Importancia de los documentos tributarios
La correcta gestión de los documentos tributarios es clave para el cumplimiento fiscal, ya que estos registros sirven como evidencia para la declaración de impuestos.
Al registrar cada transacción, estos documentos permiten a las empresas, además de llevar un control financiero detallado y actualizado, facilitar la declaración de impuestos y la toma de decisiones.
Su correcta gestión es fundamental para evitar sanciones y respaldar la legalidad de las transacciones frente al SII.
Documentos tributarios que toda PYME debe saber
Estos son los principales documentos tributarios que debes conocer:
Factura electrónica
La factura es un documento esencial que registra las ventas de bienes o servicios.
En Chile, la factura electrónica permite al comprador solicitar el crédito fiscal de IVA.
Este documento debe incluir detalles como la descripción del producto o servicio, el precio unitario, y el monto total con IVA si corresponde.
Las empresas pueden emitir facturas utilizando el sistema gratuito del SII o sistemas de facturación de terceros autorizados.
El uso de la factura electrónica no solo facilita el control y registro de las ventas, sino que también reduce costos operativos al eliminar el uso de papel y mejorar los tiempos de gestión.
Además, el SII puede verificar estas transacciones en tiempo real, lo cual simplifica la declaración de impuestos.
Boleta de ventas y servicios
La boleta es similar a la factura, pero está destinada al consumidor final y no permite crédito fiscal de IVA.
Se utiliza para ventas menores donde el comprador no exige una factura, y debe incluir el monto total de la venta y el detalle básico de los bienes o servicios.
Su emisión también se realiza en formato electrónico, lo cual es obligatorio según la ley de modernización tributaria.
Factura de compra
La factura de compra se distingue por ser emitido por el comprador en lugar del vendedor, como sucede con la factura convencional
Este tipo de factura se utiliza principalmente cuando la transacción ocurre con un proveedor que no está registrado para emitir facturas, como en el caso de particulares o empresas que no tienen capacidad de generar documentos tributarios.
En ella, se detallan los montos de la operación, una descripción completa del artículo o servicio adquirido, y los datos fiscales de ambas partes, incluyendo nombre y RUT.
Este documento permite al comprador respaldar la transacción y cumplir con los requisitos tributarios del Servicio de Impuestos Internos (SII).
Notas de crédito y débito
Las notas de crédito y débito permiten ajustar facturas ya emitidas.
La nota de crédito se utiliza para reducir el monto de una factura en casos de devoluciones o descuentos, mientras que la nota de débito incrementa el valor de una factura debido a errores en el monto o a intereses por pagos retrasados.
Estos documentos ayudan a mantener un registro transparente y evitar errores en la contabilidad.
Guía de despacho
La guía de despacho es obligatoria cuando transportas bienes dentro de Chile y aún no has emitido una factura.
Este documento acredita la entrega de productos y es necesario en caso de fiscalización en rutas de distribución.
La emisión puede ser electrónica y es un respaldo válido para el SII.
Liquidación de factura
La liquidación factura es un documento tributario utilizado para registrar ventas cuando el producto o servicio vendido pertenece a un tercero.
En este caso, el emisor del documento no es el dueño de los bienes o servicios objeto de la venta, sino un intermediario que recibe una comisión por facilitar la venta.
Este tipo de documento resulta especialmente útil para aquellas empresas que actúan como agentes o distribuidores de otros comerciantes, ya que permite detallar el acuerdo comercial, incluyendo el monto total de la venta y la comisión acordada.
Importancia de la digitalización en la gestión tributaria
En Chile, la Ley 20.727 obliga a las empresas a emitir documentos tributarios en formato electrónico.
Utilizar herramientas de facturación vinculadas al SII y software de contabilidad integrado puede optimizar el flujo de información y simplificar la gestión tributaria.
La digitalización no solo asegura el cumplimiento de la normativa, sino que facilita la toma de decisiones al ofrecer un acceso rápido y preciso a la situación financiera de la empresa.
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