Como ya debes saber, la modernización tributaria —impulsada por el Ejecutivo— también incluye cambios en el ámbito administrativo y requiere un salto al sistema digital, lo cual involucra las boletas electrónicas.
En este sentido, saber cómo emitir boletas electrónicas es algo indispensable para la modernización de tu negocio, ya que este proceso es obligatorio desde el 01 de enero de 2021 para quienes facturan electrónicamente y a partir del 01 de marzo de 2021 para quienes aún no emiten de forma electrónica.
Además, no debes completar esta migración simplemente para cumplir con el Servicio de Impuestos Internos (SII), sino que beneficiarás la contabilidad de tu empresa y tendrás mayor claridad sobre la compraventa de tu producto o el honorario percibido por tu servicio.
Por otro lado, no está demás decir que la intención de la implementación del uso de la boleta electrónica es reducir la evasión de impuestos y, de este modo, incrementar la recaudación fiscal.
Por estas razones, en este artículo vamos a explicarte cómo evitar boletas electrónicas, a la vez que te ofreceremos un contexto completo sobre este documento al explicarte qué información incluye, sus principales funciones y más.
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Es un documento con incidencia tributaria, promovido y requerido por el SII, que se entrega al cliente cuando este es una persona natural/física que no requiere de una factura electrónica.
Este DTE sirve para detallar los productos que son vendidos, su valor y el IVA, ofreciendo respaldo tanto al vendedor como al comprador.
Por ejemplo, en el caso del comprador, puede usar la boleta para solicitud de devoluciones y otros reclamos.
En tanto, el vendedor cuenta con las boletas electrónicas como comprobante de sus ventas y base para registros contables asociados a los ingresos.
Es importante decir que existen dos tipos de boletas electrónicas: de servicios y de compraventa.
La principal diferencia entre las boletas electrónicas y las facturas electrónicas es que las últimas dan derecho a crédito fiscal, mientras que las primeras tienen un rol netamente informativo y de comprobación de una determinada transacción.
Es por esta diferencia que las boletas electrónicas suelen estar dirigidas a consumidores finales mientras que las facturas electrónicas tienden a ser exigidas por compradores que son empresas (distribuidores, tiendas retail y otros intermediarios en la cadena comercial).
De acuerdo al Instructivo Técnico del Servicio de Impuestos Internos para la emisión de boletas electrónicas, este documento siempre deben contener los siguientes datos:
Los requisitos para emitir boletas electrónicas consisten en tener tu empresa al día en términos de inicio de actividades, declaraciones de impuestos y autenticidad digital (certificado digital).
Cumplir con esto significa que tu negocio tiene las condiciones necesarias para ser emisor de DTE, incluyendo las boletas, tanto desde el punto de vista operativo como legal.
El siguiente paso, una vez garantizados los aspectos básicos anteriores, es habilitarte ante el SII para generar electrónicamente las boletas.
En líneas generales, para esto debes:
A continuación, te dejamos una infografía que amplía el proceso, mencionando algunos de los deberes que tendrás que asumir inmediatamente empieces la solicitud.
En el momento que cumples con todos estos requisitos y te conviertes en emisor de boleta electrónica obligatoria, también asumes nuevas responsabilidades y obligaciones constantes asociadas a la gestión documental.
Las principales obligaciones que tienen los emisores de boletas electrónicas en Chile son las siguientes:
También, de acuerdo a la Resolución N°74 de 2020, los emisores de boletas deben enviar el "Resumen de Ventas Diarias" y el formato digital de todas las boletas electrónicas emitidas.
Para cumplir con este requisito puedes basarte en un software de mercado o en el sistema del SII, y a continuación te explicamos cómo es el funcionamiento con cada alternativa.
El sitio web del SII cuenta con un sistema de boleta electrónica en línea que es de carácter gratuito y funciona tanto para escritorio como para móvil. La aplicación mobile se llama e-boleta, que los usuarios pueden utilizar con tan solo descargarla desde su celular.
Los dueños de negocio que deseen generar boleta electrónica desde la versión escritorio tienen que hacer lo siguiente:
Desde mobile, puedes emitir de la siguiente manera a través de la aplicación E-Boleta:
Es importante que sepas o contemples dos cosas si decides trabajar con la plataforma del Servicio de Impuestos Internos:
Pues bien, otra de las cosas que puedes hacer desde el SII es la guía para emisión de boleta electrónica. Se trata de una certificación de boletas electrónicas y, para ello, tu empresa debe contar con un software comercial o de elaboración propia para realizar la emisión de estas mismas, o bien debes estar certificándote de forma paralela.
Dicha certificación consta de los siguientes pasos:
Es importante recordar lo siguiente:
Como explicábamos anteriormente, para la emisión de boleta electrónica vas a tener que encontrar un proveedor comercial o bien elaborar un sistema propio que te permita hacer esto.
En este punto, recomendamos que consideres —además de las funciones del software propiamente como tal— que el proveedor que escojas entregue soporte y te ayude en la implementación del sistema.
Por lo general, los softwares para boleta electrónica son amigables y sencillos de usar. La forma en que funcionan es muy similar a la de otros softwares para la elaboración de documentos y cuentan con el típico menú que te da la opción de seleccionar la acción a realizar:
Como ejemplo de este caso, si lo que quieres es realizar la boleta electrónica de una venta, el menú se desplegará de la siguiente forma:
Venta > Nueva Venta > Seleccionar tipo de documento según corresponda (factura, boleta, nota de crédito, guía de despacho, entre otros) > Boleta electrónica.
Posterior a este paso, aparecerán los campos de llenado con todos los datos requeridos por el SII, como:
Por supuesto, esto incluye los datos de nombre o razón social de tu empresa, su RUT y la dirección de la casa matriz o la sucursal.
La relevancia de tener los datos del cliente se debe a que en caso de anulación de una boleta o nota de crédito, el Servicio de Impuestos Internos pueda pedirte esos detalles a la hora de revisar dichos documentos electrónicos.
Una vez ingresados estos datos, el cálculo de la boleta será realizado automáticamente por el sistema y te mostrará el total junto a sus detalles de desglose. ¿Maravilloso, no?
Cuando hayas comprobado que todos los campos y el total de la boleta estén correctos, simplemente puedes proceder a guardar y emitir el documento, que pasará a estar en proceso de emisión y donde el SII evaluará la información antes de otorgar su aprobación.
Lo bueno de estos softwares integrados es que te permiten guardar toda la información ingresada sobre tus clientes —desde la primera venta que hagas— y cuando realices una nueva venta al mismo cliente, solo tendrás que escribir su nombre o RUT para su búsqueda en el sistema, el cual te mostrará el resto de la información de su registro.
Además, el sistema de boleta electrónica te permitirá exportar documentos para hacer los reportes requeridos por el SII o para revisar detalles que te den la posibilidad de analizar las finanzas de tu empresa con datos concretos y validados por el Servicio de Impuestos Internos, lo que asegura un mayor control sobre tu PyME y reduce los errores en su contabilidad.
Otras de las ventajas del sistema de boleta electrónica son:
Los clientes son el alma del negocio. Por eso es importante mantener relaciones auténticas con cada uno de ellos, en aras de garantizar una extraordinaria experiencia. En esa línea, te contamos las ventajas de contar con un sistema de boleta electrónica -por ejemplo, el de Nubox- que ofrece soporte especializado:
Como ya sabes, necesitas elegir entre el software del Servicio de Impuestos Internos y una solución de mercado, recordando que la segunda opción es mucho más amplia y efectiva.
Además de esta decisión inicial, debes cumplir una serie de buenas prácticas para una correcta emisión de boletas electrónicas:
Sobre las representaciones virtuales o físicas, las detallamos a continuación.
Representación digital del documento, que permite acceder al mismo de manera electrónica. Esta deberá cumplir con las siguientes características:
Formato en papel de la boleta electrónica, el cual deberá contener lo siguiente:
No emitir la boleta electrónica en una transacción que así lo requiera es una mala práctica fiscal y de facturación penalizada por las autoridades, con multas que oscilan entre el 50% y 500% del valor total de la operación.
Si bien son multas porcentuales, existe una regulación en cuanto a los montos mínimos y máximos de penalización. La sanción económica jamás puede ser menor a 2 Unidades Tributarias Mensuales (UTM) ni mayor a 40 Unidades Tributarias Anuales (UTA).
Todo esto está contemplado en el el numeral 10 del artículo 97 del Código Tributario.
Ahora conoces qué son las boletas electrónicas, cómo se emiten y las buenas prácticas para gestionarlas.
Recuerda que se trata de un DTE obligatorio y, omitirlo en las transacciones que corresponda, es un grave incumplimiento fiscal que se traduce en costosas multas, así como en una en una mala imagen para tu negocio.
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