Llevar las remuneraciones de una empresa es mucho más que solo el pago de sueldo en Chile. Si bien puede volverse una tarea repetitiva que da la impresión de ser sencilla, debes ser muy cuidadoso a la hora de gestionarla, considerando el componente legal que involucra.
Ahí es donde los sistemas de remuneraciones entran, volviéndose una herramienta indispensable para las empresas de todos los tamaños.
En este artículo, aprenderás todo lo relacionado con este tema. ¡Sigue leyendo!
Un software de remuneraciones es una plataforma digital diseñada para gestionar de manera eficiente y automatizada la nómina de empleados de una empresa.
Este tipo de software ofrece una serie de funcionalidades que optimizan el flujo administrativo y contable relacionado con la remuneración de los trabajadores.
A la hora de realizar el pago de sueldos, Excel resulta una herramienta útil si el número de trabajadores es bajo, pero presenta limitaciones y dificultades si trabajas con grandes volúmenes de registros. Actualmente, el mercado ofrece soluciones especializadas en esta labor y, a continuación, te mostraremos las principales características de un software de remuneraciones online.
Parámetros como las UF, porcentajes asociados a AFP y salud, gratificaciones legales -además de modificaciones periódicas como ajustes en el sueldo mínimo y variaciones en el IPC- se actualizan de manera automática en un software de remuneraciones online.
Uno de los riesgos de utilizar planillas de cálculo para el pago de remuneraciones es que, si más de una persona trabaja en ello, se puede incurrir en errores, confusiones o incluso pérdida de data.
Por el contrario, al utilizar un sistema de remuneraciones te apoyas en funcionalidades determinadas, minimizando el riesgo de incurrir en errores. Además, los valores y cifras estándar quedan guardadas en el sistema para que no debas ingresarlas una y otra vez.
A diferencia de una planilla Excel -que requiere tener el programa instalado- un software online para liquidaciones, ofrece gran facilidad para manejar y acceder a la información en todo momento. Ésta se carga una sola vez, evitando duplicados innecesarios.
Además, la data es mucho más rápida de modificar y compartir con tus clientes.
El software para liquidaciones de sueldo, al funcionar de manera online, solamente requiere de una conexión a Internet. Por este motivo, la distancia física no es una limitante para trabajar y puedes hacerlo desde tu hogar o cualquier otro sitio. Por el contrario, al trabajar con Excel se debe tener un respaldo de la planilla base y, claramente, no puedes acceder a ella en todo momento.
Apoyarte en un software online de remuneraciones te permite, entre otras cosas, trabajar desde la comodidad de tu casa o donde quieras. Así, quedarse hasta tarde en la oficina ya no será la única opción para terminar el trabajo.
Cuando se trabaja con planillas, corres el riesgo de que el documento no pueda ser usado en cualquier computador. Ya sabes: que el sistema operativo o que la versión de Excel en otro equipo, no sea compatible. Por el contrario, un software online para el pago de remuneraciones no tiene restricciones respecto a requerimientos de este tipo, y puede ser utilizado desde cualquier computador conectado a Internet.
A diferencia de una planilla de cálculo -que puede ser copiada por cualquiera que acceda a ella- un programa de remuneraciones online siempre solicitará identificación del usuario y le otorgará solamente los permisos asociados a su rol.
Además, el acceso se da solo en un par de clics.
Un software de remuneraciones online favorece el orden y la centralización de datos, facilitando la búsqueda de información específica. Además, no existe necesidad de guardar demasiados archivos ni carpetas que puedan llevar a confusiones. Tampoco se deben trasladar planillas de un lado a otro, ya que la modalidad virtual permite el acceso en cualquier momento y solo con los datos de seguridad requeridos.
Otro punto a favor -y tal vez uno de los más útiles que ofrecen los softwares de remuneraciones- es que los pagos se pueden ejecutar directo desde el sistema, incluso a través de bancos. Además, también puedes gestionar los descuentos asociados a cajas de compensación y licencias, entre otros.
Los software de remuneraciones online facilitan la organización de archivos y datos, al tiempo que permiten economizar tiempo en el proceso de cálculo y pago de sueldos, ya que la información es de fácil acceso, tiene un alto nivel de seguridad y, además, permiten trabajar desde cualquier lugar.
En líneas generales, las virtudes de estos sistemas podrían resumirse de la siguiente manera:
Nombre, cargo, sueldo base, tipo de contrato y fecha de ingreso. Esta data debes ingresarla solo una vez, puesto que quedara guardada en el sistema.
Aquí tienes que ingresar la data asociada a días hábiles trabajados, sobresueldos, gratificaciones y comisiones a que tiene derecho el empleado. Si es el caso, también debes considerar las asignaciones que no constituyen remuneración y que no han sido predefinidas, como eventuales viáticos.
Con base en la información ingresada, el software de remuneraciones determina automáticamente los montos correspondientes a salario bruto (suma de todas las asignaciones) y el sueldo imponible (suma únicamente de las asignaciones que sí constituyen remuneración).
Basándose en la información de cada trabajador y el sueldo imponible que le corresponde, el sistema genera automáticamente las respectivas deducciones obligatorias.
Una vez surtido el proceso anterior, puedes descargar el documento de PreviRed con las cotizaciones obligatorias claramente discriminadas.
Es un procedimiento sencillo que, finalmente, deriva en el cálculo del sueldo líquido que podrás transferir desde el mismo sistema a la cuenta bancaria de cada uno de los trabajadores.
Además de la simplificación del cálculo de las imposiciones, el software de remuneraciones ofrece ventajas importantes, como:
Las ventajas que conlleva un software de remuneraciones son enormes. Ten presente que al usar un software de este tipo no solo simplificas la liquidación y pago de sueldos, sino que te sumas al proceso de transformación digital que viven las empresas alrededor del mundo, tan necesario para mantenerte competitivo en el mercado.
Para que sepas cómo es trabajar con un sistema de remuneraciones online y de qué forma mejoraría el pago de sueldos utilizándolo, pon atención a estas preguntas claves y sus respuestas:
Si actualmente llevas las remuneraciones en Excel, la diferencia será importante: en un programa de remuneraciones cargas una única vez los datos de tus trabajadores y estos quedan registrados dentro del sistema como información disponible para reportes, liquidaciones y otros.
Esta nueva dinámica de trabajo, mucho más flexible y efectiva, promueve la reducción de los errores, lo cual tiene una relación directa con la rentabilidad.
Lógicamente, al cometer menos equivocaciones, fallas y duplicidades disminuirás costes y evitarás gastos no deseados, como las reimpresiones, por ejemplo.
Esto demuestra que, con el pasar del tiempo, la incorporación de estos sistemas representa una acción rentable, con un atractivo retorno de inversión, que además es necesaria para crecer de forma sustentable.
¿Llevas una hoja de vida de tu personal y debes estar actualizándola y actualizando manualmente todos los documentos asociados a cada trabajador?
Un sistema de remuneraciones te permite indicar todos los movimientos que ha tenido un funcionario, tales como: permiso sin goce de sueldo, subsidio, contrato a plazo fijo, entre otros.
También, dentro del software podrás visualizar indicadores como horas de trabajo y asistencia, que además de ser relevantes para generar liquidaciones, muestran el desempeño y la productividad de los colaboradores, así como el nivel de compromiso de los mismos.
De esta manera, podrás definir las acciones necesarias para optimizar el presupuesto de tu nómina y aprovechar al máximo los recursos humanos.
En conclusión, un sistema de remuneraciones permite dar seguimiento constante a la fuerza laboral, lo que a su vez ayuda a optimizar la gestión de la misma.
¿Calculas manualmente todos los descuentos y haberes de tus trabajadores? En un sistema de remuneraciones tienes disponibles los haberes y descuentos legales generales; el cálculo asociado a estos se hace automáticamente.
En ese sentido, no perderás tiempo sacando porcentajes por cada trabajador, pues el sistema los hace por ti. Al utilizar un sistema de remuneraciones, no tendrás que preocuparte más de conceptos como sueldo base, horas extras, días con licencia, días sin licencia, préstamos, entre otros.
Teniendo la información de tus trabajadores cargada y habiendo seleccionado los haberes y descuentos que quieres utilizar, generar las liquidaciones de sueldo será muy sencillo. Incluso, ni siquiera tendrás que hacerlas tú, ya que lo hará el propio sistema de remuneraciones.
Sí. Ya no tendrás que hacer el pago uno a uno de tus trabajadores cada mes. Un sistema de remuneraciones procesará los sueldos de tus colaboradores y podrás descargar directamente desde el sistema el archivo PAR —que se conecta con bancos— que te permite realizar el pago automáticamente.
Esto demuestra que la implementación de estos softwares propicia la optimización del tiempo de trabajo y las jornadas laborales.
Gracias a esta solución tecnológica, tu equipo incrementará su productividad y, paradójicamente, al mismo tiempo tendrá una menor carga de trabajo. Muchas de las funciones y tareas que normalmente hacen tus colaboradores, como la mencionada en este punto, ahora serán asumidas por el software.
A la vez, una menor carga laboral permitirá que tus empleados puedan dedicar mayor tiempo a la supervisión, al análisis de la información y al pensamiento estratégico.
Con un buen sistema de remuneraciones, no debes preocuparte de actualizar tu libro de remuneraciones: el sistema —a partir de los datos que has ingresado— lo generará automáticamente. Adicionalmente, tendrás a mano reportes o información de tus empresas, funcionarios, liquidaciones, entre otros.
Específicamente, cada registro o liquidación generada se añade de inmediato en este libro, el cual están obligadas a llevar todas aquellas empresas que cuentan con 5 o más trabajadores, de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 62 del Código del Trabajo.
En este artículo, también se especifica que —obligatoriamente— el libro debe estar timbrado por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Un buen sistema de remuneraciones estará integrado a Previred, por lo que podrás hacer la declaración y el pago de imposiciones por medio de archivos electrónicos, sin complicarte ni tener que ingresar en Previred información que ya has registrado en el sistema de remuneraciones.
También, tendrás a disposición todas las planillas necesarias para el IPS, AFP, Isapre, cajas de compensación y mutuales.
Cuando necesites hacer cálculos, en el mismo sistema de remuneraciones tendrás a disposición toda la información actualizada sobre IPC, comisiones de AFP, UTM, ingreso mínimo, entre otros valores. Por consiguiente, ya no tendrás que revisar cada índice ni parámetro por separado.
El sistema de remuneraciones te permitirá descargar el formulario 1887 sobre sueldos sin costo adicional y llenarlo automáticamente, dejándolo listo para ser cargado en el Servicio de Impuestos Internos. Con esto, podrás hacer fácilmente la Declaración Jurada Anual de Renta.
Esto demuestra que, en general, contar con un sistema de remuneraciones de calidad te permitirá estar al día con las novedades legislativas, un aspecto clave para mantener la estabilidad operativa y evitar potenciales multas o sanciones.
Cuando se habla de las funcionalidades de una solución tecnológica, la seguridad es un punto que también debe abordarse, pues es uno de los más relevantes para las empresas.
Por suerte, la incorporación de este softwares es un mecanismo para garantizar una mayor protección de los datos claves de tu empresa y de sus operaciones de gestión de remuneraciones y recursos humanos.
En primer lugar, un buen sistema de remuneraciones funciona con la tecnología de la nube. Por ello, gracias a esta solución, la información y documentación de interés estará almacenada en servidores remotos y no en dispositivos informáticos específicos, evitando el riesgo de perderlas.
Además, un sólido software cuenta con mecanismos de seguridad informática de vanguardia, lo que garantiza la privacidad de tus datos ante “piratas” cibernéticos y usuarios no autorizados.
Al permitir el acceso a información a distancia y desde distintos dispositivos, la tecnología de la nube también hace que un sistema de remuneraciones mejore los flujos de información de los negocios y facilite la gestión de los datos clave.
Además, estos sistemas permiten contar con un registro histórico de liquidaciones y otros datos. El mismo se desarrolla de manera segmentada y ordenada, facilitando el acceso y el estudio de los valores e indicadores.
¡Eso fue todo! Ya conoces cómo funciona un sistema de remuneraciones y por qué resulta tan importante implementarlo.
Como puedes ver, los softwares de remuneraciones online no solo ayudan a facilitar la organización de archivos y datos, sino que también permiten economizar tiempo en el proceso de cálculo y pago de sueldos, ya que la información es de fácil acceso y tienen un alto nivel de seguridad. Otro beneficio que vale la pena recordar es que permiten trabajar desde cualquier lugar.
Eso sí, para que sea realmente beneficiosa para tu negocio, es importante que la solución que elijas pueda trabajar de la mano con softwares de contabilidad y factura electrónica, pues así podrás alcanzar la modernización integral en tus operaciones.
Asimismo, el sistema que implementes debe estar respaldado por un eficiente servicio posventa que incluya aspectos como:
Solo así sacarás el máximo provecho de la solución y, por lo tanto, verás la optimización en tu empresa.
¿Te resultó útil la información que compartimos en este artículo? Si aún tienes inquietudes sobre el tema abordado o necesitas asesoría sobre la gestión de las remuneraciones, ¡no dudes en escribirnos! ¡Te ayudaremos con gusto!