La clave para la seguridad en un sistema de contabilidad

¿Te has preguntado lo importante que es contar con un sistema de contabilidad que proteja la información de tu empresa? Cuando hablamos de proteger información que se encuentra alojada en un computador, dispositivo o incluso la nube, estamos hablando de un concepto conocido como “Seguridad Informática”.

¿Qué es la seguridad informática?

Dicho esto, la seguridad informática se define como el proceso de prevenir y detectar el uso no autorizado de un sistema informático. Además, implica la protección contra personas ajenas a la información que manejas en tu software, dispositivo o computador, e incluso, la posibilidad de que alguien acceda a ella por accidente.

En este caso, hablaremos de la seguridad informática respecto a los softwares o sistemas de contabilidad y, lo primero que diremos, es que existen una serie de medidas para que nunca tengas que vivir tales conflictos con los datos de tus clientes o de tu propia empresa. Entre las medidas más conocidas se encuentran los programas de software como antivirus, firewalls y otros recursos que serán manejados por los mismos usuarios del software.

Y es aquí donde el proveedor de tu sistema de contabilidad toma vital importancia, ya que la activación y desactivación de ciertas funciones dentro del software son clave para mantener la seguridad de tu información.

También existen otras formas de proteger los datos, tales como scripts de Java, o ciertos recursos de red o de Internet, pero – a nuestro parecer- un sistema de contabilidad con diferentes tipos de usuarios puede solucionarte la vida.

La funcionalidad de los perfiles especiales en un sistema de contabilidad

En un contexto ideal, un software de cualquier tipo, debiera tener al menos tres tipos de usuarios y accesos en su sistema; estos son: usuarios operacionales, usuarios supervisores y usuarios ejecutivos.

Usuarios operacionales

Los usuarios operacionales son aquellos que tienen interacción directa a través del equipo de sistemas. Son responsables de alimentar y acceder a la información para asegurar la toma de decisiones basada en datos exactos, confiables y oportunos.

Un ejemplo claro podría ser un capturista de datos, ya que él es el que se encarga de recabar información y asentarla en el sistema.

Usuarios supervisores

Generalmente están familiarizados con las distintas operaciones que ocurren dentro del software, pero funcionan más bien como intermediarios entre todos los usuarios del sistema.

Además, el usuario supervisor debiera ser el que define los requerimientos y las políticas de lo que la empresa debe realizar a partir del software y los lineamientos que deberían seguir los trabajadores.

Toda la información que circula dentro del sistema, debe ser verificada por ellos al final de los procesos.

Usuarios ejecutivos

Los usuarios ejecutivos tienen un panorama global dentro del sistema, pero no manejan los detalles que manejará un usuario operacional, por ejemplo. No tienen experiencia operacional directa, sin embargo, tienen preocupaciones estratégicas, por lo que tomarán un rol de editor dentro del software.

Los objetivos que se persiguen mediante esta definición de al menos 3 usuarios diferentes dentro de un sistema de contabilidad, guardan relación con el cumplimiento de 4 principios básicos de la seguridad:

• Confidencialidad: es decir, que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a los recursos de interés, datos e información.
• Integridad: que sólo los usuarios autorizados sean capaces de modificar los datos cuando sea necesario.
• Disponibilidad: para que cada usuario cuente con los datos que necesita para cumplir con su labor específica.
• Autentificación: saber que estás comunicándote con las personas que realmente esperas. Es decir, que las identidades no sean suplantadas.

Ejemplo de tipos de usuarios

En Nubox, por ejemplo, el software de contabilidad cuenta con la funcionalidad de “perfiles especiales” que se refiere justamente a todo lo que hemos detallado en este artículo.

Es de fácil uso, ya que, al requerir esta funcionalidad, serán los mismos ejecutivos del sistema, quienes la aprobarán y gestionarán para tu empresa y las empresas que lo requieran.

En este contexto, el software de contabilidad cuenta con 3 tipos de usuarios: 1)Supervisor 2) Editor o revisor 3) Digitador.

Gracias a esta funcionalidad, tanto contadores como empresas pueden ponerle un filtro adicional a los datos de importancia que circulan en la nube, además de organizar de mejor forma las labores de quienes se encarguen de manejar el software.

Así, el supervisor se encargará de revisar que todo esté funcionando en orden respecto a la información alojada en el sistema, podrá aprobar estados, comprobantes y reportes, como así también, entregar acceso a quienes se integren paulatinamente al sistema.

El editor, en cambio, se encargará de editar los datos que haya ingresado el o los digitadores alojados al sistema. Finalmente, el digitador tendrá acceso para ingresar cifras , pero no podrá generar cambios en la información delicada ni formar parte de la creación de contenido entregable, es decir, "el contenido final".

Un software que apoya la seguridad informática

Prevenir el robo o malversación de datos, será crucial para que tu sistema de contabilidad funcione correctamente y mantengas seguras y en orden las finanzas de tu empresa o la de tus clientes.

Un “intruso” que acceda a tu información, puede modificar y cambiar códigos en la fuente de los programas, utilizar los datos de las empresas, robar correos electrónicos para crear contenido perjudicial o simplemente, borrar la información que ahí mantengas con el sólo objetivo de crear caos.

Proteger tu software es la prioridad para mantener un desarrollo económico sustentable y verídico, respecto a la contabilidad de tu empresa.

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