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Contabilidad manual V/S Contabilidad digital

Publicado por Ana Zúñiga | 4 de enero del 2019
Contabilidad manual V/S Contabilidad digital

Hasta hace poco, la mayoría de los contadores llevaban la contabilidad manualmente. Eso implicaba el ingreso de datos a mano en los libros gestionados papel y/o en Excel, así como largas jornadas de cálculos matemáticos donde la calculadora era la mejor amiga. Luego aparecieron los software administrativos que permitieron automatizar todos esos procesos y el panorama cambió radicalmente.

En ese sentido, el software contable se ha convertido en un aliado estratégico para los contadores y empresas de todo tipo y tamaño. En 2016 -solo en Estados unidos- el 64.4% de las Pymes usaban este tipo de programas para apoyar la gestión de su contabilidad

En Chile, según un informe del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo de 2015, los sistemas administrativos -como los utilizados en contabilidad, finanzas, ERP y facturación- ocupaban el 20,7% de los software más utilizados en el país y, entendiendo que los procesos de digitalización han avanzado con gran velocidad, la cifra de adopción debe ser mucho más alta en la actualidad.

Al respecto, los profesionales del área son los más beneficiados, y aseguran que lo mejor de esta tecnología es que hace más fácil su trabajo, garantiza la integridad de la información y les da tiempo para responder a los requerimientos que sus clientes les hacen en materia de análisis, asesoría y planeación financiera.

Contabilidad manual

En un sistema de contabilidad de este tipo, tienes que administrar los libros y registrar a mano cada una de las operaciones realizadas por la empresa en determinado período.

Como ya se señaló, este procedimiento puede ser desarrollado tanto en papel como en una hoja de cálculo de Excel y, aunque esta última opción es computarizada, se considera manual porque nada está automatizado: debes sumar columnas, comprobar resultados, digitar y volver a digitar números. Pese a que las fórmulas (Macros) permiten al sistema ejecutar el cálculo por sí solo, tú eres el responsable de configurarlas y velar porque no se alteren o borren. 

Aunque las estadísticas señalan que para el 27.5% de las empresas estadounidenses los principales errores fiscales y contables que les cuestan millones se deben a la introducción manual de datos incorrectos en el sistema contable, este tipo de contabilidad representa ciertas ventaja: su implementación no requiere inversiones y no presenta mayor complejidad. Además, al ejecutar los procesos por tu cuenta, te entrenas a diario y afianzas tus conocimientos en el área.

Por supuesto, de estas ventajas puedes gozar solo cuando se trata de una pequeña empresa, ya que cuando un negocio comienza a crecer se amplían las cuentas, la cantidad de ingresos y egresos, el nivel de facturación y otras tantas variables que hacen que la contabilidad manual no sea una opción viable.

Software contable

Un software de contabilidad es un programa informático que te permite sistematizar y simplificar gran parte de los procesos. En este, a lo mucho, debes ingresar una sola vez la información referente a las transacciones históricas de la empresa y el sistema se encarga de realizar los respectivos asientos y hacer las modificaciones que correspondan en el plan de cuentas. 

En lo que respecta a funcionalidades específicas, los software de vanguardia te permiten llevar la contabilidad de varias empresas al mismo tiempo, realizar cargas masivas de datos, integrar el sistema al de facturación electrónica y generar reportes financieros automáticamente.

Las ventajas de un software contable son muchísimas, pero entre las más comunes cabe señalar:

  • Velocidad y precisión en la ejecución de procesos. Gestión eficiente y segura de la información, especialmente cuando se trata de un programa de contabilidad en la nube porque toda la data se almacena en un servidor externo bajo estrictos protocolos de seguridad, pudiendo acceder a ella cuando quieras y desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. 
  • Aumento de la productividad del área contable. De acuerdo con los resultados de una investigación de Capterra, El 52% de los usuarios de software de contabilidad vieron una disminución de los errores al adoptar este tipo de herramientas.

¿Con cuál te quedas?

La contabilidad vía software se ha transformado a la mejor alternativa en Chile, no solo por las ventajas anteriormente expuestas, sino por el proceso de digitalización que vive el país tanto en el sector privado como en el público. Basta con ver lo hecho por el Servicio de Impuestos Internos (SII), institución que ha modernizado gran parte de sus trámites -como la facturación- simplificando considerablemente los procesos tributarios.

Es un hecho: es en un escenario completamente digital en el que tendrá que desenvolverse el contador de los próximos años.

No obstante, la contabilidad manual aún no está obsoleta. Como ya se señaló, puede ser muy útil en pequeños negocios. Lo importante al respecto es saber remplazarla cuando el negocio crezca y empiece a exigir mayor celeridad y precisión en los procesos contables.