Pese a la creciente popularidad de los programas de contabilidad, muchos contadores, CEOs y emprendedores aún no tienen claro qué es un sistema contable, parte imprescindible de la tecnología implementada hoy en día por las empresas para optimizar sus operaciones. Si eres uno de ellos toma nota.
Se trata de una herramienta de fácil acceso que reduce casi a cero los márgenes de error en los resultados del área contable y automatiza muchas de las tareas técnicas de un contador, dándole más espacio para que se dedique al análisis de datos y se constituya en un asesor mucho más importante para las organizaciones a la hora de tomar decisiones financieras.
Un sistema contable -o de contabilidad- es un programa informático especialmente diseñado para gestionar y sistematizar de manera sencilla todas las tareas de contabilidad que se llevan al interior de una empresa.
Este sistema permite realizar un seguimiento detallado de las transacciones financieras, generar informes y análisis de manera casi instantánea, pues solo requiere el ingreso de la información pertinente y él se encarga del cálculo, procesamiento y sistematización de la misma.
Actualmente, estos programas gestionan toda la información en la nube, permitiendo el acceso a diferentes usuarios desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y facilitando la interacción entre empresa y contador.
Lo usual es la adquisición de un software de mercado, pues los proveedores de este tipo de programas ofrecen soluciones a la medida de todo cliente, escalables y de fácil integración con otros programas, de facturación electrónica, por ejemplo.
Como ya se señaló, un sistema de contabilidad puede ser tan grande y tener tantas funcionalidades como la empresa o estudio contable requieran. Sin embargo, todos deberían contar, al menos, con los siguientes módulos:
La mayoría de estos programas cuentan con la opción de generar balances y estados financieros fácilmente, así como con la visualización de datos e información en reportes que permiten comprender y analizar la contabilidad de una empresa de modo mucho más sencillo, por lo menos en lo que respecta a activos, pasivos y patrimonio.
También es importante que te brinde la opción de exportar datos desde otros programas, como Excel. Eso te evitará el ingreso manual de la contabilidad que hasta ahora has llevado en este tipo de programas.
Además, por cuestiones de logística, es posible que aún cuando cuentes con un sistema de contabilidad gestiones parte de la información contable en hojas de cálculo, y volver a reescribirla, además de que te quitará tiempo, aumenta el porcentaje de errores.
El sistema contable que escojas dependerá de las características de tu negocio y de la intensidad de su actividad financiera. Lo importante es que sea fácil de usar, escalable, te permita leer la información sin ningún problema y que su proveedor te garantice soporte técnico durante la prestación del servicio.
Los beneficios que estos software de contabilidad le aportan a las empresas y contadores son innumerables, empezando por la reducción de costos en las operaciones del área contable. Pero la utilidad de más valor es la eliminación de errores en la gestión de la información.
Esto se traduce en un mejor control de las pérdidas y las ganancias, así como en una contabilidad fiable que refleja el estado financiero real de la organización, optimizando el acierto en la toma de decisiones de alta relevancia.
Cuando te preguntas qué es un sistema contable, tienes que entender que una herramienta que permite que la gestión contable se realice de manera mucho más rápida y ordenada, eliminando por completo las tareas a mano y los grandes libros y diarios de transacción que comprometían la seguridad de la información. Así evita las pérdidas de tiempo en el registro de datos y facilita la presentación de informes para la toma de decisiones financieras.
Finalmente, el acceso desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y la facilidad con la que la empresa ingresa los datos (como los de ventas y pagos a proveedores) disminuyen los tiempos que el contador gastaba en desplazamientos a sus instalaciones.
En pocas palabras, al hablar de un software contable hacemos referencia a mayor precisión y productividad en esta área. Atrás va quedando el clásico contador trabajando en Excel, rodeado de libros y calculadoras que gastaba horas ingresando datos en una hoja de cálculo, creando formulas y corrigiendo errores.
En su lugar se impone el contador moderno, que utiliza las herramientas tecnológicas para simplificar sus tareas técnicas y se perfila como un analista financiero capaz de hacer las veces de asesor.
Lo mejor de un software de contabilidad es que no es tan costoso como muchos creen, existiendo soluciones de acuerdo a las necesidades que cada tipo de estudio contable o contador puedan requerir.