, evitando multas o rechazos.
Otro aspecto interesante es que existen programas informáticos de facturación ajustados a las necesidades de cada tipo de empresa o emprendimiento, tal es el caso del software de gestión para pymes.
Muchas de estas herramientas digitales se integran a sistemas contables multiempresas, programas informáticos que permiten gestionar la contabilidad de varias organizaciones desde la misma interfaz del software.
En Chile, para emitir facturas electrónicas válidas ante el SII, tu empresa debe cumplir con ciertos requisitos técnicos y normativos:
Estos pasos son obligatorios tanto si utilizas el sistema gratuito del SII como si optas por un software de pago.
Un buen software de facturación electrónica mejora la gestión de la empresa, promueve la reducción de gastos e impulsa el crecimiento de la organización o emprendimiento, permitiéndole desarrollar su potencial.
Para tomar una buena decisión, es importante considerar varios factores clave que debe cumplir el sistema de facturación electrónica que elijas para tu empresa:
El usuario autorizado debe poder acceder a la información independientemente de su ubicación y el dispositivo que utilice, por lo que un software vinculado a la nube sería una opción ideal, al ofrecer mayor control sobre los documentos y soportes.
La interfaz del programa tiene que ser sencilla, intuitiva y amigable con el usuario, de manera que pueda facilitar el proceso de aprendizaje y comprensión de las diferentes funcionalidades existentes.
Esto es especialmente útil para pymes o personas sin formación contable, que buscan soluciones fáciles de implementar.
Puede parecer obvio o redundante, pero a la hora de elegir un software de facturación electrónica debes confirmar que sus procesos estén automatizados al máximo.
Por ejemplo, que permita emitir boletas, facturas, notas de crédito y débito con unos pocos clics.
La posibilidad de que el sistema de facturación electrónica se integre con otros programas, como un software contable online, es una característica fundamental para quienes piensan en el crecimiento de la empresa a mediano y largo plazo.
Un software de facturación electrónica con respaldo del SII te ayudará a evitar irregularidades y a mantenerte al día con tus obligaciones fiscales.
Verifica que el proveedor esté inscrito como solución certificada ante el SII y que cumpla con los formatos exigidos.
Una propiedad valorada por los usuarios es la opción de modificar o editar los DTE, en los casos que resulte necesario, bien sea para agregar información, actualizar la base de datos o efectuar correcciones.
De la misma forma, disponer de un software adaptado a las características y objetivos de la empresa se traduce en una gran ventaja competitiva en el mercado.
También es útil poder personalizar las plantillas con el logo de tu empresa o configurar campos adicionales según tu giro.
Los avisos para notificar al usuario sobre la ejecución de operaciones (compras, ventas) deben poder visualizarse en diferentes medios, como el correo electrónico (email) y la misma plataforma de trabajo.
Es clave que el software de facturación electrónica elegido facilite la observación del flujo de caja, las compras, ventas, ingresos y egresos en tiempo real. Igualmente, la emisión de reportes y gráficos es una función deseable.
Esto no solo mejora la toma de decisiones, sino que te permite tener claridad financiera en todo momento.
Por último, pero no menos importante, un software de facturación electrónica debe garantizar en todo momento la confidencialidad de los datos de la empresa y de los clientes que participan en las transacciones.
Si tienes una pyme o estás emprendiendo, necesitas un software de facturación que te simplifique la vida, no que la complique.
El sistema ideal debe incorporar factores clave como la facilidad de uso, el acceso desde cualquier lugar y la adaptabilidad a tu volumen de operaciones.
Además, es importante contar con planes escalables, soporte local y funciones diseñadas específicamente para negocios en crecimiento.
Desde 2018, todas las empresas y personas con actividades económicas deben emitir sus DTE electrónicamente ante el SII.
Facturas electrónicas, boletas electrónicas, notas de crédito, notas de débito, guías de despacho, entre otros.
Puedes recibir sanciones o multas por incumplimiento tributario. Además, tus clientes podrían rechazar documentos no válidos.
Que cumple con los requisitos técnicos y legales exigidos por el SII para emitir documentos válidos en Chile.
Los especialistas de Nubox, como siempre a la vanguardia del desarrollo de herramientas digitales para empresas, han creado un software de facturación electrónica especialmente diseñado para emprendedores y Pymes.
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Además, está certificado por el SII, lo que garantiza que todos tus documentos se emiten conforme a la normativa vigente, sin complicaciones.
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