Contrato Electrónico: Qué Es, Características y Usos

Qué es un contrato electrónico

Un contrato electrónico es un acuerdo entre dos o más partes que se realiza y valida a través de medios electrónicos, generalmente utilizando internet. 

A diferencia de los contratos tradicionales, que requieren la presencia física de las partes y el uso de papel, los contratos electrónicos permiten a las personas o empresas celebrar acuerdos sin la necesidad de un encuentro presencial.

Entre las principales diferencias entre un contrato en papel y un contrato electrónico se encuentran:

• Medio de formalización: Mientras que el contrato en papel necesita ser impreso y firmado a mano, el contrato online se gestiona completamente en línea y puede ser firmado de manera digital.
• Accesibilidad: Los contratos electrónicos pueden ser accedidos y firmados desde cualquier lugar con conexión a internet, lo que incrementa la eficiencia y conveniencia de su uso.

Marco legal del contrato electrónico en Chile

En Chile, los contratos electrónicos están regulados por un marco legal que les otorga la misma validez que los contratos en papel. 

La Ley N° 19.799 sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de Certificación, establece las normas para el uso de documentos electrónicos y las firmas electrónicas, asegurando que los contratos celebrados por medios digitales sean legalmente vinculantes.

Esto permite a empresas y particulares adoptar este formato sin perder las garantías de seguridad y autenticidad.

Tipos de firma electrónica

En Chile, existen dos tipos de firma electrónica: la firma electrónica simple (FES) y la firma electrónica avanzada (FEA). 

La FES es aquella que, aunque cumple con requisitos básicos de identificación, no ofrece el mismo nivel de seguridad y certificación que la avanzada. 

Por otro lado, la FEA es emitida por prestadores de servicios acreditados y garantiza no solo la identidad del firmante, sino también la integridad del documento firmado, impidiendo su modificación sin que esta sea detectada​.

Usos comunes del contrato electrónico

Los contratos electrónicos están siendo utilizados en diversas áreas, tanto en el ámbito laboral como en el comercial, siendo uno de los principales usos en los contratos laborales.

Gracias a la plataforma de la Dirección del Trabajo, los empleadores pueden redactar y enviar contratos de trabajo de manera digital. 

Esto facilita los procesos de contratación y disminuye la necesidad de trámites presenciales. 

Además, permite que las empresas cumplan con la legislación sin la necesidad de recurrir a documentos en papel.

Ventajas de los contratos electrónicos

El uso de contratos electrónicos ha crecido exponencialmente en Chile debido a las múltiples ventajas que ofrecen frente a los contratos tradicionales. A continuación, se detallan algunos de los beneficios más destacados:

Ahorro de tiempo y costos

Los contratos electrónicos permiten reducir significativamente el tiempo necesario para formalizar acuerdos, ya que eliminan la necesidad de imprimir, firmar físicamente y enviar documentos por correo o mensajería. 

Además, el uso de plataformas electrónicas para la firma de documentos reduce los costos relacionados con papel, impresión y almacenamiento físico.

Mayor eficiencia en la gestión y almacenamiento de contratos

Con los contratos electrónicos, la gestión documental es mucho más eficiente. Los documentos se almacenan de manera digital, lo que facilita su organización y búsqueda, y permite realizar actualizaciones o revisiones en tiempo real. 

Asimismo, se minimiza el riesgo de pérdida o daño de los documentos físicos, lo que asegura la preservación de los acuerdos.

Acceso y firma de documentos desde cualquier lugar

Uno de los mayores beneficios de los contratos electrónicos es la posibilidad de acceder y firmar documentos desde cualquier lugar con una conexión a internet. 

Esto es particularmente útil en un mundo cada vez más globalizado, donde las partes involucradas en un contrato pueden estar en diferentes ubicaciones geográficas.

Seguridad y trazabilidad de las transacciones online

Gracias a la firma electrónica, los contratos electrónicos ofrecen altos niveles de seguridad y trazabilidad. 

Las firmas electrónicas avanzadas, respaldadas por certificados digitales, garantizan que los documentos no puedan ser alterados después de ser firmados. 

Además, permiten verificar la identidad de los firmantes, lo que añade una capa adicional de protección contra el fraude.

Pasos para crear un contrato de trabajo electrónico

- Redacción: El contrato debe redactarse incorporando todas las cláusulas acordadas entre el empleador y el empleado. Según el Código del Trabajo, se deben incluir datos como la identificación de las partes y las condiciones laborales.

- Firma del documento: Con el contrato listo, ambas partes lo firman utilizando la firma electrónica.

- Envío y firma del colaborador: El empleador envía el contrato al empleado para su firma a través de su correo electrónico personal.

- Registro y almacenamiento: Una vez firmado, el contrato debe ser almacenado de manera segura, cumpliendo con las normativas vigentes.

Cómo simplificar la gestión de contratos laborales con un software

La gestión de contratos laborales, especialmente cuando se trata de una empresa con varios empleados, puede volverse una tarea complicada y demandante. 

Sin embargo, el uso de software especializado puede transformar este proceso en algo más eficiente y manejable. 

Una de las características más valiosas de estas plataformas es el uso de plantillas predefinidas, que proporcionan un formato estándar para los contratos, eliminando la necesidad de empezar desde cero cada vez que se redacta uno nuevo. 

Adicionalmente, gracias al rellenado automático, el software es capaz de extraer datos almacenados previamente, como información personal o detalles laborales, lo que agiliza aún más el proceso.

Un aspecto clave que aporta tranquilidad a los usuarios es que estos sistemas se mantienen actualizados con la legislación laboral vigente. 

Esto significa que los contratos generados a través del software cumplen con las normativas más recientes, garantizando su validez y reduciendo el riesgo de incumplimientos legales. 

En resumen, la implementación de un software especializado para la gestión laboral no solo optimiza el proceso, sino que también asegura el cumplimiento legal, mejora la eficiencia operativa y ofrece mayor control a las empresas.

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El software de remuneraciones de Nubox te ofrece una solución integral para la gestión de nóminas y administración de personal. 

Con esta herramienta, podrás administrar las nóminas, procesar las liquidaciones y optimizar la gestión de tu personal.

Además, el portal de colaboradores permite que los empleados accedan a su información de manera sencilla, optimizando la transparencia y comunicación dentro de tu empresa.

Nubox también incorpora la firma digital, facilitando la validación de documentos laborales sin necesidad de procesos presenciales. 

Esta función no solo ahorra tiempo, sino que garantiza que todas las operaciones cumplan con las normativas legales vigentes, brindando una experiencia más segura y confiable tanto para empleadores como para trabajadores​.