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La importancia de contar con soporte en un software administrativo

Publicado por Ana Zúñiga | 18 de octubre del 2018
La importancia de contar con soporte en un software administrativo

El área de servicio al cliente, también conocida como área de soporte, suele ser un concepto que genera discusión al momento de adquirir un producto o servicio. Si bien existe una fracción de personas que lo consideran útil, e incluso pagarían un precio adicional por él, también hay quienes piensan que no es un elemento de gran valor al momento de adquirir una herramienta para gestionar una empresa.

Lo cierto es que el soporte técnico puede parecer un aspecto que fácilmente pasa desapercibido, sin embargo, es de vital importancia para que las organizaciones sigan funcionando correctamente al momento de contratar un nuevo producto o servicio.

Las áreas de soporte técnico no sólo permitirán atender los distintos incidentes que ocurran en torno al producto o servicio contratado. Sino que prologarán la vida útil de la herramienta, mediante una asistencia activa.

El soporte en un software

Uno de los aspectos primordiales de una empresa, guarda relación con que sus sistemas siempre estén en funcionamiento, por lo tanto, cualquier interrupción podría afectar las actividades de los usuarios y los procesos del negocio.

Cuando una empresa adquiere un servicio tecnológico, como un software de factura electrónica, un sistema contable o un software de remuneraciones, será fundamental que lo haga con una empresa que además brinde la asistencia constante de soporte. Supervisar un producto o servicio del área tecnológica siempre será un gran desafío y, si es manejado por personas que no poseen el conocimiento técnico necesario, podrían generarse errores que incluso desaceleren el crecimiento de la compañía.

Por ejemplo:

Tienes una pyme que vende alimento para mascotas y contrataste un software que te permite facturar electrónicamente.

Te comentaron que es un software fácil de utilizar, por lo que escogiste una de las opciones que ofrecía el precio más bajo, perono contaba con un equipo de soporte dispuesto a orientarte en la utilización del sistema adquirido.

Todo iba muy bien, pero el SII determinó un nuevo cambio en la emisión de facturas electrónicas y tu software cambió su interfaz.

¿Qué ocurrirá? Pues probablemente te atrasarás respecto a tus obligaciones tributarias e incluso podrías enfrentarte a una multa por ello.

Es por esto que queremos ayudarte a entender la importancia del soporte en un software administrativo.

Lee también: "Importancia de las notificaciones en un software de Factura Electrónica"

Que acciones realizará el soporte de mi software

  1. Problemas de usabilidad:  este es el tipo de conflicto que se genera cuando no sabes utilizar alguna herramienta dentro de la plataforma que contrataste y el equipo de soporte los resolverá rápidamente a través del teléfono o el chat.
  2. Problemas con ingresos de datos: generalmente ocurren cuando el usuario introdujo mal una variable y no sabe cómo localizar la falla en el sistema. Este es uno de los problemas más delicados, ya que puede afectar por completo la contabilidad de una empresa, el proceso de remuneraciones o la  facturación.  Sin embargo, el operador de soporte te ayudará a revisar el proceso, identificar las fallas y corregirlas.
  3. Problemas de configuración y administración: este es el tipo de problema menos común, pero no por ello son más fáciles de corregir. De hecho, remediarlo es bastante complicado y sólo un equipo de soporte capacitado contará con las aptitudes para lograrlo.

¡Considera los consejos!

Por todos los aspectos que mencionamos anteriormente, te recomendamos invertir en un programa que facilite el trabajo administrativo de tu negocio; siempre y cuando cuente con un buen Servicio al Cliente.

Te aconsejamos que pongas especial atención en el tipo de soporte que ofrecerá la empresa desarrolladora, ya que muchos podrán ofrecerte el servicio, pero sólo algunos contarán con un equipo capacitado en temas administrativos y de gestión.

Recuerda que la atención rápida y con lineamientos efectivos, será la que finalmente guíe a tu negocio hacia un desarrollo sostenible.

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