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¿Qué es y para qué sirve un certificado digital?

Publicado por Nubox | 10 de mayo del 2017
¿Qué es y para qué sirve un certificado digital?

Si bien la digitalización de los procesos tributarios ha significado un gran avance para el sector, esto también ha requerido desarrollar una manera de legitimar los movimientos realizados por los contribuyentes. ¿Cómo se logra tal objetivo? A través del certificado digital y, en los siguientes párrafos, te contamos todo lo que debes saber al respecto.

¿De qué manera una persona da fe de su palabra en instancias legales? A través de la firma: la usas para cerrar un contrato, para cobrar un cheque y hasta para contraer matrimonio. Y aunque todos tenemos una, algunos contribuyentes requieren de una versión digital de la misma. En pocas palabras, eso es el certificado digital: una firma electrónica, el carnet de identidad virtual de un contribuyente, que permite validar trámites y transacciones realizadas en Internet.

En concreto, hablamos de un archivo electrónico que puede ser enviado a través de un email o transportado en un pendrive. Este elemento supone un gran avance en lo que a aspectos tributarios digitales se refiere, pues permite agilizar los trámites a través de un simple -pero efectivo- método, y permite:

  • Poder facturar electrónicamente, lo cual es obligatorio para todas las compañías.  Recordar que las microempresas fueron las últimas en incorporarse a la obligatoriedad, el pasado1 de febrero de 2017.
  • Validar los documentos tributarios emitidos, brindando la seguridad necesaria para realizar trámites sin riesgo de falsificaciones o estafas.
  • Hacer declaraciones, rectificatorias y consultas privadas en el sitio del Servicio de Impuestos Internos (SII).
  • Realizar diversas operaciones entre empresas y ante instancias similares al SII, con la confianza que solo brinda este documento.

Una de las características que hacen tan confiable este certificado, es que es personal e intransferible, es decir, que solo puede ser utilizado por el titular del documento. Si bien las plataformas de facturación electrónica pueden funcionar con uno o más usuarios, cada uno de ellos debe emitir o validar sus documentos a través de su propio certificado. Por ello, al retirarlo del computador desde donde estás trabajando, debes recordar hacer una copia del mismo, pues no dejará registro alguno. De esta manera, se garantiza que las operaciones sean totalmente válidas y sin riesgo, tanto para los contribuyentes como para el fisco.

¿Cómo se obtiene el certificado digital?

La obtención de este archivo electrónico se realiza por medio de empresas certificadas para su emisión. Actualmente, este listado lo integran las siguientes compañías:

La obtención de este archivo es fácil y no te tomará mucho tiempo. Además, como facturador electrónico es preciso contar con este documento, de lo contrario, no podrás emitir ni validar este y otros documentos.

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¿Cómo se instala?

Como mencionábamos más arriba, el certificado requiere ser instalado en el computador, desde donde se realizarán los trámites relacionados con él. Para hacerlo, debes seguir los siguientes pasos:

  • Una vez localizado el archivo en el disco duro, ejecútalo (el archivo tiene la extensión .pfx).
  • Luego de un breve proceso, el sistema te pedirá tu clave secreta de acceso al SII. En este punto, aparecerán dos casilleros seleccionables: debes marcar ambos.
  • Luego de presionar Finalizar, aparecerá una ventana con la opción Nivel de Seguridad. Pínchala y selecciona la opción Alto. Así, cada vez que quieras usar el certificado digital deberás ingresar la contraseña, entregando más tranquilidad para el titular.
  • Ahora, el programa de instalación te pedirá crear una contraseña para el documento. Te recomendamos utilizar una que puedas recordar con facilidad. Presiona Aceptar.
  • Finalmente, abre Internet Explorer y, en el menú superior, pincha en Herramientas. Acá, selecciona Opciones de Internet > Contenidos > Certificados. Ahí podrás comprobar que el archivo que acabas de instalar esté listo para ser utilizado.

Esta es la opción estándar de instalación, y te permitirá hacer facturación electrónica sin ningún problema. Sin embargo, existen otras opciones de instalación que -aunque facilitarán el uso del certificado- son más complejas. Una de estas es centralizar el archivo, es decir, mantenerlo en la nube del SII y ejecutarlo desde cualquier computador solo con la clave.

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Más allá de la manera de utilizar esta herramienta, es vital comprender su importancia, sobre todo, para validar y emitir facturas electrónicas. Y ahora que hemos revisado los aspectos más relevantes al respecto, te invitamos a compartir este artículo con amigos, clientes o colegas que pudieran tener dudas respecto a esta indispensable herramienta en la nueva era tributaria.