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Sácale provecho a tu software contable online con estos tips

Publicado por Nubox | 13 de diciembre del 2018
Sácale provecho a tu software contable online con estos tips

A la hora de digitalizar la contabilidad, la correcta elección de un software contable online es fundamental. No obstante, una vez que lo hayas elegido debes enfocar esfuerzos en optimizar el uso del programa para sacarle el mayor provecho posible, es decir, obtener un buen ROI.

De acuerdo con los resultados de una investigación sobre la frustración del usuario de tecnología en el lugar de trabajo -realizada por las universidades de Towson, Maryland y Carnegie Mellon-, las malas experiencias con herramientas tecnológicas desperdician entre el 42% y el 43% del tiempo de los empleados frente a sus computadores, impulsando los niveles de estrés y frustración. 

Por otro lado, la capacitación de los colaboradores en los software que utilizan para desarrollar sus labores diarias, conlleva importantes beneficios

  1. Mayor satisfacción laboral y moral entre los trabajadores.
  2. Mayor motivación.
  3. Más eficiencia en los procesos, resultando en ganancias financieras.
  4. Mayor capacidad para adoptar nuevas tecnologías y métodos.
  5. Más innovación en estrategias y productos.
  6. Reducción de la rotación de empleados.

Al contratar un software contable, tanto tú como tus colaboradores deben conocer a fondo sus funcionalidades y la forma en que puedes explotarlas. De ahí la importancia de inclinarte por un proveedor que incluya el servicio de capacitación constante, aspecto que está muy relacionado con una correcta gestión de la seguridad.

 

Lee también: "Capacitaciones gratuitas, lo que no debería faltar en tu software"

¿Cómo gestiono la seguridad del software?

Una de las principales preocupaciones al momento de utilizar un software online, suele ser la seguridad de los datos, especialmente si tienes en cuenta que cerca del 50% de las pymes han experimentado un ciberataque.

Y la preocupación es aún mayor cuando se trata de información contable, ya que corresponden a datos de suma importancia para las finanzas de una empresa. Dicho esto , pese a que estos sistemas se rigen por estrictas medidas de seguridad,  para incrementar la protección también será necesario que consideres los siguientes consejos:  

  1. Asegúrate de que todos los usuarios que utilicen el sistema sean de confianza. 
  2. Personaliza los accesos al sistema y el tipo de información que pueden gestionar los colaboradores, atendiendo a la labor que cumple cada uno de ellos. 
  3. Aunque los software contables en línea garantizan protección contra ataques de virus y pérdidas de información, como medida de seguridad adicional puedes descargar PDFs de los documentos de tu interés y almacenarlos en una plataforma de gestión documental online. 
  4. Un buen proveedor de software contable pondrá a tu disposición un ejecutivo que se hará cargo de tu experiencia de usuario. Resulta conveniente que mantengas comunicación constante con él, especialmente cuando tengas dudas relativas a la gestión segura del sistema.
  5. Emplea una contraseña de alta seguridad para acceder al sistema, exigiendo lo mismo a los colaboradores que lo utilizan. 
  6. Procura acceder al sistema solo desde dispositivos privados, jamás desde un equipo de uso público.

Aplicando estos consejos lograrás un nivel mayor de protección. Por supuesto, el software a usar debe contar con un certificado de seguridad y autenticidad que garantice una gestión fiable de la información contable y financiera de tu negocio.

¿Cómo optimizo mi software contable?

Para sacar el máximo provecho a tu software contable online, además de tener en cuenta lo hasta aquí señalado, debes asegurarte de que el sistema ofrezca tres funcionalidades importantísimas: 

  1. Integración: el software debe permitir la integración, al menos, con los sistemas de remuneraciones y de facturación electrónica. Estas tres áreas comparten información que, si la gestionas de forma integral, simplificas los procesos y reduces los márgenes de error en todas ellas. Además, es importante que el programa también brinde la funcionalidad de exportación de información a Excel, así como la carga masiva de datos desde hojas de cálculo.
  2. Actualizaciones constantes: la legislación contable y fiscal está en permanente cambio, modificando de paso la forma en que manejas la contabilidad de los negocios. El programa debe adaptarse rápidamente a tales cambios para que no afecte los flujos de trabajo ni termines cometiendo errores. 
  3. Personalización mediante perfiles especiales: el software debe responder a las necesidades específicas de tu negocio, ofreciéndote únicamente las funcionalidades que requieres para gestionar de forma eficaz tu contabilidad. 

En síntesis, para sacar el mayor provecho de tu software, debes implementar un plan de seguridad informática que te brinde más tranquilidad, trabajar con un proveedor que ofrezca planes de capacitación, y asegurarte de que el sistema ofrezca integración, actualizaciones constantes y personalización. Esto es de suma importancia porque, al explotar todo el potencial del sistema, la productividad del departamento será mayor y tus colaboradores se sentirán más satisfechos.

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