Controlar tu flujo de caja de forma organizada y metódica es de suma importancia para el correcto funcionamiento de cualquier negocio. Un manejo inadecuado puede incluso llevar al fracaso de la empresa, por lo mismo, han surgido una serie de soluciones tecnológicas que permiten optimizar la gestión de esta tarea. ¿Conoces los software de flujo de caja?
Para elaborar el estado de tu flujo de caja, será imprescindible contar con los datos necesarios sobre los ingresos y egresos de tu empresa. Otro aspecto importante, será la organización de tal información, ya que de ese modo podrás conocer los saldos del período de interés y proyectar la liquidez esperada para el futuro de la empresa.
Considera que la posición de caja y, por ende, la liquidez de tu empresa, será crucial para evitar futuros conflictos en la administración de tu negocio.
Los problemas de liquidez no necesariamente se relacionarán con los beneficios de tu compañía, o incluso con la cantidad de clientes que compren tus productos, sino que afectarán la estructura de la misma.
Si no cuentas con la liquidez necesaria, no podrás afrontar los compromisos de pago de tu empresa y eso podría llevarte incluso a la quiebra.
Para resumir, diremos que el flujo de caja es un indicador en el que se registran todos los movimientos financieros de un negocio, lo cual en palabras simples significa restar todos los pagos realizados en un período, a los recursos que tu empresa generó en el mismo. La diferencia entre los cobros y los pagos es lo que entonces conocemos como “Flujo neto de caja”.
Si le preguntas a cualquier profesional que se desempeñe en el área de las finanzas o de la contabilidad, probablemente te dirá que el flujo de caja es importante porque constituye uno de los indicadores más relevantes acerca de liquidez de la empresa.
¿Por qué? Pues principalmente porque en el caso de que no exista liquidez, no podrán generarse recursos suficientes para afrontar sus compromisos de pago (como pagaré, créditos e impuestos).
Te dejamos también otros aspectos que nos parece conveniente aclarar:
Ya estás al tanto sobre los aspectos esenciales del flujo de caja y las razones que hacen que resulte indispensable su control y seguimiento.
Pensando en ello, es probable que te estés preguntando cómo realizar este cálculo y supervisar el indicador. Básicamente, existen dos formas de hacerlo: por medio de un software o de manera tradicional y manual.
Ahora, revisaremos cuáles son los pasos a seguir para desarrollar el control de manera usual o clásica sin ayuda de las tecnologías de la contabilidad digital.
¡Veamos!
El primer paso para hacer una supervisión del flujo de caja —o estimarlo nuevamente para evaluar cambios en el balance de ingresos y egresos— es recolectar la información de interés para elaborar este indicador.
Cuando una empresa lleva su contabilidad de forma tradicional y rudimentaria, los datos de interés se encuentran dispersos, lo cual obliga a ir a registros de compras y ventas, Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) almacenados, historiales de recaudaciones y otras fuentes de información.
Toda esta información debe ser recolectada y centralizada para después interpretarla y utilizar los valores correspondientes en el cálculo del flujo de dinero.
Luego de tener a mano toda la información necesaria, es momento de organizarla, jerarquizarla e interpretarla para establecer los diferentes renglones del flujo de caja, como:
Antes de trasladar todos los valores a la hoja de cálculo y balance que finalmente te mostrará si el flujo de caja es saludable o no, necesitas comprobar los datos y que todos los registros estén acordes a la realidad.
Por ese motivo, los gerentes y expertos del área contable se ven en la tarea de hacer conciliaciones y comprobaciones, comparando determinados valores con libros contables y saldos en cuentas y cajas bancarias.
Esta es otra etapa del proceso que demanda una gran inversión de tiempo cuando se lleva a cabo de forma manual.
Después de organizar todos los valores y garantizar que sean fiables, es necesario hacer los cálculos correspondientes para realizar la actualización del flujo de caja y, así, mantener vigente el seguimiento de la liquidez de la empresa y la disponibilidad de capital de trabajo.
Recuerda que este indicador debe ofrecer los montos totales de ingresos y egresos de cada mes analizado y el balance entre estos valores, además de un saldo final general del flujo de caja en el periodo analizado.
Con base en el balance actualizado, deberás desarrollar una nueva planificación —ajustada a la realidad financiera— para mantener el cuidado de la liquidez y el capital de trabajo.
El control del flujo de caja no es simplemente supervisar los números, sino que también demanda acciones concretas para evitar cifras en rojo y problemas relacionados con este importante indicador de rentabilidad y estabilidad.
De manera específica, debes estructurar un esquema de costos según el estado del flujo de dinero y garantizar que siempre tendrás un margen para el ahorro o de cobertura para gastos inesperados y eventos de riesgo.
Cuando se realiza de forma manual, el control del flujo de caja es un ciclo de trabajo continuo al que siempre debemos dedicarle tiempo y esfuerzo.
En virtud de ello, debes programar nuevas revisiones y actualizaciones de los valores asociados a la liquidez. De no hacerlo, no mantendrás un seguimiento continuo y perderás la noción de los balances del flujo de dinero.
Por supuesto, esto es lo que ocurre con la gestión manual del flujo de caja. Ahora bien, si migras a un modelo de control digital, basado en softwares de mercado para la gestión de la contabilidad y los aspectos tributarios, la labor da un giro en 180º y pasa a ser mucho más flexible. ¿Quieres ver cómo? ¡Sigue leyendo!
Al utilizar un sistema para monitoreo y control del flujo de caja, no solo ahorrarás tiempo: igualmente, disfrutarás de procesos de registro y seguimiento mucho más precisos que garantizan un conocimiento real y tangible del nivel de liquidez.
Los profesionales de las finanzas y la contabilidad encuentran estos y otros grandes beneficios en la utilización de apoyos digitales para la administración de la liquidez empresarial.
Si bien existen algunos softwares que realizan solo esta labor y son exclusivamente soluciones informáticas para el flujo de caja, también encontrarás algunos softwares de facturación electrónica que incluyen esta funcionalidad y pueden integrarse con otras herramientas valiosas, como los sistemas de contabilidad, por ejemplo.
Por un tema de automatización y rapidez, siempre será recomendable que utilices la segunda opción, es decir, un sistema completo y de gran alcance que promueva la digitalización general de contabilidad y, con esto, el control inteligente del flujo de dinero.
Recuerda que la liquidez de tu empresa es directamente proporcional a la resta entre las ventas y las compras, por lo que mantener cerca los registros de tales operaciones será de esencial necesidad.
Mira aquí algunos beneficios que la funcionalidad de flujo de caja podría traer a tu empresa:
¡Ya sabes! La tecnología es una mano amiga cuando se trata del control del flujo de caja.
También, es importante considerar que debido a la gran cantidad de softwares administrativos que hoy conviven en el mercado, no será fácil tomar una decisión respecto a cuál será el más adecuado para tu empresa.
En este sentido, te recomendamos que siempre te actualices e informes al máximo y que realices un cuadro comparativo entre las funcionalidades y características que te ofrecerá cada software.
Si optas por una solución de factura electrónica con enfoque integral y funcionalidad de flujo de caja, encontrarás agregados de valor como: