Clasificación de cuentas por cobrar: ¿Cómo se hace?

¿Cómo hacer la clasificación de cuentas por cobrar?

Existen diferentes criterios que puedes emplear para hacer la clasificación y fomentar una gestión de cobranza efectiva.

Principalmente, puedes segmentar el seguimiento de los pagos de facturas emitidas de acuerdo al origen, al plazo estimado de la liquidación de las mismas e, incluso, a su relevancia o importancia.

¡Veamos!

Clasificación de acuerdo al origen

Según este factor, puedes hacer la clasificación de cuentas por cobrar de la siguiente manera:

• Comerciales: Son aquellos cobros pendientes derivados de la actividad económica natural y principal de tu empresa, es decir, referentes a la venta de productos o la prestación de servicios.
• Internas: Son cuentas por cobrar que tienen como responsables a personas internas del negocio. Un ejemplo de esto son los préstamos y otras entregas dadas a los colaboradores que luego deben devolver y pagar en un periodo de tiempo determinado.
• Otras: Otros orígenes de cuentas por cobrar pueden estar asociados a cargos a empresas afiliadas y cobros pendientes por servicios eventuales o extraordinarios que no formen parte de la actividad económica primordial.

Clasificación de acuerdo al plazo de pago

Los plazos del tiempo de vencimiento de las facturas puedes dividirlos en:

• Corto plazo: Aquí puedes incluir las transacciones comerciales comunes —sujetas a los parámetros de la Ley de Pago a 30 Días— que representarán ingresos de dinero para tu organización en el corto plazo.
• Largo plazo: Se trata de transacciones negociadas bajo condiciones especiales que permiten al deudor cubrir el saldo después de los 30 días. Como detalle, si los plazos de pago son superiores a 1 año, este tipo de cuentas no deben incluirse dentro del activo corriente de tus estados financieros: solo pueden registrarse como tal, a la hora de hacer balances y cierres contables y de ejercicios, aquellos activos convertibles —que pasen a ser dinero líquido— en un periodo de 12 meses o menor.

Clasificación de acuerdo a importancia o relevancia

Bajo este parámetro, puedes dividir las cuentas por cobrar en 2 grandes grupos:

• Cuentas por cobrar de trato especial: Estas ameritan trato especial debido a que son fundamentales para la liquidez de la empresa y, en general, a que forman parte de transacciones de gran relevancia estratégica y financiera. Asimismo, pueden considerarse especiales porque son cambiantes y, por lo tanto, ameritan de revisión y análisis constante, así como también de adecuación de las estrategias de cobro.
• Cuentas por cobrar de trato ordinario: Son aquellas derivadas de transacciones comunes y cotidianas que pueden gestionarse bajo los parámetros generales y que, de forma individual, no tienen un gran impacto estratégico o financiero. Por supuesto, esto no quiere decir que estas cuentas dejen de ser relevantes, sobre todo si las analizamos como conjunto: simplemente, no cuentan con las características necesarias para demandar una estrategia o dinámica de seguimiento extraordinaria. 

¿Por qué es tan importante la clasificación de cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son esenciales para la liquidez de las empresas y clasificarlas es clave para reclamar efectivamente estos derechos y no comprometer las finanzas.

Desde el punto de vista práctico y operativo, la clasificación de cuentas por cobrar se traduce en los siguientes beneficios concretos:

Mayor orden en la gestión de cobranza

Perder de vista facturas pendientes y despistarse con el seguimiento de los plazos de pago son algunos de los problemas que dejarás atrás al segmentar las cuentas y mantener un riguroso control.

La clasificación de cuentas por cobrar impactará el orden del registro contable en sí, pues sabrás cómo construir tus estados financieros y cuáles transacciones podrás valorar como activos corrientes o no corrientes.

Optimización del tiempo

Si segmentas las facturas pendientes de pago según las características de la transacción y diferentes parámetros, optimizarás el tiempo de las labores y tareas asociadas a la gestión de cobranza.

La agilización —sumada al incremento de la eficiencia— te permitirá reducir tus costos asociados a la cobranza, contribuyendo con los márgenes de rentabilidad del negocio. 

Mayor conocimiento de la dinámica de transacciones

Clasificar tus cuentas te llevará a analizar y conocer tus transacciones de acuerdo a su origen, características e impacto en los balances financieros y la rentabilidad.

Efectivamente, esto se traduce en mayor comprensión de la dinámica comercial y operativa de tu PyME, lo cual a su vez favorece la toma de decisiones y la gestión global.

Orientación estratégica

La clasificación de cuentas por cobrar permite desempeñar la cobranza con un enfoque estratégico, identificando, por ejemplo, cuáles transacciones son claves y ameritan de estrategias y seguimiento especial.

¡Bien! Ahora conoces cómo hacer la clasificación de cuentas por cobrar y por qué es tan importante cumplir con esta tarea.

No dudes en apoyarte en tecnologías como los software de facturación electrónica para registrar y ordenar tus comprobantes con el fin de facilitar el seguimiento de las mismas: estas herramientas cuentan con módulos y funcionalidades especiales de cobranza que proporcionan control, practicidad y eficiencia.

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