Software de contabilidad y facturación: ¿por qué conviene integrarlos?

No es un secreto que la tecnología simplifica la actividad de cualquier empresa, especialmente en las áreas administrativa y contable cuando se cuenta con un software de contabilidad y facturación, dos aspectos clave que están relacionados entre sí y deben estar al día para que puedas tomar decisiones acertadas respecto al negocio.

Normalmente, estos sistemas o software vienen separados por módulos, ya sea de contabilidad, facturación u otros: todo depende de la necesidad de cada cliente al momento de contratar los servicios. Sin embargo, el problema de esta división es que, a la hora de hacer un análisis financiero de tu organización, resulta muy complicado considerar todas las variables a la vez.

Debido a lo anterior, el desarrollo de software que son capaces de integrarse entre sí y unificar todos los datos ya es una realidad, centralizando la información para obtener resultados más precisos y representando un avance significativo para quienes están a cargo de estas áreas. 

Si todavía no has realizado la integración de estos dos sistemas, presta atención para que conozcas las ventajas de hacerlo.

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Reducción de errores

La automatización de los procesos en general permite disminuir considerablemente los errores cometidos al hacer cálculos manuales.  

Cuando posees dos sistemas integrados —como el de contabilidad y factura electrónica— se establece una precisión aún mayor por la conexión entre los datos ingresados, evitando la duplicación de los mismos o la confusión en las operaciones.  

En consecuencia, manejarlos en conjunto mejora tu capacidad de respuesta ante ciertas situaciones y la resolución de problemas es más efectiva

Centralización de la información

Tener todos los datos almacenados en una única plataforma facilita el análisis y la incorporación de todos los documentos que forman parte de las operaciones, ya que al integrar los dos sistemas estos se registran, clasifican y ordenan adecuadamente. 

Igualmente, permite que puedas revisar la información desde cualquier lugar y a cualquier hora, siguiendo en tiempo real las operaciones. 

En el ámbito tributario, tener la información centralizada permite que los impuestos sean calculados correctamente: el software de contabilidad y facturación se conecta directamente con el organismo competente (Servicio de Impuestos Internos), traspasando cada documento necesario para su validación. 

Por consiguiente, en temas de impuestos, créditos fiscales, retenciones y otros similares, el software de facturación provee una información más detallada al sistema contable y entre ambos mejoran los resultados.

Ahora, en el caso de la gestión interna se obtendrán informes más completos sobre la situación de la empresa, como el registro histórico de ventas, de gastos, el flujo de caja, la existencia actualizada y un sinfín de operaciones que facilitará la resolución de estrategias para una determinada circunstancia.

Ahorro de dinero 

Al utilizar programas automatizados se reducen los costos asociados a las actividades manuales que estos vienen a reemplazar, como impresión, tinta, papelería en general y tiempo del personal, lo cual se puede transformar en un aumento de la productividad para generar mayores ingresos.

Asimismo, la integración de estos sistemas permite que la tarifa del servicio de software sea menor, pues muchas empresas ofrecen planes más accesibles cuando se adquiere un paquete de productos y no cada uno por separado.

Además, generalmente proporcionan actualizaciones y soporte gratuito, es decir, no tendrás que pagar más por mantenimiento de equipos o por ayuda de especialistas informáticos para tener que resolver un problema. 

Mayor control de la empresa 

El control de las operaciones es indispensable para que no se pase ningún detalle por alto, identificar riesgos a tiempo y buscar las soluciones más efectivas para lograr el crecimiento de la empresa. 

Al realizar seguimiento de todos los procesos es posible contrastar si de verdad se están cumpliendo los objetivos o metas de la organización y, por ende, redirigir los caminos estableciendo nuevas estrategias que puedan orientarse a lo que realmente se quiere lograr.  

Tener un panorama más amplio de lo que sucede en tu empresa —gracias a la integración del software de contabilidad y facturación— hace que sea más fácil atender las necesidades que van surgiendo en torno a él, sobre todo cuando se trata de información financiera: por ejemplo, puedes verificar cómo se encuentra la liquidez del negocio al observar los ingresos y egresos de forma más efectiva para actuar a tiempo en caso de insolvencia económica.  

Igualmente, te permite mantener un control en cuanto a la gestión de los clientes y sus deudas, conociendo plazos de vencimiento de las facturas, deudores activos y cómo esto afecta la contabilidad de la empresa. 

Ayuda al medio ambiente 

Los software han logrado una reducción significativa de la contaminación por la generación de papel o desechos provenientes de las actividades administrativas de las empresas. 

La integración del software de contabilidad y facturación evita aún más el hecho de producir agentes contaminantes para el ambiente, principalmente por la posibilidad de enviar todos los documentos vía online sin necesidad de imprimir largos informes y gastar grandes cantidades de papel en el proceso: si se mantienen las operaciones separadas, esto puede generar que se deba contrastar la información entre ambas mediante la impresión de algunos documentos para facilitar las comparaciones. Sin embargo, esta posibilidad disminuye al integrarlas.

¡Eso es todo! Definitivamente, la integración de diversos sistemas traerá beneficios de gran índole para tu empresa, mejorará sus resultados y optimizará sus operaciones.  

La utilización de un solo software de contabilidad y facturación es un avance que debes evaluar e implementar lo antes posible, razón por la cual te invitamos a realizar una prueba gratuita de la integración de nuestros sistemas para que visualices directamente el impacto positivo que puede ocasionar en tu negocio, además de la facilidad de su aplicación.

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