¿Qué son los Proveedores de Certificación Autorizados?

La factura electrónica de proveedores autorizados es un aspecto importante que toda empresa debe tener en cuenta. A partir del año 2015, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) estableció que todas las organizaciones, incluso las empresas sin fines de lucro, tienen la obligación de llevar un registro contable por medio de un sistema electrónico con que tienen que cargar y consignar al SAT. 

Por esa razón, se empezó a emplear los llamados Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), una factura electrónica utilizada para registrar todos los gastos pagados. 

No obstante, para que el CFDI sea aceptado por el SAT, es necesario que cumpla con determinados requisitos para que el documento sea válido. Y es en este punto donde entran en acción los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC).

Por ello, aquí te explicaremos qué son los PAC, cómo elegir uno y cómo validarlo.

¿Qué son los Proveedores de Certificación Autorizados? 

Los Proveedores de Certificación Autorizados son personas morales autorizadas por el SAT para generar, procesar y gestionar comprobantes, como facturas electrónicas, por medio de cualquier herramienta electrónica de manera digital. 

Su principal objetivo es agilizar el proceso con el SAT, validando todos los documentos fiscales, certificando archivos y convirtiéndolos en facturas digitales. 

Las principales características de un PAC son: 

• Cuentan con sistemas propios, por lo que suelen garantizar una disponibilidad de servicios de certificación completa durante todo el año. 
• Son empresas reguladas, dictaminadas, auditadas y autorizadas por el SAT para certificar documentos digitales y facturas electrónicas, siguiendo los estándares definidos. 
• Cuentan con una gran seguridad informática porque son un modelo desarrollado con base en una infraestructura criptográfica y de llaves públicas. 

Requisitos de los Proveedores Autorizados de Certificación 

Para generar y procesar facturas electrónicas como proveedores autorizados, estas empresas deben cumplir con ciertos requisitos: 

1. Mostrar su intención de ser un PAC mediante un escrito libre que lo exprese claramente. 
2. Estar completamente al corriente en la totalidad de sus obligaciones fiscales. 
3. Es necesario llevar a cabo una exhaustiva auditoría jurídica y técnica. Jurídica para verificar que todos los documentos sean válidos, y técnica para comprobar que su infraestructura, soluciones y aplicaciones son operativas, seguras y que tienen la capacidad de prestar servicios de certificación. 
4. Mantener una estricta confidencialidad sobre toda la información proporcionada por los contribuyentes.

¿Cómo elegir un Proveedor Autorizado de Certificación? 

Sabemos muy bien lo difícil que puede ser elegir un PAC, por lo que, a continuación, te daremos algunos consejos para elegir un buen Proveedor Autorizado de Certificación:

1. Verificar el PAC 

Lo primero que tienes que hacer es ingresar al portal del SAT y verificar que el Proveedor Autorizado de Certificación que quieres elegir esté certificado por el Servicio de Administración Tributaria. 

Además, verifica que posea todos los complementos y actualizaciones requeridos. 

2. Servicios y soluciones 

Otro elemento importante que debes revisar es que el PAC cuente con todas las soluciones y servicios que vas a necesitar. 

3. Facturar de manera remota 

Es recomendable que busques un PAC con el que puedas facturar por medio de cualquier dispositivo móvil o computadora, y desde cualquier región donde te encuentres. 

Esto te permitirá evitar el gasto de tiempo y dinero de tener que trasladarte, y hace que la facturación se haga de manera inmediata. 

4. Precio 

Comprueba los precios de varios proveedores y verifica que disminuye conforme aumenta el volumen de facturación, y que no tengan costos adicionales, como una tarifa extra por cancelar cada CFDI, comprar software adicional, entre otros.

5. Evalúa a varios proveedores 

Sin embargo, no bases tu decisión solamente en el precio de los proveedores. 

Recuerda que hay otros aspectos que debes tomar en cuenta, como su infraestructura, su experiencia en el mercado, el personal con el que cuentan, entre otros factores que veremos más adelante en el apartado de cómo validar a un PAC.

6. Tiempo de entrega 

Es clave que establezcas un tiempo de entrega para todo el proceso de implementación. 

Al establecer plazos de tiempo determinados, podrás controlar los tiempos de pruebas, capacitación del equipo y otros aspectos importantes, y lo que te ayudará a tener un mayor control y tranquilidad en general. 

7. Soporte 

Elige aquellos proveedores autorizados de factura electrónica que proporcionan soporte técnico para la elaboración de documentos fiscales, entre otros aspectos en los que puedas necesitar ayuda. 

8. Ten claro cuáles son tus necesidades y exigencias 

Al momento de contratar un PAC autorizado, ten muy claro cuáles son tus necesidades y exigencias sobre las soluciones que puede ofrecerte el proveedor. 

De esta manera, el PAC sabrá cuáles son las soluciones que te serán más útiles y el resto de servicios que te pueden servir.

¿Cómo validar un proveedor? 

Estos son los puntos a tener en cuenta y las cualidades que debe poseer tu PAC: 

1. Sistema estable

Tu proveedor debe garantizar que el sistema se mantenga estable la mayor parte del tiempo, ya que esto afecta directamente las operaciones de tu negocio. Estamos hablando de que debe proporcionar una disponibilidad de sus sistemas mayor al 99%. 

2. Experiencia

Aunque un proveedor relativamente nuevo puede sorprender por su eficacia, es recomendable que elijas un PAC con experiencia comprobable en el mercado. 

3. Rapidez de respuesta y calidad en el servicio

Otro de los aspectos que debe tener tu proveedor es una excelente calidad en su servicio de atención y los suficientes especialistas para que siempre haya uno disponible para atender tus dudas o problemas.

4. Certificaciones

Además de estar certificado por el SAT, puedes tomar en cuenta otras certificaciones como el ISO 27001 para validar un PAC. 

5. Sistema en la nube

Una de las cualidades que debe poseer tu proveedor es que su plataforma pueda utilizarse desde cualquier lugar y dispositivo, garantizando de esa forma la operatividad constante de tu empresa.

6. Adaptabilidad

Al ser cliente de tu proveedor, ellos son los que deben adaptarse a las necesidades de tu negocio y no al contrario. Por esa razón, busca un PAC que se adapte a los sistemas con los que ya cuenta tu empresa.

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