Libro de Remuneraciones: Qué Es y Qué Debe Contener

¿Qué es el libro de remuneraciones?

El libro de remuneraciones es uno de los libros auxiliares más importantes que se encuentran dentro de la contabilidad de una empresa. Este detalla todos los movimientos del personal en términos de sueldo, es decir, sirve para centralizar los sueldos de la empresa, pasando los datos que contiene la liquidación de sueldo de los trabajadores a un libro de remuneraciones.

Actualmente, nos encontramos con cambios en el ámbito digital, en donde el gobierno busca modernizar el sistema desde la eliminación del papel, por medio de la Política Pública “Cero Papel”.  

Desde esta perspectiva, también deslumbra el rol que juegan las instituciones públicas, como el Servicio de Impuestos Internos, por medio de la DDJJ 1887, y la Dirección del Trabajo, con el libro de remuneraciones electrónico, ya que su función fiscalizadora se encuentra alineando procesos en estos términos. 

¿Qué debe contener el libro de remuneraciones?

En términos generales, el libro de remuneraciones debe contener toda la información que se genera cuando la empresa tiene trabajadores con sueldos. Entre los datos que no pueden faltar en el libro de remuneraciones están:

Individualización de los trabajadores

• Nombre 

  RUT

  Información relevante del contrato
  Fecha de Ingreso
  Tipo de contrato
  Cargo que desempeña
  Antecedentes previsionales
  AFP
  Sistema de Salud (Fonasa- Isapre)

Hay que tener presente que, teniendo un libro de remuneraciones, la centralización de los sueldos será mucho más rápida al momento de cuadrar el gasto en relación al movimiento y modalidad de pago. Por ejemplo, una centralización puede quedar de la siguiente manera:

En este caso, en la modalidad de cuentas por pagar, el pago puede ser en efectivo o con banco de acuerdo al monto que se asocia. De esta manera, esto nos lleva a la centralización del flujo de caja y del banco. 

Para que cuadre esta centralización  se debe verificar que la cuenta por partida doble entre el debe y el haber dé la misma cantidad.

Si tu negocio es pequeño y tienes el mínimo de trabajadores, te puede servir la plantilla del libro de remuneraciones que Nubox tiene para ti.

Recuerda que, independientemente si completas tu libro de remuneraciones en Excel o por medio de un software, es importante que la información que se traspase sea fidedigna y certera, ya que las remuneraciones son información importante al momento de realizar la declaración de renta anual. 

¿Cuándo es obligatorio llevar un libro de remuneraciones en Chile?

En Chile, el libro de remuneraciones es obligatorio cuando una empresa cuenta con cinco o más trabajadores, según lo establecido en el artículo 62 del Código del Trabajo. Este registro debe incluir todos los movimientos relacionados con los sueldos y beneficios de los colaboradores, como descuentos, aportes previsionales y bonos.

Con las actualizaciones normativas, el formato electrónico del libro de remuneraciones ha reemplazado al tradicional timbrado por el Servicio de Impuestos Internos (SII). Esto se alinea con la modernización impulsada por el gobierno a través de la política “Cero Papel” y con la fiscalización de instituciones como la Dirección del Trabajo, que supervisa el cumplimiento de estas obligaciones.

Además, si la empresa tiene sucursales o faenas en distintas regiones, debe solicitar la centralización del libro a la Dirección Regional del Trabajo correspondiente, garantizando una gestión integral y conforme a la normativa.

¿Cómo descargar el libro de remuneraciones en Chile?

En Chile, el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) puede descargarse a través de las plataformas habilitadas por la Dirección del Trabajo o mediante el software que tu empresa utilice para gestionar remuneraciones. A continuación, te explicamos los pasos generales para obtenerlo:

1. Desde la Dirección del Trabajo
   Si tu empresa utiliza el sistema electrónico oficial, puedes ingresar al portal de la Dirección del Trabajo (DT) con tu Clave Única o las credenciales de la empresa. Una vez dentro:

   • Dirígete a la sección del Libro de Remuneraciones Electrónico.
   • Completa los formularios requeridos con la información de sueldos y datos laborales.
   • Genera y descarga el archivo del libro de remuneraciones en formato PDF o XML, según las instrucciones.

2. Mediante un software de remuneraciones
   Si utilizas un software privado como Nubox u otra herramienta de gestión, el proceso es aún más sencillo:

   • Asegúrate de que todos los datos de remuneraciones estén correctamente ingresados en el sistema.
   • Accede a la sección correspondiente al Libro de Remuneraciones.
   • Descarga el documento en el formato que necesitas para cumplir con la normativa vigente o presentarlo a las instituciones fiscalizadoras.

Recuerda que el libro de remuneraciones debe estar actualizado y contener información verificada para evitar errores en auditorías o fiscalizaciones. Además, es importante mantener un respaldo digital del documento para consultas o procesos futuros.

Información relevante sobre el Libro de Remuneraciones Electrónico

• A principios del año 2021, nacen nuevas indicaciones para completar el libro de remuneraciones en formato electrónico. Estas indicaciones las puedes encontrar en los siguientes documentos legales                   
• Resolución Exenta N°29 del 09 de marzo del 2021, emitida por el Servicio de Impuestos Internos (SII).
• Resolución Exenta N°13 del 09 de febrero del 2021, emitida también por la institución fiscalizadora de Chile, el SII.
• El Dictamen N°877 del 10 de marzo del 2021, emitido por la Dirección del Trabajo (DT),
• El libro de remuneraciones es obligatorio siempre y cuando se cumpla lo establecido en el artículo 62 del Código del Trabajo, es decir, cuando la empresa cuenta con cinco o más trabajadores.
• El libro de remuneraciones debía ser timbrado por el Servicio de Impuestos Internos y solamente los pagos de remuneraciones que contenga la empresa deberían considerarse como gastos por remuneraciones dentro de la contabilidad.
• El libro de remuneraciones se debía solicitar ante el Servicio de Impuestos Internos para llevarlo como parte de la contabilidad. En estos casos, el SII timbraba hojas foliadas. Sin embargo, actualmente con los cambios que nacen desde la fiscalización de la Dirección del Trabajo, esta tarea se reemplaza por el libro de remuneraciones electrónico.
• Si la empresa cuenta con establecimientos relacionados a los rubros de faenas y/o cuenta con sucursales y desea centralizar toda la información sobre las remuneraciones en un solo libro, deberá solicitar la centralización del Libro Auxiliar de Remuneraciones a la Dirección Regional del Trabajo, de acuerdo a la jurisdicción donde se encuentran los puestos de trabajo. Y en el caso que se encuentren ubicados en más de una región, la solicitud debe ser presentada en el Departamento de Atención de Usuarios de la Dirección del Trabajo.
• Cabe señalar que, para dar dicha autorización, la autoridad tomará en consideración la conducta laboral y previsional de la empresa, por lo cual el empleador deberá tener un buen historial, de tal forma que la autorización que se le otorgue, sea válida a nivel nacional o regional. Esta será de carácter transitorio y mientras lo amerite la conducta laboral de la empresa. Si en un futuro la empresa infringe la legislación laboral, la autorización podrá ser revocada por la misma autoridad que la otorgó.

Espero que esta información sea de utilidad y recuerda que ya está disponible el Libro de Remuneraciones Electrónico de Nubox que puedes descargar desde el Software de Remuneraciones.