Prácticas de seguridad de la información contable

En tiempos de digitalización empresarial y automatización de los procesos internos, las compañías están expuestas a la piratería informática, siendo un área sensible a los ataques el sistema contable, cuyos riesgos de ataques contra la seguridad de la información son numerosos y pueden tener un impacto significativo en la rentabilidad de la organización.

Estas amenazas pueden surgir desde el interior de la compañía, como el robo de datos, el mal uso de los recursos contables, la manipulación de los registros o la pérdida de data. Pero también existen riesgos externos como el robo de identidad, el fraude informático o el malware, entre otros.

¿Qué es la seguridad en contabilidad?

Se trata del conjunto de medidas destinadas a proteger los activos financieros de una organización, que incluyen desde la protección física de los documentos y archivos contables hasta el resguardo de la información a través de software de seguridad.

El objetivo es minimizar el riesgo de pérdida, fraude o mal uso de los recursos financieros.

Es importante aplicar buenas prácticas de seguridad de la información para asegurar el control adecuado de los activos financieros y la transparencia en la gestión de los mismos.

Esto incluye la implementación de sistemas de control interno, la creación de procedimientos de contabilidad adecuados, el uso de tecnologías como un software de gestión, la supervisión de los recursos financieros y el cumplimiento de las normas contables.

Importancia de la seguridad de la información

La seguridad informática es esencial para proteger los datos confidenciales almacenados en un sistema contable. Esto incluye la protección contra el acceso no autorizado, la defensa de la integridad de los datos y la conservación de la confidencialidad.

Esto se puede lograr mediante la implementación de medidas de seguridad adecuadas que ayuden a reducir el riesgo de robo de información, daños a los datos o cualquier otra amenaza a la seguridad.

Como parte esencial de cualquier sistema contable, la seguridad de la información proporciona una capa de protección para los datos importantes, los cuales son vitales para la toma de decisiones financieras.

También ayuda a reducir el riesgo de violación de la privacidad, el fraude y otros delitos informáticos. Por lo tanto, es imperativo que todas las empresas cuenten con un ecosistema digital adecuado para garantizar el resguardo de los datos contables.

¿Cómo garantizar la seguridad de la información?

A continuación te ofrecemos un listado con 5 recomendaciones para garantizar la seguridad de la información:

1. Establece una política de seguridad informática: La primera medida para garantizar la seguridad es establecer una política de resguardo de los datos informáticos que debe ser clara, detallada y conocida por todos los miembros de la organización; debe incluir reglas específicas sobre el uso y la protección de la data, así como las sanciones por incumplimiento.
2. Adquiere un sistema de seguridad de la información: El siguiente paso es la adquisición de un software de seguridad que incluya la instalación de firewalls, el uso de antivirus y otras herramientas para proteger los datos.
3. Implementa una formación adecuada: El adiestramiento es esencial para garantizar la seguridad de la información. Los usuarios deben recibir aprendizaje sobre las mejores prácticas de seguridad y los riesgos asociados con el uso de la información.
4. Usa contraseñas seguras: Los passwords son una de las principales formas de proteger la información. Deben ser difíciles de adivinar, pero fáciles de recordar. Las contraseñas que contienen una combinación de letras, números y símbolos son las más seguras.
5. Utiliza una solución de copia de seguridad: Las copias de seguridad son una forma de resguardar los datos en caso de que se produzca una falla en el sistema. Esto garantiza que la información sea recuperable.

¿Cómo puede la tecnología facilitar el proceso?

Las herramientas tecnológicas pueden ayudar a mejorar la seguridad de la información, por ejemplo:

• La autenticación de dos factores: Es una forma de validación de usuario que requiere dos elementos para verificar la identidad del mismo, como una contraseña y un código que se envía a un dispositivo móvil. Esto ayuda a reducir el riesgo de acceso no autorizado.
• El cifrado de datos: Implica el uso de un algoritmo para codificar la información de modo que solo los usuarios autorizados pueden acceder a los datos, lo que garantiza que la información sea accesible únicamente para aquellos que tienen las claves de descifrado adecuadas.
• Los firewalls: Se trata de líneas de defensa de red que ayudan a proteger los datos de los ataques de hackers al filtrar el tráfico de entrada.
• Las herramientas de detección de intrusiones: Estas ayudan a descubrir actividades sospechosas en la red y alertan a los administradores de la seguridad para que tomen medidas al respecto.
• Monitoreo de la seguridad: Se refiere al uso de herramientas tecnológicas para supervisar la red y detectar amenazas potenciales. Esto facilita a los administradores de la seguridad actuar rápidamente para prevenir posibles incidentes.

¿Cuáles son los elementos de seguridad que debe tener un software contable?

Para que sea seguro, un sistema contable debe contener las siguientes herramientas y características:

1. Autenticación de usuarios y contraseñas: Para evitar el acceso no autorizado a los datos contables, debes implementar un sistema seguro de para que cada colaborador posea un nombre de usuario único y una contraseña segura.
2. Autorización de acceso: Define una política de validación que permita a los usuarios acceder solo a los datos contables que necesitan para realizar su trabajo.
3. Copias de seguridad: Realiza copias de manera regular para asegurar la preservación de la integridad de la información contable.
4. Cifrado de datos: Los datos contables sensibles deben estar cifrados para evitar el acceso no autorizado. 
5. Auditoría de seguridad: Lleva a cabo una auditoría periódica para asegurar que el software contable se mantiene seguro.
6. Monitoreo de actividades: Implementa un sistema de monitoreo que permita vigilar todas las actividades relacionadas con el software contable. Esto ayudará a detectar cualquier actividad sospechosa.

En conclusión, si consideramos que los datos informáticos empresariales —especialmente los contables— son uno de los activos fundamentales de una organización, no podemos perder de vista la importancia de resguardarlos por medio de la implementación de mecanismos de seguridad de la información.

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