Períodos de Cobranza: Qué Son e Impacto

Definición y conceptos básicos

La gestión de cobranza es un proceso fundamental para las empresas que implica la planificación y creación de estrategias de cobro para recuperar deudas de clientes. Este proceso no solo se centra en la recuperación de pagos pendientes, sino también en mantener una relación positiva con los clientes.

La gestión de cobranza es esencial para evitar que las cuentas por cobrar se conviertan en incobrables y afecten la liquidez de la empresa.

Una gestión de cobranza efectiva requiere una combinación de habilidades de negociación, comunicación y organización. Las empresas deben establecer políticas claras de crédito y cobro, así como implementar sistemas de seguimiento y recordatorios para asegurar que los clientes cumplan con sus obligaciones de pago.

Además, es crucial ofrecer alternativas de pago flexibles y mantener una comunicación constante y transparente con los clientes para resolver cualquier problema que pueda surgir durante el proceso de cobro.

En resumen, la gestión de cobranza no solo se trata de recuperar deudas, sino de gestionar de manera proactiva las cuentas por cobrar para mantener un flujo de caja saludable y garantizar la estabilidad financiera de la empresa.

Fórmula del período de cobranza:

Perıˊodo de Cobranza=Cuentas por CobrarVentas a Creˊdito DiariasPeríodo\ de\ Cobranza = \frac{Cuentas\ por\ Cobrar}{Ventas\ a\ Crédito\ Diarias}Perıˊodo de Cobranza=Ventas a Creˊdito DiariasCuentas por Cobrar​

Donde:

• Cuentas por cobrar: Total de pagos pendientes de clientes.

• Ventas a crédito diarias: Ventas a crédito divididas por el número de días en el período analizado.

Ejemplo práctico:Si una empresa tiene $50,000 en cuentas por cobrar y realiza ventas a crédito diarias de $5,000, su período de cobranza sería:

50,0005,000=10 dıˊas\frac{50,000}{5,000} = 10\ días5,00050,000​=10 dıˊas

Esto significa que, en promedio, la empresa tarda 10 días en recibir los pagos de sus clientes.

El PMC (periodo medio de cobro) es el tiempo promedio que tarda una empresa en cobrar a sus clientes. Es crucial en la gestión financiera para mantener la salud económica de la empresa, comparándose con el periodo medio de pago a proveedores.

Importancia del período de cobranza:

• Indicador de liquidez: Un período corto facilita un flujo de caja saludable.

• Gestión financiera: Permite evaluar la efectividad de las políticas de crédito.

• Riesgo de impago: Un período prolongado podría indicar un mayor riesgo de cuentas incobrables.

Optimizar este indicador es clave para mantener un negocio financieramente estable y con suficiente efectivo para operar de manera eficiente.

¿Qué dicen los datos?

En Chile las mipymes son el 98,6% de las empresas del país y concentran alrededor del 65,3% de los empleos formales, según cifras reflejadas por el Ministerio de Economía. Sin embargo, son las más afectadas en períodos de inflación e incertidumbre económica, ya que les cuesta garantizar su liquidez y poder mantenerse a flote mientras cumplen con sus compromisos financieros.

Cumplir con la ley de pago a 30 días puede impactar significativamente la morosidad de las empresas, ayudando a reducir los intereses y penalizaciones.

Según el Informe de Morosidad de Empresas, elaborado por Equifax y la Universidad de San Sebastián, existen tasas elevadas de morosidad entre empresas: Hasta abril de 2022 la cantidad de empresas morosas había subido por segundo trimestre consecutivo, llegando a 78.587, lo que equivale al 12,9% del total de compañías activas.

La mora afecta gravemente a las empresas, por lo que es crucial establecer políticas de cobranza efectivas para gestionar adecuadamente las deudas en mora y facilitar la recuperación de cuentas por cobrar.

Si nos vamos a los datos de la Bolsa de Productos de Chile vemos que en el tercer trimestre del año 2021, la evolución de pago a pymes menores a 30 días experimentó una baja importante, de 63,07% que pagaban en períodos menores a un mes, bajó a 42,55%. Es decir, aumentaron los plazos de pago a las pequeñas y medianas empresas.

Además del entorno económico, ¿Qué más influye en los clientes?

Entendiendo que la situación económica tiene un impacto directo en las empresas y en su morosidad, es importante también mencionar otros aspectos que influyen en el hecho de no cobrar a tiempo por los servicios prestados:

• Falta de visibilidad y control del proceso de cobranza, siendo difícil la detección oportuna de casos críticos (clientes con alto nivel de deuda) y sus posibles soluciones. La automatización de los procesos de cobranza puede mejorar significativamente la eficiencia y la gestión de estas situaciones.

• Fallas en la comunicación con los clientes. Ej: No se hacen recordatorios oportunos del estatus de la deuda, tiempos legales para regularizar el pago, posibles sanciones, etc. Es fundamental resaltar la obligación de los clientes de cumplir con sus pagos y cómo una buena comunicación puede ayudar en este aspecto.

• Poco o nulo ofrecimiento de alternativas al cliente, que pueden ir desde los medios de pago ofrecidos hasta las cuotas en las que puede regularizar lo adeudado.

• Inconsistencias en la conciliación de pagos, ya sea por desorden u otros motivos.

Imposibilidad de analizar las métricas principales del proceso de cobro a nivel general (todos los clientes) y particular (clientes por separado).

Disminuye los tiempos de cobranza con un enfoque preventivo

Estamos convencidos de que una buena cobranza preventiva va a mejorar la recaudación de ingresos que tienes actualmente. ¿Cómo? ¡Te lo contamos a continuación!

Es fundamental crear planes específicos para la recuperación de deudas, combinando diversas acciones y estrategias planificadas para abordar de manera efectiva la gestión de cobranza.

• Ordena y clasifica tus documentos de forma eficiente, ya sea por fecha de vencimiento, monto, cliente o estado de la deuda.

• Comunícale a tus clientes la información que debe saber oportunamente. Ej: Factura emitida con el detalle de los productos y servicios, plazos de pago y recordatorios relevantes a tiempo.

• Simplifícale la vida para aumentar la probabilidad de que te pague, ofreciendo distintos medios de pago, posibilidad de pagar en cuotas, así como el compartirle un documento donde pueda revisar su estatus de morosidad contigo.

• Dedícale tiempo exclusivo para conciliar pagos. Identifica los pagos por monto y RUT para calzar con tus facturas. ¡Ojo con los pagos parciales! Aquí es clave fortalecer la comunicación.

Los consumidores pueden beneficiarse de opciones de pago flexibles para regularizar su situación financiera, obteniendo mejores condiciones de pago y beneficios adicionales mediante la mediación de entidades como la SUPERIR.

• Verificar y gestionar mensualmente las facturas rechazadas que tienes en el Servicio de Impuestos Internos (SII) para que no pierdas tiempo y dinero extra.

• Construye un panel con indicadores de tu cobranza: Es importante que tengas acceso y visibilidad de todos los KPIs importantes de tu proceso, tales como: tasa de recuperación de pagos, tiempo promedio de cobro, tasa de impagos, entre otros.

¿Te complica abarcar manualmente todo esto?

Si es tu caso, quizás estás necesitando el apoyo de una plataforma que te permita optimizar tu proceso de cobranza, automatizando tareas que quitan mucho tiempo a tu equipo, y que se podría destinar a la recuperación de deudas. Es fundamental establecer políticas y procedimientos definidos para mejorar las cobranzas.

Entendemos el dolor que implica no tener control total del proceso de cobranza, porque ese desconocimiento y falta de eficiencia contribuye a dificultar la liquidez y normal funcionamiento de una empresa. Ofrecer métodos de pago como las tarjetas de crédito puede facilitar la recuperación de deudas.

A través de este conocimiento, hemos podido ofrecer una solución 100% automatizada que ha incidido en la evolución de nuestros clientes a lo largo del tiempo, viéndose una mejora cada vez más notoria en el monto de facturas pagadas en un período menor a 30 días.

Como se puede ver en el gráfico, en el primer trimestre del año 2021 la cantidad de facturas que se pagaban a nuestros clientes pymes en un período menor a 30 días era un 41,3%, mientras que ya para el cuarto trimestre de 2022 se observa un aumento a 52,5%.

Un partner te ayudará:

• Mejorando la comunicación con tus clientes a través de recordatorios automáticos.

• Ofreciéndoles opciones de pago en línea.

• Conciliando pagos en minutos.

• Visibilizando y gestionando a tiempo las facturas rechazadas en el Servicio de Impuestos Internos (SII).

• Evaluando en tiempo real los KPis más relevantes de tu cobranza.