¿Cómo puedo ver una factura electrónica recibida?

Si has estado manejando tu propia empresa, ya debes haber notado que, aunque el tema de facturación no es sumamente complicado, sí es extenso. Y si, usualmente, lo primero en aprender es cómo emitir una factura, lo segundo es saber cómo puedo ver una factura electrónica recibida. 

Si bien la emisión de facturas es fundamental para el comercio de las empresas, llevar un registro adecuado de las recibidas es lo que permitirá manejar la contabilidad y administración de manera idónea. 

Si te preguntas cómo puedo ver una factura electrónica recibida, en este artículo te daremos los mejores consejos al respecto.

¿Cómo ver las facturas electrónicas que he recibido?

Las facturas electrónicas recibidas provienen de todas las transacciones en las que tu empresa ha sido el comprador y no el vendedor. Si bien todas estas facturas tienen varios elementos en común, en Nubox Pyme, contamos con diferentes apartados a la hora de ubicarlas.

Además, si lo que quieres es consultar una factura electrónica recibida, en cualquiera de las secciones, debes hacer clic sobre el monto plasmado del documento específico.

A continuación, te mostraremos cómo acceder a cada una de estas secciones para visualizar los documentos tributarios.

Facturas recibidas

Las facturas recibidas son todas aquellas que fueron enviadas a la empresa y su envío y recepción fueron confirmados por la misma. Para acceder a ellas, debes:

1. Ingresar en el menú, y seleccionar la opción de Reportes.
2. Hacer clic sobre Compras.
3. Presionar sobre Resumen de Compras.

En ese momento, visualizarás las facturas agrupadas en meses.

Facturas pendientes por pagar

Se trata de las facturas que aunque sí fueron recibidas, aún no han sido pagadas. Para visualizarlas, debes:

1. Entrar al menú y presionar sobre Reportes.
2. Hacer clic sobre Compras.
3. Seleccionar la opción de Compras por Pagar.

En este caso, el sistema las agrupará no por mes, sino por fecha de vencimiento.

¿Cómo puedo ver una factura electrónica recibida?

Sobre cómo buscar una factura electrónica recibida en específico, en nuestro software de gestión para PYMES, basta con ingresar al menú y seleccionar la sección de Compras, seguido de una opción también llamada Compras.

En el costado izquierdo te encontrarás con un apartado que incluye:

• Agregado al libro;
• sacado del libro;
• recibido;
• rechazado;
• recibido de SII.

Debes seleccionar uno de ellos acorde al documento que necesites.

Mientras, en la parte superior, alcanzarás a ver un apartado con las diferentes opciones que conforman el filtro. En ellas, para delimitar tu búsqueda, puedes ingresar los siguientes datos:

• Razón social del proveedor;
• RUT del proveedor;
• periodo;
• tipo de documento;
• fecha;
• folio.

Al haber filtrado la información, en la pantalla verás todos las facturas que correspondan a los datos ingresados. Mientras más específicos sean estos datos, más específicos serán tus resultados.

Cuando encuentres la factura que buscas, no solo podrás visualizarla, sino que, además, podrás cambiar el período, eliminarla y ver documentos adjuntos, en caso de que existan.

¿Cómo descargar archivo PDF y XML de una factura?

Si bien el archivo PDF de una factura te permitirá imprimir el documento para su registro o envío en físico, debes tener en cuenta que no sustituye una factura electrónica, debido a la obligatoriedad de esta última. 

Por su parte, el archivo XML, aunque para las personas es ilegible, es lo que contiene la información encriptada de la factura para que los software de gestión puedan obtener y extraer los datos. De hecho, con todo el auge de la digitalización empresarial, no es de extrañar que además de ser la factura en sí misma, es la que tenga validez legal. 

Pero, ¿cómo descargar estos archivos? Aquí te enseñamos.

PDF 

Para descargar un archivo PDF en nuestro software de gestión para PyMEs, debes ubicar la factura que quieres descargar con alguno de los métodos que te mencionamos anteriormente. En todos los casos, encontrarás un botón con la palabra "Exportar" y al hacer clic sobre él, te dará la opción de descargar el archivo PDF o Excel. Esto es aplicable tanto para los documentos de compra, como para los de venta.

XML 

Con el formato XML, el proceso es completamente diferente. 

En primer lugar debes considerar que el archivo XML de las facturas que recibes es creado por el emisor de la misma. Por lo que, en esencia, es él quien envía el archivo a tu sistema de facturación y no al revés. 

Para obtener estas facturas de compra, es necesario enviar un correo electrónico a soporte@nubox.com, en el que se indiquen los folios de los que quieres tener un respaldo, o, en su defecto, el rango de fecha de las facturas.

Para las facturas de venta, por el contrario, sí es posible descargar el archivo XML sin tener que contactar con el soporte de Nubox. Para hacerlo, los pasos son los siguientes: 

1. En el menú, ubica la sección de Ventas, e ingresa a la de Ventas Electrónicas. 
2. Selecciona todas las facturas que quieres descargar. 
3. Haz clic en el botón de Descargar XML. 

Ten en cuenta que el sistema tiene un límite de descarga simultánea de 1000 archivos. Por ello, si deseas obtener una cantidad mayor, debes seleccionar los demás archivos e iniciar otra descarga.

Además, siempre existe la posibilidad de configurar un correo en el que recibas de forma automática una copia del archivo XML cada vez que envíes uno a tus clientes.

¿Ya sabes cómo ver una factura electrónica recibida?

Para este punto, esperamos que la información que te hemos dado sobre cómo puedo ver una factura electrónica recibida, te sea de ayuda y puedas empezar a ver tus documentos tributarios cuánto antes.

Recuerda que, tan importante como es llevar un registro de dichas facturas, es asegurarte de que tu contabilidad sea exacta. No solo para evitar que la misma presente inconvenientes, sino para asegurarte de que tu PyME podrá mantenerse en el tiempo, desarrollarse comercialmente y expandir sus capacidades.

En Nubox lo sabemos muy bien, por eso, hemos desarrollado un programa que ofrece soluciones a tus necesidades como emprendedor. ¡Conoce Nubox Pyme! Y destina tu tiempo y esfuerzo a las partes de tu organización que más requieren de ti.