Resolución Exenta N°74: 9 claves sobre cómo emitir boleta electrónica

Con la Reforma Tributaria, nacen nuevas indicaciones para los contribuyentes por parte del SII. En esta oportunidad, el organismo generó la Resolución Exenta N°74, del 02 de julio de 2020, donde señala los procedimientos para generar boletas de ventas y servicios en formato electrónico, afectas, no afectas y exentas de impuestos. 

En este artículo, responderemos algunas inquietudes que viene a resolver la Resolución Exenta N°74 en materia de definición de este documento y su emisión. ¡Presta atención!

¿Cuáles son las consideraciones para los contribuyentes y el SII sobre boleta electrónica?

Según la Resolución Exenta N°74, se deben tener presente 3 aspectos relevantes para el procedimiento de las boletas electrónicas:

1. Los contribuyentes y el SII tendrán relación directa a través de estos medios electrónicos, y dicha relación tendrá la misma validez que el trámite presencial. El SII debe facilitar los nuevos procedimientos y el cumplimiento tributario de los contribuyentes de primera categoría, para la emisión de boletas electrónicas.
2. Los documentos tributarios relacionados a los impuestos de ventas y servicios se deben emitir en formato electrónico y en conformidad de la ley.
3. La Ley N°21.210 que moderniza la Legislación Tributaria, establece la obligatoriedad de emisión de boletas de ventas y servicios, que incluya desglose del impuesto según normativa vigente. El plazo será de 6 meses para contribuyentes emisores de facturas electrónicas y 12 meses para aquellos que no tengan dicha calidad. 

¿Qué es una boleta electrónica y cómo funciona?

Las boletas electrónicas, según la resolución, se entenderán como un documento tributario generado mediante una firma electrónica. Éste se emite cuando existen ventas de bienes o servicios prestados a un consumidor, los cuales pueden ser: afectos, no afectos o exentos de impuestos legales.

Los contribuyentes deben estar habilitados en el SII y cumplir con un período de vigencia para emitir dicho documento. Deben contar con un certificado digital, que permite la identificación electrónica del contribuyente para realizar las operaciones tributarias, a través de la generación de un documento con firma digital.

Para dar validez a este documento se contará con una representación, la cual puede ser de dos tipos: representación virtual, que se asocia a una representación digital del documento tributario para visualizar la entrega mediante plataformas electrónicas; y representación impresa, la cual corresponde al documento tributario físico.

Para dar validez y representación virtual al documento, debe incluir un timbre electrónico, el cual podrá ser verificado y validado ante el SII por medio de los códigos de barras generados para autorizar la emisión del documento.

Al trabajar con estas herramientas digitales en línea, se debe considerar la firma electrónica, que permite verificar quien emite el documento, por lo cual no se pueden anular boletas sin autorización o solicitud previa del consumidor.

Para estos fines, existe un usuario administrador que se encargará de generar en el portal de certificado digital del SII el perfil correspondiente, facultado con firma electrónica para operar en el sistema de boletas electrónicas. Además, se debe cumplir con el requisito indispensable de tener un inicio de actividades como contribuyente de primera categoría, con giro comercial para ventas o servicios.

¿Cuál es el proceso para habilitar la emisión de boletas electrónicas?

• Debe solicitar la habilitación de emisión de boletas electrónicas a través de la página web del SII. Esta función la debe hacer el contribuyente o el representante legal del giro comercial, ya sea persona natural o jurídica, la cual podrá acceder a la autorización para el uso de la certificación, siempre y cuando cumpla con requisitos técnicos y legales.
• Aceptado por el SII la solicitud de habilitación del certificado digital, el contribuyente o representante legal, deberá realizar una declaración de cumplimiento en línea, que consiste en conocer las obligaciones legales para la emisión de boletas electrónicas y toda modificación futura que se genere.
• Los contribuyentes deben cumplir con las indicaciones tributarias generadas por la emisión de las boletas electrónicas. Deben habilitar el certificado digital del SII, y considerar si el software de facturación electrónica que utilizan habilitará el formato de las boletas electrónicas.
• Los contribuyentes habilitados como emisores de boletas electrónicas deberán enviar al SII, en formato digital, las boletas electrónicas emitidas incluyendo el resumen de ventas diarias. El formato debe ser en XML y los campos obligatorios son: encabezado, timbre electrónico y Firma electrónica, para la representación virtual o impresa.
• Los emisores de boletas electrónicas deben mantener actualizados los firmantes autorizados, los cuales deben contar con su certificado digital vigente para efectos tributarios. Además, deberán mantener informada a la empresa de software proveedora en caso de cambios, donde esta última debe tener capacidad de trabajo en línea con el SII.
• El contribuyente puede solicitar la deshabilitación como emisor de boletas electrónicas a través de una petición administrativa en cualquier instancia, ya sea en la dirección regional de su jurisdicción comercial u apartado habilitado en la plataforma web del SII. Además, deberá anular los folios no utilizados para las boletas electrónicas. Para los casos de término de giro, la deshabilitación será de acuerdo a las fechas de la resolución o certificado de término de giro que emita la institución.

Consideraciones importantes al momento de emitir boletas electrónicas

Para emitir boletas electrónicas, debes tener en consideración lo siguiente:

• Descargar el archivo electrónico código de autorización de folios (CAF), previamente solicitados en el SII para las boletas electrónicas.
• Los folios no utilizados se deben anular.
• Los folios son de uso único e intransferibles.
• Los folios se pueden recuperar en caso de error al descargar los archivos.
• Las boletas deben incluir los detalles de impuestos de ventas y servicios, según establece la ley.
• Se deben entregar por medios electrónicos
• Deben tener representación virtual o representación impresa
• Enviar boleta electrónica al SII, con plazo máximo de 1 hora y verificar recepción por parte del SII.
• Las modificaciones de las boletas electrónicas, ya sea por datos del receptor o descuentos de la venta, anulación del documento o cambios de mercaderías de menor valor, se deben hacer mediante una nota de crédito electrónica. Sin embargo, si existe una variación mayor en el precio para cambios, se debe realizar una boleta electrónica por la diferencia, incluyendo como referencia la primera boleta.
• El contribuyente emisor de boletas electrónicas deberá contar con un almacenamiento de 6 años en formato XML original.

¿En qué consiste la representación de las boletas electrónicas?

Esta representación busca mantener los medios electrónicos con una representación y validez legal, donde el emisor y receptor deberán tener acceso. Como mencionamos anteriormente, ésta puede ser de dos tipos:

Representación Virtual:

Representación digital del documento, que permite acceder al mismo de manera electrónica. Ésta deberá cumplir con las siguientes características:

• Nombre del documento según corresponda, ya sea boleta electrónica, no afecta o exenta electrónica.

• Folio comprobable.

• Fecha de emisión.

• Datos del emisor.

• Montos individualizados (Neto-IVA- Total).

Representación Impresa

Formato en papel de la boleta electrónica, el cual deberá contener lo siguiente:

• Nombre del documento según corresponda, ya sea boleta electrónica, no afecta o exenta electrónica.
• Datos del emisor.
• Detalle legible de la transacción.
• Timbre electrónico, con leyenda referida al SII para su verificación.
• Aquellos que cuentan con servicios periódicos, deberán incluir los datos relacionados a códigos de clientes frecuentes, nombre completo o el Rut.

¿El equipo computacional habilitado para emitir las boletas electrónicas será de uso exclusivo para dicho fin?

En el equipo computacional de la empresa, el contribuyente podrá optar para el uso de otros pagos que no correspondan a ventas o prestaciones de servicio, donde deberá emitir un comprobante que respalde dichas operaciones para un posterior pago electrónico.

¿Qué es el resumen de transacciones por ventas diarias?

Es un resumen de todas las operaciones del día anterior, entre las 00:00:00 y las 23:59:59, las cuales deben ser informadas vía electrónica al SII con su firma digital correspondiente, dentro de las primeras 12 horas del día siguiente (incluye fin de semana y festivos).

Cabe señalar que este resumen reemplaza el libro de ventas que se genera de manera mensual, ya que será registrado por el SII en el registro de las ventas del contribuyente, incorporado en el registro de compras y ventas que dispone el portal.

Para estos efectos, se incluyen aquellos días que no generen operaciones, por lo que deberá informar montos en cero. Por otro lado, cada modificación o actualización del día anterior, se podrá realizar mediante un reenvío de resumen del período que se reemplazará.

¿Cuáles son los requisitos de los sistemas de emisión de boletas electrónicas?

La transformación de los documentos manuales a documentos tributarios debe estar soportada en sistemas para la automatización electrónica. Actualmente, existen empresas o instituciones que proveen el servicio.

Estas empresas podrán representar al contribuyente y podrán solicitar su habilitación para la emisión de boletas electrónicas. Sin embargo, éstas deben cumplir los siguientes requisitos:

• Cumplir con las condiciones técnicas para emisión de boletas electrónicas.

• Un mínimo de 10 contribuyentes habilitados para la emisión de boleta electrónica.

• Experiencia mínima de 6 meses en emisión de boletas electrónicas.

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Revisión, fiscalización y verificación de las boletas electrónicas

El SII está facultado para acogerse a los procesos de caducidad en el artículo 59 y siguientes del Código Tributario, para los términos de revisión, fiscalización y verificación de los documentos tributarios.

Además, tendrá la potestad para solicitar información digital de sus clientes. Es por esto que el contribuyente debe contar con una base de datos actualizada con la identificación (Nombre, RUT o código de cliente interno, dirección y vigencia del contrato). La información debe estar relacionada a los usuarios que cuenten con un contrato o convenio de atención.

En cuanto a infracciones o incumplimientos relacionados con la emisión de boletas electrónicas, este proceso queda bajo sanciones dispuestas en los artículos 97 (N° 6 y N° 10) y 109 del Código Tributario.

Recuerda que, de acuerdo a la Modernización Legislativa referente a boletas electrónicas, la normativa comenzó a regir a partir del 01 de enero de 2021 para los que ya son facturadores electrónicos y 01 de marzo de 2021 para lo que aún no lo hacían.