¿Cómo diseñar tu factura electrónica en Excel?

¿Quieres aprender cómo crear una factura electrónica en Excel? Las PyMEs pueden empezar a crear sus propias facturas electrónicas en Excel para gestionar los cobros a sus clientes por los servicios prestados. 

Por medio de las fórmulas y funciones de contabilidad, podrás generar recibos, facturas y albaranes sin invertir demasiado tiempo ni esfuerzo. 

¡Aprende cómo crear una factura electrónica en Excel con nosotros y gestiona documentos financieros y contables de tu empresa!

¿Qué es una factura electrónica en Chile?

En Chile, una factura electrónica es un documento tributario digital que sirve como un soporte de las operaciones comerciales entre entidades comerciales y contribuyentes, independiente de si es exento de IVA o no, y fomenta la transformación digital.

Se trata de un documento válido legalmente porque es obligatorio emitir facturas electrónicas en Chile desde el 1 de febrero de 2018.

Las facturas electrónicas se firman digitalmente por el emisor y después se autorizan y validan a través de internet en el portal del Servicio de Impuestos Internos (SII), que funge como agente retenedor.

¿Cómo diseñar tu factura en Excel? 

Uno de los principales beneficios de utilizar Excel para crear facturas electrónicas es que cuenta con una amplia gama de plantillas prediseñadas, herramientas y recursos que facilitan y agilizan mucho el trabajo. 

Así que, veamos cómo emitir facturas de compra paso a paso: 

1. Escribe “facturas” (sin comillas) en la casilla de búsquedas de Excel

El primer paso para generar una factura electrónica en Excel es ingresar a la interfaz de usuario del programa y dirigirte a la sección de una nueva hoja de cálculo a partir de una plantilla prediseñada. 

A continuación, ingresa la palabra “facturas” en la casilla de búsquedas y haz clic en la tecla “Enter” de tu teclado o en el símbolo de lupa de la interfaz.

Esto te permitirá acceder con mucha más rapidez y facilidad a todas las plantillas prediseñadas de factura que están disponibles en la versión que tienes de Excel. 

2. Seleccionan el formato de factura que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa

Entre todas las plantillas de facturas que tienes para elegir, selecciona aquella que se ajuste mejor a las necesidades de tu negocio. 

Una vez que escojas la que más te guste, haz clic sobre ella y luego en el botón “Crear”.

3. Abre la plantilla de factura que elegiste en Excel 

Luego de hacer clic en el botón “Crear”, el programa abrirá la plantilla de factura que elegiste. 

Como podrás ver, este formato ya viene con información predeterminada que podrás editar con los datos de tu PyME según lo que necesites colocar.

4. Edita la información que contiene la factura

Coloca el cursor del ratón encima de cada una de las secciones para editarlas y así añadir los datos de tu empresa, su logotipo y otra información importante que debe contener la factura. 

Ten en cuenta que el tipo de moneda que aparece en la plantilla de factura que elegiste puede estar en euros o dólares dependiendo de la versión y del dispositivo que utilices, por lo que deberás modificarlo según lo que requiere tu empresa.

Ventajas de diseñar una factura electrónica en Excel

Utilizar este programa para crear facturas electrónicas, y así obtener crédito fiscal al retener el IVA, te puede proporcionar una serie de ventajas: 

Plantillas de Excel 

Como hemos visto, Excel tiene una amplia variedad de plantillas prediseñadas para facturas de todo tipo, por lo que no tendrás que invertir tiempo ni esfuerzo en generarla desde cero.

Imprimir las facturas 

Si necesitas imprimir alguna de las facturas que creaste con este programa, ¡es muy fácil de hacer! 

Solo tienes que hacer clic en “Archivo”, que se encuentra en el menú, y luego en “Imprimir”. 

Todas tus facturas en un mismo lugar 

Tienes la posibilidad de almacenar todas tus facturas, ya sean trimestrales o anuales, en un mismo libro de Excel. 

Para hacerlo, enumera cada hoja de Excel con la numeración correspondiente de cada factura. Esto te permitirá localizarlas en tu computadora o dispositivo móvil con mucha facilidad. 

Numeración automática 

Como bien debes saber, cada factura debe tener una numeración diferente y correlativa para que sean válidas. Es decir, no puede haber dos facturas con el mismo número. 

Un modelo de factura en Excel, asociado a la venta de un producto o servicio, te puede ayudar con esta tarea de forma automática, asignando un número de factura a cada uno de los comprobantes que se encuentran en cada hoja. 

Convertir en PDF

Cuando un cliente o un proveedor solicita una factura, lo normal es entregárselas en formato PDF, para que así sea una factura descargable.

Por suerte, es muy fácil convertir tus facturas en formato PDF utilizando Excel. Solo necesitas hacer clic en “Archivo”, y luego en “guardar como”. 

Una factura de venta en formato PDF es ideal para enviarla por correo electrónico.

Seguridad 

Todas tus facturas pueden estar seguras porque es posible proteger celdas específicas o una hoja entera en Microsoft Excel. 

Esto es ideal cuando sabes que más de una persona puede acceder a las facturas, pero no están autorizadas para realizar ninguna modificación. 

Cálculos automáticos 

Otra de las principales ventajas de utilizar Excel como modelo de factura es que no tienes que hacer ningún cálculo a mano, como los impuestos, descuentos o el total de la factura, ya que el programa los realiza automáticamente. 

Solo tienes que insertar la función que necesitas, como resta, suma, multiplicación o porcentaje. 

Esto te permitirá ahorrar una gran cantidad de tiempo y evitar errores de cálculo que se cometen normalmente al realizarlos a mano.

¿Qué datos debe contener una factura electrónica? 

Además de saber cómo crear una factura electrónica en Excel, también debes conocer la información que debe contener la plantilla de factura en Excel:

• Encabezado: datos que identifican la factura, como la información del emisor, el receptor, razón social, identificación fiscal y el monto total de la transacción. 
• Fecha: día exacto de la emisión de la factura. 
• Detalles por ítem: muestra exactamente los servicios o bienes comercializados y sus detalles correspondientes, como descuentos, impuestos, valor bruto y neto, y la cantidad.
• Descuentos y recargos: aquí se colocan los descuentos y recargos que afectan el monto total de la factura. 
• Información de referencia: en este apartado se relacionan los documentos de referencia, como la factura que se quiere modificar con una nota de crédito o la Guía de Despacho.
• Método de pago: aquí se especifica cuál será el método de pago utilizado por el cliente. 

Si además de crear una factura electrónica en Excel, quieres emitir boletas, guías de despacho y otros documentos de ventas de manera ilimitada, así como monitorear la salud financiera de tu negocio, ¡te invitamos a conocer Nubox PyME!