¿Qué es un certificado digital y para qué sirve?

Si bien la digitalización de los procesos tributarios ha significado un gran avance para el sector, esto también ha requerido desarrollar una manera de legitimar los movimientos realizados por los contribuyentes, lo cual nos lleva a hablar del certificado digital.

En los siguientes párrafos, te contamos todo lo que debes saber al respecto, lo que representa, a su vez, un tema puntual para determinar dónde adquirir y comprar certificado digital para factura electrónica.

¡Sigue leyendo!

Certificado digital: ¿Qué es?

El certificado digital es una firma sobre la cual se fundamenta la legalidad de un documento digital, especialmente en el ámbito tributario.

¿De qué manera una persona da fe de su palabra en instancias legales? Esto se logra a través de la firma, uno de los medios por defecto de aceptación de una parte: la usas para cerrar un contrato, para cobrar un cheque y hasta para contraer matrimonio.

Y, aunque todos tenemos una, algunos contribuyentes requieren de una versión digital de la misma.

En pocas palabras, eso es el certificado digital: una firma electrónica, el carnet de identidad virtual de un contribuyente, que permite validar trámites y transacciones realizadas en Internet.

En concreto, hablamos de un archivo electrónico que puede ser enviado a través de un email o transportado en un pendrive que es utilizado como medio electrónico seguro para la identificación de una persona.

¿Para qué sirve el certificado digital?

Este elemento supone un gran avance en lo que a aspectos tributarios digitales se refiere, pues permite agilizar los trámites a través de un simple, pero efectivo método, y permite:

• Poder facturar electrónicamente en Chile, es obligatorio para todas las compañías.  
• Validar los documentos tributarios emitidos, brindando la seguridad necesaria para realizar trámites sin riesgo de falsificaciones o estafas.
• Hacer declaraciones, rectificatorias y consultas privadas en el sitio del Servicio de Impuestos Internos (SII).
• Realizar diversas operaciones entre empresas y ante instancias similares al SII, con la confianza que solo brinda este documento.

Una de las características que hacen tan confiable este certificado, es que es personal e intransferible, es decir, que únicamente puede ser utilizado por el titular del documento.

Si bien las plataformas de facturación electrónica pueden funcionar con uno o más usuarios, cada uno de ellos debe emitir o validar sus documentos a través de su propio certificado.

Por ello, al retirarlo del computador desde donde estás trabajando, debes recordar hacer una copia del mismo, pues no dejará registro alguno. De esta manera, se garantiza que las operaciones sean totalmente válidas y sin riesgo, tanto para los contribuyentes como para el fisco.

¿Dónde comprar certificado digital para factura electrónica?

La obtención de un certificado digital se realiza por medio de empresas certificadas para su emisión. Actualmente, este listado lo integran las siguientes compañías:

• Acepta
• E-Sign
• Certinet
• Paperless

La obtención de este archivo es fácil y no te tomará mucho tiempo. Además, como facturador electrónico es preciso contar con este documento, de lo contrario, no podrás emitir ni validar este y otros documentos

¿Cómo se instala el certificado digital?

Como mencionamos más arriba, el certificado requiere ser instalado en el computador, desde donde se ejecutan los trámites relacionados con él. Para hacerlo, debes seguir los siguientes pasos:

1. Una vez localizado el archivo en el disco duro, ejecútalo (el archivo tiene la extensión .pfx).
2. Luego de un breve proceso, el sistema te pedirá tu clave secreta de acceso al SII. En este punto, aparecerán dos casilleros seleccionables: debes marcar ambos.
3. Luego de presionar "Finalizar", aparecerá una ventana con la opción "Nivel de Seguridad". Pincha y selecciona la opción "Alto". Así, cada vez que quieras usar el certificado digital deberás ingresar la contraseña, entregando más tranquilidad para el titular.
4. Ahora, el programa de instalación te pedirá crear una contraseña para el documento. Te recomendamos utilizar una que puedas recordar con facilidad. Presiona "Aceptar".
5. Finalmente, abre Internet Explorer y, en el menú superior, pincha en "Herramientas". Acá, selecciona "Opciones de Internet > Contenidos > Certificados". Ahí podrás comprobar que el archivo que acabas de instalar esté listo para ser utilizado.

Esta es la opción estándar de instalación, y te permitirá hacer facturación electrónica sin ningún problema. Sin embargo, existen otras opciones de instalación que -aunque facilitarán el uso del certificado- son más complejas.

Una de estas es centralizar el archivo, es decir, mantenerlo en la nube del SII y ejecutarlo desde cualquier computador solo con la clave.

Más allá de la manera de utilizar esta herramienta, es vital comprender su importancia, sobre todo, para validar y emitir a través de un sistema facturas electrónicas.

Centralizar el certificado digital: ¿De qué trata esto?

Centralizar el certificado digital hace que juntemos todos los certificados en una única base de datos. Así, podremos gestionar y monitorear cómo son usados por los usuarios en todo momento, incluso podremos observar el historial.

Teniendo esto en cuenta, podemos determinar que su objetivo es evitar el descontrol originado cuando en una empresa se utilizan múltiples certificados, corriendo el riesgo de robo de información e incluso de identidad.

De esta forma, la centralización de certificados nos permite alojar los certificados digitales en la nube. Además, podemos gestionar y firmar documentos de manera segura, sin necesidad de instalar aplicaciones externas y sin comprometer nuestra seguridad.

Asimismo, la apuesta de las empresas por la digitalización de procesos hace necesaria la utilización del certificado digital.

Esto nos permite trabajar y comunicarnos electrónicamente con usuarios internos y externos de la empresa, lo que también es positivo al momento de incorporar esta nueva capa de seguridad junto con un software de contabilidad.

¿Qué determina el período de validez de un certificado digital?

En última instancia, las organizaciones que aceptan los certificados determinan el período de validez. Por lo general, se alinean con las recomendaciones del CA/Browser Forum, que son estándares internacionales que impactan a Chile y muchos otros mercados.

El CA/Browser Forum se reúne para votar sobre una variedad de temas, a menudo centrándose en un conjunto de requisitos básicos para la emisión de certificados digitales confiables, no obstante, es importante destacar que no es un órgano rector y no tiene capacidades de ejecución.

Los aceptantes tienen la última palabra y pueden ser más o menos estrictos que las recomendaciones hechas por la organización.

Un aspecto interesante de los certificados digitales es que el ciclo de vida de los certificados, incluidos los períodos máximos de validez, no lo determina el emisor sino el aceptador, cuyas preocupaciones y políticas se reflejan en CA/Browser Forum a través de un proceso de votación.

Los aceptantes son organizaciones que construyen cosas, como sistemas operativos y navegadores; están enfocados en proteger la información del usuario final y no los procesos organizacionales.

Por lo tanto, empresas como Microsoft y Google preferirían rechazar directamente los certificados que no se ajustan a sus criterios y denegar el acceso temporalmente en lugar de simplemente aceptar todos los certificados.

Período de validez del certificado TLS/SSL

Todos los sitios donde comprar certificado digital para factura electrónica deben tener en cuenta que los certificados de seguridad de la capa de transporte (SSL/TLS) no pueden ser generador por más de 397 días.

Este cambio fue notificado por primera vez por Apple en el CA/Browser Forum.

Antes de 2015, se podía obtener el certificado con una vigencia de hasta 5 años. Eso se redujo a 3 en 2015 y luego a dos en 2018.

Tradicionalmente, los certificados de Validación Extendida (EV) tienen diferentes fechas de caducidad y procesos de gestión de certificados que los certificados de Validación de Dominio (DV) o Validación de Organización (OV), aunque en el caso de los certificados SSL los periodos de validez son los mismos.