Los programas de gestión documental facilitan a las empresas el registro de cualquier procedimiento realizado dentro de ellas.

Administrar documentos no es una tarea fácil, ni mucho menos barata, cuando se realiza de forma manual. La misión de estos programas es simplificar el proceso y con ello proporcionar ahorro de tiempo y dinero.

¿Qué son los programas de gestión documental?

Los programas de gestión documental son parte de la nueva era, donde no se pierde tiempo ni esfuerzo físico intentando completar tareas.

Los software de gestión o administración permiten agilizar la mayoría de los procesos donde un humano no es una parte fundamental de él. Como resultado, el tiempo invertido por un trabajador a cumplir una tarea, se reduce o se anula.

Cuando los programas de gestión documental forman parte en los procesos administrativos de una empresa, sale a la luz una notoria ventaja dentro de las finanzas de la misma.

¿Tiene alguna ventaja utilizar los programas de gestión documental?

La realidad de este programa de trabajo, es que brinda gran cantidad de ventajas por las cuales debería ser usado. Desde acelerar el flujo de trabajo hasta conseguir mejores ganancias o reducir las pérdidas en materia innecesaria, son unas de tantas.

Acelera el flujo de trabajo de tu negocio

Si se desea tomar todas las ventajas de esta sistematización, es ideal progresar desde lo más superficial hacia lo profundo. Una buena aplicación de los programas de gestión documental podrá ejecutar una metodología capaz de ser configurada, en la cual se implementan las reglas deseadas por la empresa y así, todo el procedimiento se automatiza.

Se toma como enfoque, el hecho de que realizar la gestión de todo tipo de documentos, administrativos o legales, de forma manual, crea una brecha bastante amplia donde se abre la posibilidad de tener errores. Adicionalmente, el tiempo invertido resulta excesivo y hasta en algunas ocasiones se suelen implementar más de un trabajador para llevar a cabo la tarea.

Con el uso de los programas de gestión documental se puede analizar toda una lista de documentos y organizar por departamentos, para que pueda saberse dónde se encuentran las facturas y en qué carpeta están los registros de pago de nómina.

Aumenta tus ganancias

Una realidad de la que casi nadie habla, es cuánto dinero se gasta en procedimientos administrativos para luego terminar inutilizados. Quizás no te estorben dentro de un archivo, pero si tu empresa es muy pequeña, probablemente esos gastos innecesarios hayan sido un golpe bajo.

Invertir en papeleo, personal para administrar y gente capacitada, desencadena una larga lista de facturas que deben ser pagadas a final de mes. Con un programa de gestión documental, la forma en cómo se llevan a cabo estas tareas cambia de forma drástica y termina en un ahorro de dinero y por ende, mayor ganancia.

Si a esto le sumas la rapidez con la que ahora se pueden ejecutar gran cantidad de tareas, suena como la forma perfecta de comenzar a optimizar tu negocio.

¿Cuáles son los mejores programas de gestión documental?

A decir verdad, no hay un programa especial que esté en la cima de todos y sea el perfecto. Todo es cuestión de perspectiva, ya que cada empresa tiene distintas necesidades y diferentes enfoques. No funcionará igual el mismo programa de gestión documental para un despacho de abogados, que para una venta de productos de limpieza.

Sin embargo, en el mercado existen diversos software preparados para cumplir la labor de los programas de gestión documental y tienen la capacidad de adaptarse especialmente según las necesidades, como es el caso del sistema de facturación electrónica de Nubox.

Esta solución forma parte del ecosistema digital de Nubox para PyMEs, por lo cual puede integrarse con el sistema contable y trabajar en conjunto con el software de remuneraciones.

Además de software de mercado como el de Nubox, puedes optar por el sistema gratuito de facturación del Servicio de Impuestos Internos.

No obstante, si bien cumple con los requisitos básicos para facturar y almacenar documentos, se trata de un sistema más limitado desde el punto de vista de la administración de comprobantes, ya que no cuenta con el nivel de personalización de una herramienta paga.

Conclusión

En definitiva, los programas de gestión documental pueden marcar una diferencia en la organización y transparencia de tu empresa, especialmente en áreas asociadas a la contabilidad.

Para obtener mayores beneficios y utilizar el sistema de acuerdo con las necesidades particulares de tu organización, te invitamos a optar por una solución de mercado como la de Nubox.

Si quieres saber más sobre el funcionamiento de un software amplio e integral como este, que abarca diferentes necesidades operativas, te recomendamos que también leas el siguiente artículo de nuestro blog:

Software de gestión: ¡Así te ayudará a tomar unas vacaciones!