Una de las formas de asegurar que la presencia de tu marca destaque al emitir una factura electrónica, es que el logo de tu negocio esté en ella. Por eso, sobre todo si estás trabajando en la creación de tu propia PYME y aún te estás adaptando a los diferentes procesos, es crucial que conozcas cómo poner el logo en la factura electrónica.

Por suerte, la mayoría de las veces se trata de un proceso sencillo, al que, tras tener la información adecuada, basta con dedicarle un poco de tiempo. 

Por esa razón, aquí nos encargaremos de mostrarte cómo poner el logo en una factura electrónica y por qué es tan importante. Además, te hablaremos un poco sobre otro tema muy cuestionado cuando de facturación electrónica se trata: Nombres de fantasía.

¿Cómo poner el logo en la factura electrónica SII?

Si aún no has adquirido un software de gestión desde el que puedas emitir facturas, puedes optar por poner el logo a las facturas electrónicas mediante el sistema de facturación gratuito del SII (Servicio de Impuestos Internos).

Si bien incorporar un logo desde la plataforma del SII puede ser un procedimiento un poco más lento, es igualmente válido.  

Por eso, te mostraremos ambas maneras. 

1. Mediante el SII

  1. Inicia sesión en la oficina virtual del SII con el RUT del representante de la empresa, junto con la Clave Tributaria. 
  2. Dentro del apartado de Servicios Online, selecciona la opción de Factura Electrónica. 
  3. Presiona Sistema de facturación gratuito del SII, seguido de Actualizar logotipo de la empresa. 
  4. Ingresa el RUT de la empresa y selecciona el archivo con tu logo. 
  5. Haz clic en Enviar.

Siguiendo estos pasos, tu logo quedará grabado en las bases de datos del SII y se plasmará de forma automática en cualquier factura que crees con su servicio.

 2. Mediante Nubox Pyme 

Siempre debes tener en cuenta que existen sistemas de gestión y facturación de proveedores externos que, a diferencia de la herramienta del SII, permiten generar facturas de forma casi automatizada y en gran cantidad. 

Si bien existen varios de ellos en el mercado chileno, a continuación te mostraremos cómo agregar un logo para factura SII a través de nuestro software de gestión para Pymes: Nubox Pyme.

  1. Ingresa a Configuración General en el menú.
  2. En el apartado de Empresas, haz clic Editar. 
  3. Presiona el logo de Nubox de mayor tamaño y selecciona el archivo con tu logotipo. 
  4. Guarda los cambios. 

Tras haber finalizado, tu logo pasará a ser parte del formato de facturas y estará incluido en cada una que emitas. Además, si luego deseas cambiarlo, solo debes seguir los mismos pasos.

¿Cómo poner nombre de fantasía en una factura electrónica?

Aunque los nombres de fantasía juegan un papel fundamental en el desarrollo comercial de una empresa, no son un requisito para poder elaborar una factura electrónica válida. De hecho, son totalmente opcionales y bajo ningún concepto pueden sustituir a la razón social. 

Por eso, en la mayoría de formatos de facturas electrónicas no encontraremos un apartado específico destinado al nombre de fantasía, pero sí a la razón social. 

No obstante, sigue siendo posible incorporar el nombre de fantasía en el documento. Para ello, debe estar incluido en la imagen del logo que cargarás en la sección de facturación dentro de tu software de gestión.

¿Cómo poner nombre de fantasía en SII?

A pesar de que en países como Argentina el nombre de fantasía tiene una mayor relevancia en instituciones como la AFIP (Administración Federal de Ingresos Públicos), en el caso de Chile, el SII no lo toma en cuenta como parte de los datos significativos. 

Por lo que, al igual que con los software de facturación electrónica privados, no encontraremos una opción para incluirlo en la factura, pero sí podrá ser integrado junto con el logo. 

El único limitante que el SII plantea respecto al nombre de fantasía es que, tal como si se tratara del logo, la imagen no puede ocupar más de una quinta parte del documento. Además, también aclara que, siempre que se cumpla con la condición anterior, el nombre de fantasía puede ser más grande que la razón social sin representar ningún inconveniente.

¿Es importante utilizar el logotipo en la factura electrónica?

Si existe un elemento realmente valioso para una organización, es su logotipo. No solo la diferenciará de cualquier otra empresa o institución, sino que será la imagen que la represente en absolutamente cualquier ocasión. 

Asimismo, más allá de una estrategia de mercado, en el caso de los documentos cumple un rol de practicidad y agilización. Esto al permitir que el receptor, tras visualizar el logo de la empresa emisora, pueda identificarla de manera inmediata sin necesidad de buscar el nombre entre los datos escritos.

Por eso, es tan habitual que todo tipo de documentos emitidos por una empresa incluyan su logotipo, y las facturas no son la excepción. 

Incluso si parece algo de menor importancia cuando visualizas un único documento, lo es si tomas en cuenta que tanto las empresas grandes como las PYMES reciben constantemente facturas, notas de crédito, boletas, guías de despacho, entre otros. Todo de muchas corporaciones, organismos e instituciones diferentes.

Es que, aunque la digitalización empresarial es una herramienta cada vez más importante para facilitar muchos trámites, la intervención humana sigue y seguirá siendo necesaria para prácticamente todos los procesos comerciales. En tal sentido, poder identificar rápidamente la proveniencia de un documento facilita su clasificación y registro, y por ende, la totalidad del trabajo.

¿Listo para utilizar tu logo en tus facturas electrónicas? 

Ahora que te hemos mostrado cómo poner el logo en las facturas electrónicas, debes haber notado que, efectivamente, era tan sencillo como te contábamos en un principio. 

Si a eso le sumamos todos los beneficios que mencionábamos en el apartado anterior, ¡no hay razón para no hacerlo! Tan pronto como sea posible, carga tu logo y/o tu nombre de fantasía a tu sistema de facturación y empieza afianzar la identidad de tu empresa. 

Por supuesto, si no quieres invertir demasiado tiempo en temas de facturación, ¡conoce Nubox Pyme! Y deja que nuestro programa haga el trabajo difícil.