¿Qué es la gestión de activos?

La gestión de activos surge para evitar situaciones así. Se trata de una práctica que no solo te ayuda a saber qué tienes y cuánto vale, sino que además te permite sacarle el máximo provecho a cada recurso.

Y en un entorno donde los costos suben, los márgenes se ajustan y la competencia se digitaliza, no gestionar bien tus activos es perder dinero.

Puntos clave

• La gestión de activos te permite administrar, controlar y optimizar todo lo que tu empresa posee, desde maquinaria hasta software.
• Mejora la rentabilidad reduciendo costos, alargando la vida útil de tus recursos y tomando mejores decisiones.
• En Chile, muchas pymes aún usan métodos manuales; digitalizar este proceso con herramientas tecnológicas marca la diferencia.

¿Qué es la gestión de activos?

La gestión de activos comprende las acciones y métodos orientados a administrar, supervisar y sacar el máximo provecho de los recursos de una empresa a lo largo de toda su vida útil.

Y cuando hablamos de recursos, no solo nos referimos a cosas físicas como maquinaria o vehículos, sino también a activos financieros (inversiones, cuentas por cobrar), y a activos intangibles (software, licencias, propiedad intelectual).

En otras palabras, es saber qué tienes, cuánto vale, cómo lo usas y qué hacer para que rinda más.

Por ejemplo:

• Una empresa de construcción registra sus excavadoras, planifica su mantenimiento y decide reemplazarlas solo cuando ya no son eficientes.
• Un estudio contable controla sus licencias de software, evitando compras duplicadas y manteniéndose siempre actualizado.

A nivel global, la gestión de activos se reconoce como una disciplina estratégica. Incluso cuenta con normas internacionales como la ISO 55000, que establece estándares para garantizar un uso eficiente de los activos a lo largo del tiempo.

En términos sencillos:

• Activo: cualquier recurso con valor para la empresa (desde maquinaria y equipos hasta la marca o propiedad intelectual).
• Gestión de activos: cómo se administra y optimiza ese valor a lo largo del tiempo.

¿Por qué es clave para las empresas chilenas?

Chile es un país donde la competitividad empresarial crece cada año, pero también lo hacen los desafíos.

Costos operativos en alza, inflación, cambios regulatorios y clientes cada vez más exigentes obligan a las empresas a buscar mayor eficiencia. Por eso es importante gestionar bien tus activos.

Además, el Estado está avanzando hacia un ecosistema empresarial más digitalizado. Desde la obligatoriedad de la facturación electrónica hasta sistemas tributarios en línea, las empresas que no digitalicen su gestión (incluyendo la de activos) quedarán en desventaja.

Ciclo de vida del activo

La gestión suele dividirse en cuatro etapas clave:

1. Planificación: diagnóstico de necesidades, identificación de activos y definición de objetivos estratégicos.
2. Adquisición y asignación: compra/registro de activos y asignación a responsables.
3. Operación y mantenimiento: seguimiento de uso, estado y mantenimiento.
4. Retiro o disposición: baja de activos obsoletos, con trazabilidad e impacto fiscal y contable.

Tipos de activos y ejemplos relevantes para pymes

Para entender cómo gestionar activos, primero debes saber qué activos tiene tu empresa. 

Generalmente, se dividen en tres categorías principales:

1. Activos tangibles

Son los bienes físicos que tu empresa utiliza para operar.

Ejemplos:

• Maquinaria y equipos: hornos industriales, tractores, impresoras 3D.
• Vehículos: camiones de reparto, flotas de transporte.
• Inventario: materias primas, productos terminados.

Ejemplo: una panadería controla sus hornos industriales y refrigeradores con un sistema de mantenimiento preventivo, evitando pérdidas por fallas inesperadas.

2. Activos financieros

Incluyen los recursos económicos que respaldan tu operación.

Ejemplos:

• Inversiones: depósitos a plazo, fondos mutuos de la empresa.
• Cuentas por cobrar: ventas realizadas a crédito.
• Efectivo en caja y bancos.

Por ejemplo, una pyme exportadora utiliza un sistema para llevar un control integrado de sus cuentas por cobrar, vinculando pagos pendientes con su contabilidad, lo que le permite anticipar problemas de liquidez.

3. Activos intangibles

Son aquellos que no puedes tocar, pero que generan valor.

Ejemplos:

• Software y licencias: programas de facturación, CRM.
• Propiedad intelectual: marcas, patentes.
• Reputación digital: reseñas, presencia online.

Ejemplo: una agencia de marketing digital controla las licencias de sus herramientas creativas (Photoshop, Canva Pro, etc.) para evitar gastos duplicados y asegurar continuidad en los proyectos.

Si quieres profundizar más en el tema, puedes leer este artículo sobre clasificación de activos.

Beneficios de una buena gestión de activos

Adoptar una estrategia profesional de gestión de activos no es un gasto, es una inversión. 

Entre sus principales beneficios destacan:

1. Reducción de costos operativos

Cuando conoces el estado de tus activos, puedes planificar mantenimientos, evitar compras innecesarias y prolongar la vida útil de tus recursos.

2. Mejor toma de decisiones

Con información centralizada, puedes decidir cuándo reemplazar un equipo, dónde invertir y cómo optimizar tu capital.

Por ejemplo, un restaurante decide no comprar un nuevo horno al ver que el actual puede operar otros dos años con un mantenimiento menor.

3. Cumplimiento normativo y menor riesgo

Muchas industrias deben cumplir estándares de calidad y seguridad. Un buen registro de activos ayuda a superar auditorías y evitar multas.

4. Mayor rentabilidad y competitividad

Al aprovechar al máximo tus recursos, obtienes mejores márgenes y te posicionas mejor frente a competidores.

Nubox es un aliado en esto, ya que al integrar la gestión de activos con la contabilidad y los reportes financieros, permite que los gerentes tengan una visión clara de su negocio sin depender de múltiples sistemas.

Cómo implementar la gestión de activos: pasos prácticos

Implementar una gestión de activos eficiente no significa hacer grandes inversiones de inmediato. Se trata de organizar, sistematizar y luego digitalizar según las necesidades de tu empresa. Aquí te dejo un proceso práctico:

1. Identifica y clasifica tus activos

Haz un inventario inicial: ¿qué tienes, dónde está, en qué estado? Incluye activos tangibles, financieros e intangibles.

Ejemplo: Un negocio de catering listó todos sus equipos de cocina, utensilios y licencias de software para saber exactamente qué usaba y qué estaba en desuso.

En este artículo sobre gestión de inventario encontrarás más información sobre inventarios.

2. Define su ciclo de vida

Cada activo tiene un inicio, un período útil y un final. Definir esto te permitirá planificar compras y evitar sorpresas.

Ejemplo: Un productor agrícola programó reemplazos de sus tractores según horas de uso, ahorrando costos en reparaciones urgentes.

3. Establece indicadores clave (KPIs)

Algunos KPIs útiles:

• Costo de mantenimiento/valor del activo
• Disponibilidad operativa (uptime)
• Retorno sobre activos (ROA)

Monitorearlos te dará señales claras para actuar a tiempo.

4. Digitaliza el control

Empieza simple: desde hojas de cálculo compartidas hasta sistemas más completos. Lo importante es que centralices la información.

5. Mejora continuamente

La gestión de activos no es un proyecto con fin, sino un proceso que evoluciona. Revisa periódicamente tu inventario, ajusta KPIs y adopta nuevas herramientas.

Tendencias actuales en la gestión de activos

La gestión de activos está evolucionando rápidamente y adoptando enfoques más tecnológicos y sostenibles. Entre las principales tendencias destacan:

1. Digitalización de procesos y uso de inteligencia artificial (IA)
   Cada vez más empresas migran del control manual a plataformas digitales que centralizan información en tiempo real. La inteligencia artificial juega un papel clave al automatizar tareas repetitivas, detectar patrones de uso y sugerir mejoras en la administración de activos.
2. Adopción de tecnologías predictivas: IoT, sensores y analytics
   El Internet de las Cosas (IoT) permite conectar maquinaria, vehículos y equipos mediante sensores que envían datos continuos sobre su estado y desempeño. Combinados con analítica avanzada, estos sistemas ayudan a anticipar problemas y tomar decisiones proactivas.
3. Mayor foco en sostenibilidad y eficiencia energética
   La gestión de activos ya no solo busca rentabilidad, sino también reducir el impacto ambiental y cumplir con estándares de sostenibilidad. Medir el consumo energético, planificar renovaciones de equipos menos contaminantes y aprovechar energías limpias son prácticas en alza.

Riesgos de una gestión deficiente

No contar con un sistema adecuado para gestionar tus activos puede generar problemas significativos que afectan directamente la rentabilidad y sostenibilidad de tu negocio:

1. Duplicación de recursos y aumento innecesario de costos

Sin un control centralizado, es común adquirir equipos, licencias o materiales que ya se poseen. Esto no solo implica gastos adicionales, sino también desorganización operativa.

2. Subutilización de activos valiosos

Tener recursos que no se usan o que están infrautilizados es perder dinero invertido. Un activo sin gestionar puede deteriorarse sin aportar valor al negocio.

3. Pérdida de oportunidades de innovación y sinergia

Sin datos claros sobre qué activos tienes y cómo funcionan, es difícil identificar áreas de mejora o integrar nuevas tecnologías. Esto limita la capacidad de innovar y de aprovechar sinergias entre procesos.

4. Dificultad para cumplir normativas y auditorías

La falta de registros precisos complica el cumplimiento de regulaciones fiscales, laborales o de calidad. En auditorías, esto puede traducirse en multas, retrasos o pérdida de certificaciones.

5. Menor competitividad en el mercado

Una gestión deficiente reduce la eficiencia y limita la capacidad de responder a cambios del entorno. Competidores que optimizan sus activos logran precios más competitivos, mejor servicio y mayor rentabilidad.

En resumen, una gestión ineficaz de activos no solo genera costos ocultos, sino que compromete el futuro del negocio.

Tu empresa lista para crecer y competir

La gestión de activos es la columna vertebral de la eficiencia y rentabilidad moderna. Lejos de ser una tarea administrativa, se convierte en una herramienta estratégica para maximizar el valor de cada recurso.

Y en Chile, contar con soluciones como Nubox facilita este proceso y lo mantiene alineado con los desafíos normativos y de crecimiento en 2025.

Adoptar buenas prácticas y tecnologías es hoy un deber para emprendedores, gerentes, contadores y dueños de negocios que quieren estar un paso adelante.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre gestión de activos y contabilidad de activos?

La contabilidad de activos se enfoca en el registro financiero (valor contable, depreciación, balances), mientras que la gestión de activos abarca todo el ciclo de vida: adquisición, uso, mantenimiento, optimización y disposición.

¿Es necesario implementar software especializado para gestionar activos?

Depende del tamaño y complejidad de la empresa. Para pymes, empezar con soluciones integradas de contabilidad y control suele ser suficiente.

¿Qué activos suelen olvidarse en la gestión?

Licencias de software, equipos pequeños (herramientas manuales), propiedad intelectual (marcas, patentes) y activos digitales como dominios web. Estos, aunque menos visibles, pueden representar riesgos financieros si no se gestionan.

¿Cada cuánto tiempo debo actualizar mi inventario de activos?

Depende del tipo de activo, pero como mínimo se recomienda una revisión anual. Activos críticos (maquinaria, flotas, software esencial) deben revisarse de forma trimestral o continua si cuentan con monitoreo digital.

¿Qué pasa con los activos obsoletos?

Una buena gestión incluye planes para su disposición: venta, reciclaje o reemplazo. Esto evita costos de almacenamiento innecesarios y libera capital. Imagina que tienes una empresa que depende de maquinaria para operar o un software clave para atender a tus clientes. ¿Qué pasa si un equipo se avería justo antes de una fecha importante? ¿O si pagas dos veces por una misma licencia porque no llevas registro? Estos problemas son más comunes de lo que piensas.