Sin importar el sector, nicho o tamaño de un negocio, los sistemas de gestión son una herramienta vital para garantizar un máximo nivel de eficiencia operativa, productividad y desarrollo. Por eso, en el mercado podemos encontrar una gran variedad de software de gestión de proveedores gratis y, por supuesto, pagos.

Lo cierto es que elegir el sistema adecuado es una decisión crucial para cualquier empresa. Pero, entre tantos, ¿es mejor elegir uno gratuito o pago? Porque, si bien existen opciones gratuitas que pueden adaptarse a las necesidades de cierto tipo de negocio, por lo general, los sistemas pagos ofrecen mayores beneficios.

Por esa razón, a lo largo de este texto abordaremos las ventajas y características de cada uno. Así, podremos orientarte respecto a si los software de gestión de proveedores gratis pueden ayudarte con tus operaciones, o si, por el contrario, necesitas uno pago.

¿Qué es un software de gestión?

Un software de gestión empresarial es una herramienta informática que se utiliza para administrar y controlar los procesos comerciales de una corporación, negocio o PyME. En esencia, están diseñados para ayudar a automatizar y optimizar sus operaciones, mientras aumentan la eficiencia, reducen los errores humanos y facilitan gran parte del trabajo.

Dependiendo del tipo de software que elijas, estos tendrán una amplia variedad de funcionalidades, desde la gestión de recursos humanos y finanzas, hasta la administración de inventario, gestión de ventas y control de la producción. 

De esta manera, permiten que las empresas puedan mantener un registro de sus transacciones comerciales, de forma mucho más práctica y certera. Esto, tras un plazo de tiempo, ayuda incluso a fortalecer la toma de decisiones y a identificar áreas de mejora.

Software de gestión de proveedores: ¿gratis o pago? 

Para asegurarte de tomar la decisión correcta en cuanto a la implementación de un software de gestión de proveedores gratis o uno privado, a continuación verás un poco sobre las cualidades más destacables de ambos. 

Funcionalidades 

Los sistemas gratuitos a menudo ofrecen una funcionalidad limitada, que puede ser suficiente para pequeños negocios o emprendimientos que recién empiezan.

Sin embargo, a medida que sus transacciones comerciales se incrementen, probablemente necesiten funcionalidades más avanzadas, así como la capacidad, que solo suelen ofrecer los sistemas privados, de integrarse con otros programas o aplicaciones. 

Soporte técnico 

El soporte técnico es lo que definirá qué tan rápido se resuelven los inconvenientes que sufre el programa o se atienden las insatisfacciones por parte del usuario. 

Por eso, debes tener en cuenta que los sistemas gratuitos no siempre cuentan con un equipo de soporte, y cuando sí lo hacen, no es demasiado eficaz en cuanto a tiempo de respuesta, canales de comunicación ni facilidad de resolución. Cosa que, considerando la gran demanda que manejan, no es de extrañar. 

Por el contrario, los beneficios de un software de gestión para PyMEs privados o pagos son muchos: suelen manejar un soporte técnico más completo, que puede incluir un equipo de expertos dedicados a cada área, como a la de configuración, solución de problemas, actualizaciones del sistema, entre otras. Así, pueden solucionar fallos, errores e inconvenientes de manera mucho más rápida y efectiva. 

Escalabilidad

Los sistemas gratuitos a menudo tienen limitaciones en cuanto a la cantidad de usuarios y la capacidad de almacenamiento, lo que significa que pueden no ser los adecuados para empresas que crecen rápidamente, y por consiguiente, requieren un mayor almacenamiento y número de usuarios.

Por otro lado, los sistemas de pago suelen ofrecen una mayor escalabilidad. Es decir, que a medida que tu negocio avance, puedes optar por planes más completos que se adapten al desarrollo y a las nuevas necesidades del mismo.

Interfaz

Una interfaz intuitiva es lo que facilitará que incluso los menos expertos puedan aprovechar todas las ventajas del software de gestión. A su vez, una interfaz complicada puede conseguir que hasta las tareas más sencillas, se vuelvan complejas. 

Aunque no existe una regla en cuánto a qué tipo de software maneja una mejor interfaz, normalmente, los gratuitos están pensados para personas con importantes conocimientos en el área. 

Por eso, su configuración, personalización y navegación puede dificultarse bastante si lo comparamos con un sistema pago, en el que los desarrolladores procuran que su programa sea de fácil comprensión para la mayoría de personas.

Seguridad

Aunque un software de gestión de proveedores gratis puede ser muy práctico, no siempre están preparados evitar o contrarrestar para violaciones de seguridad. 

Los pagos, por el contrario, suelen tener medidas de seguridad más avanzadas, que incluyen la encriptación de datos, la autenticación de usuarios y diversos elementos que, además de combatir, previenen las amenazas.

Costo

Sabemos qué tan atractivos pueden ser los sistemas gratuitos en cuanto a este punto. La idea de no pagar ni una cuota, suena bastante favorecedora. 

Sin embargo, los sistemas de pago no tienen por qué quedar fuera de esto. Se tratan de una inversión que ayuda a ahorrar no solo tiempo, sino también recursos. Lo que, en el mediano y largo plazo, genera un excelente retorno y beneficios.

Además, teniendo en cuenta que casi siempre manejan planes de mayor o menor tamaño, con tarifas acordes, sus costos pueden ser accesibles para prácticamente cualquier comercio sin importar su tamaño.

Nubox Pyme: gestión de proveedores y más

A pesar de que los sistemas gratuitos pueden ser una muy buena alternativa bajo ciertas condiciones, la mayoría del tiempo lo mejor será optar por un software de gestión privado, con el que puedas tener la seguridad de que aprovecharás al máximo tus conocimientos, tiempo y esfuerzo. 

En ese sentido, Nubox PYME puede llegar a ser tu mejor aliado. Además de ser uno de los mejores software de gestión de proveedores en Chile, nuestros programas se encargan de toda la tesorería y cotizaciones, de obtener y visualizar todos los documentos de compra y venta, así como de gestionar tus clientes y sus respectivos datos. 

Lo anterior, junto a su integración con el SII, que te permitirá emitir factura electrónica, y la capacidad general de organizar las finanzas de tu negocio, lo convierten en una herramienta de suma importancia para fomentar su desarrollo y expansión. 

Por eso y más, te invitamos a que conozcas Nubox Pyme y descubras tu software de gestión ideal.