¿Qué es un documento tributario electrónico en Chile?

En el ámbito de la contabilidad, la migración hacia el Documento Tributario Electrónico (DTE) ha sido de gran ayuda para hacer más rápidas y fiables todas las operaciones económicas de una compañía, como es el caso de las facturas, notas de crédito y guías de despacho.

Utilizar programas informáticos y almacenar todos los datos de manera online, en Chile, ya es prácticamente una realidad. La promulgación de la Ley 20.727 introdujo modificaciones en la legislación tributaria, obligando a que las empresas facturen electrónicamente.

El ingreso de los contribuyentes a este nuevo sistema fue gradual, y comenzó con las grandes empresas el 1 de noviembre de 2014. Las pequeñas y medianas empresas, por su parte, ya están facturando electrónicamente desde 2018. 

Considerando que los contribuyentes deben informarse al respecto, resulta fundamental explicar a profundidad en qué consisten los Documentos Tributarios Electrónicos. 

Por ese motivo, en este post mostraremos qué es un DTE, cuáles son sus tipos, qué beneficios ofrece y muchos otros temas interesantes al respecto.

¡Anímate a leer hasta el final!

¿Qué es un DTE?

Se trata de una sigla que significa “Documento Tributario Electrónico”. De acuerdo al formato de DTE exigido por el SII, entre los documentos digitalizados se encuentran los siguientes:

• Facturas electrónicas

• Facturas no afectas

• Notas de crédito

• Notas de débito

• Guías de despacho

• Liquidaciones de factura

• Boletas Electrónicas.

Estos documentos contienen la información específica para las transacciones entre emisores y receptores, como por ejemplo datos de encabezado, detalles por ítem, descuentos y recargos, información de referencia, comisiones y otros cargos, timbre electrónico del SII, y fecha y hora de la firma electrónica.

El objetivo de un documento tributario electrónico es que las transacciones tengan un respaldo más seguro y confiable. Al mismo tiempo, permiten que el SII pueda realizar una fiscalización más eficiente tanto en el transporte de los bienes como en el pago de tributos por parte de las empresas que utilizan DTE.

De acuerdo a los estándares del SII, los comprobantes se almacenan y gestionan en formato XML.

¿Qué tal si vemos, con mayor amplitud, de qué trata cada uno de estos DTE? ¡En la siguiente sección te lo decimos!

Tipos de DTE

A continuación, explicamos cuándo se emite cada tipo de DTE y qué característica tiene.

Factura electrónica

Este es el documento base, con el que seguramente ya estás muy familiarizado y debes cumplir ciertos requisitos para emitirlo.

El Servicio de Impuestos Internos (SII) lo define de la siguiente manera:

“Es un documento digital legalmente válido como medio de respaldo de las operaciones comerciales entre contribuyentes y, por lo tanto, reemplaza a las facturas tradicionales de papel”.

Como ves, es un comprobante que documenta cualquier operación comercial, independientemente de las características de los contribuyentes, el tipo de operación y los montos.

Dentro de las facturas electrónicas, encontramos subtipos o subcategorías, como lo son:

Factura no afecta

No son más que las facturas electrónicas que se emiten a raíz de operaciones exentas del Impuesto al Valor Agregado (IVA).

Entre esas operaciones que no son afectas por los impuestos a las ventas y servicios encontramos contratos de seguro de vida, arrendamiento de propiedades que no estén amobladas y entradas a espectáculos deportivos, culturales y, en general, de esparcimiento.

Factura de exportación

Estas facturas se emiten al momento de la entrega – sea simbólica o real – de las especies y mercancías que serán exportadas, de acuerdo a estipulaciones de la Ley sobre el Impuesto a las Ventas y Servicios.

Las facturas de exportación deben incluir los datos de los clientes o compradores aunque no sean contribuyentes formales en Chile.

Nota de crédito y nota de débito

Tanto la nota de crédito como la de débito se utilizan para hacer ajustes ante rechazos de operaciones o errores en Documentos Tributarios Electrónicos.

En el caso de la nota de crédito, se emplea para anular facturas con montos o cobros “de más”, generalmente, así como cuando se presentan otros tipos de errores. También, es necesaria si el cliente devuelve la mercancía.

Por su parte, la nota de débito puede anular una nota de crédito o documentar cuando se agregan intereses – muy común en operaciones a largo plazo – o gastos de cobranza, entre otros motivos que incrementen el precio final del producto o servicio que fue facturado

Guía de despacho

Es el documento que avala y respalda el traslado de mercancías en el territorio nacional, dándole título legal a la transacción y documentando la recepción de los bienes o productos por parte del cliente o comprador.

Además, la guía de despacho debe ser firmada inmediatamente por el receptor para que empiece a correr el plazo para el pago de la factura.

Liquidación de factura

Es un documento que deben emitir quienes presten servicios o generen ventas por cuenta de terceros.

Así, los terceros son identificados y se valida o documenta el cobro de una comisión.

Boleta electrónica

Es importante no confundir la boleta electrónica con la factura.

Como ya sabes, la factura documenta la generación de una operación comercial, en tanto que la boleta acredita específicamente el pago de un servicio o producto.

Por otro lado, la boleta electrónica no se utiliza para solicitudes o trámites de devoluciones, que generen crédito fiscal, pues para esto son destinadas las facturas de servicios y ventas.

Recuerda además que existen dos plataformas para emitir boleta electrónica: la que ofrece el SII y los softwares privados.

Como subcategoría de este documento podemos incluir la boleta de honorarios, que se emite por la generación de ingresos asociados a la prestación de servicios personales y profesionales. 

¿Cómo empezar a emitir Documentos Tributarios Electrónicos?

Para realizar esta migración hacia el plano digital, lógicamente, necesitas apoyo tecnológico, y esto lo encontrarás en un software de facturación electrónica.

Eso sí, antes de implementar y utilizar un sistema de este tipo, las empresas deben tener un certificado digital, el cual permite que los contribuyentes puedan interactuar de forma segura y privada en el sitio web del SII.

Una vez obtengas el certificado digital, por medio de un representante legal autorizado por el Servicio de Impuestos Internos, necesitas superar el proceso de admisión de este organismo.

¡No te preocupes! La idea de las autoridades es que todo el mercado migre a esta metodología, por lo cual la certificación no es de una gran complejidad, sino que simplemente buscará asegurarse de que cuentes con los recursos técnicos y comprensión necesaria para iniciarte como emisor electrónico.

El ambiente de certificación del SII consta, en concreto, de 4 pasos:

• Set de pruebas;

• Set de simulación;

• Intercambio de información;

• Documentos impresos.

Es importante destacar que este proceso certifica para emitir todos los DTE excepto las boletas electrónicas.

Por ese motivo, luego, deberás certificarte para generar estos comprobantes. Podrás hacerlo en el mismo entorno, simplemente seleccionando la opción de boleta electrónica.

Las organizaciones pueden elegir un sistema gratuito o bien software especializado para realizar la migración a la emisión electrónica de documentos tributarios.

El software de mercado siempre será una opción mucho más conveniente, ya que permite personalizar y adecuar los esquemas de facturación y gestión de DTE a las necesidades y características específicas de cada empresa.

Además, en general, estos sistemas cuentan con más funcionalidades y ofrecen un mayor alcance, impulsando la transformación digital de las organizaciones, especialmente de todo lo referente a la contabilidad.

Incluso, algunos softwares de facturación se integran a herramientas como los sistemas de contabilidad y de remuneraciones.

Ventajas de un Documento Tributario Electrónico

Ahora que sabes qué es un DTE, debes tener en cuenta que un documento tributario electrónico entrega grandes beneficios para las empresas públicas, privadas y, en particular, los estudios contables. A continuación, te mencionamos algunos de ellos:

Adiós a los costos de impresión

Los comprobantes electrónicos han reducido enormes costos a las empresas, y uno de los principales es el dinero que se gastaba en imprenta. Las facturas en papel se acumulaban en los escritorios de los contadores; realidad que hoy en día se ha visto disminuida gracias a la gestión online de los documentos.

Además, esta metodología de facturación ayuda a reducir los gastos asociados con el almacenamiento de los documentos, pues no debemos adecuar oficinas ni crear archivos físicos, que además son mucho más propenso a las pérdidas.

Optimización del tiempo

Antes de los documentos electrónicos, los contadores debían esperar las facturas físicas que se enviaban por correo para así dar cierre al periodo contable. Actualmente, en cambio, el documento es generado inmediatamente y se puede enviar por email al cliente.

Y este beneficio va mucho más allá. En general, todo lo referente a la gestión de los comprobantes es mucho más ágil y eficiente cuando la emisión es electrónica.

Por ejemplo, cuando tengas que consultar una factura, tan solo deberás ingresar a tu software y hacer una rápida búsqueda filtrada por fecha, tipo de documento o folio.

En cambio, para realizar este proceso con una gestión en papel, podrías tardas incluso horas buscando entre una gran cantidad de carpetas y documentos físicos.

Reducción de errores

La digitalización de la información ha sido un factor determinante en la disminución de errores humanos, y la contabilidad no es la excepción.

Como cada factura o nota de crédito tenía campos específicos para rellenar, se podían cometer errores de digitación en el trabajo del contador, una incidencia que se ha aminorado gracias a la facturación electrónica.

La facturación electrónica también es clave para evitar duplicidades, pues se dispone de un flujo de trabajo único, que actualiza la información en tiempo real.

Reducir este tipo de equivocaciones es otro punto a favor para la rentabilidad de la empresa y la protección de las finanzas, pues no incurrirás en gastos extra dirigidos a solucionar problemas o repetir una determinada tarea.

Mejor administración del ciclo de venta

Trabajar con Documentos Tributarios Electrónicos hace más eficiente todo el proceso de venta en una compañía. En particular, mejora el seguimiento de las acciones de cobranza, la generación de documentos de venta y compra, y los informes de estado de morosidad.

Visualizar y consultar los DTE es un proceso rápido y sencillo, que te permitirá saber cuándo se generaron las transacciones, para tener un mayor conocimiento de los lapsos transcurridos y las fechas de vencimiento de los pasos.

Así, podrás llevar una cobranza administrativa actualizada y anticipatorio, que evite los retrasos y las consecuencias económicas que generan en las empresas.

Practicidad para hacer auditorías

Una de las tareas más importantes del departamento de contabilidad es la realización de auditorías. Gracias al Documento Tributario Electrónico, este proceso pasa a ser mucho más sencillo y práctico.

Al emitir tus comprobantes de esta forma, todos estarán almacenados en la misma base de datos, a la cual tú y los empleados involucrados podrán acceder sin mayores complicaciones.

De esta manera, la revisión de registros históricos, reportes y otras informaciones de interés para las auditorías deja de ser un complejo reto y se convierte en una labor sencilla, que puede cumplirse con unos cuantos clics.

Además, gracias a la digitalización de todo el proceso de captura de datos y emisión de documentos, tendrás la garantía de que los datos a los que accedas son precisos y fiables.

Control operacional permanente

Cuando los documentos son generados de forma electrónica, a través de softwares y sistemas de calidad, gerentes, propietarios, contadores y otros colaboradores autorizados siempre tienen acceso a la documentación y la información necesaria.

Las mejores herramientas del mercado almacenan toda la documentación en la nube y no en equipos o dispositivos informáticos específicos.

De esa manera, sin importar qué equipo utilices y dónde te encuentres, tendrás la oportunidad de visualizar los comprobantes que respaldan las transacciones y operaciones que se han generado.

Como resultado de las ventajas mencionadas hasta ahora, tu empresa obtendrá beneficios generales adicionales, como, por ejemplo, la construcción de una mejor imagen ante el mercado.

Al facturar de manera electrónica, serás un aliado comercial mejor valorado, pues disfrutarás de procesos estables y mayor orden y control interno.

Además, como ya sabes, la gestión de un Documento Tributario Electrónico es mucho más sencilla, lo cual reduce carga laboral a tus empleados y, así, mejora la experiencia, a la vez que permite dedicar mayor atención a la planeación y la toma de decisiones.

Beneficios de los DTE para el mercado en general

Además de beneficiar a las empresas, el DTE genera un impacto positivo en el mercado en líneas generales, proporcionando ventajas como:

Transparencia y confianza

Como ya sabes, los DTE son comprobantes reconocidos por las autoridades, que validan y documentan las operaciones.

Por esa razón, al emitirlos, las operaciones se desarrollan de manera transparente y oficial, y el cliente o comprador obtiene ágilmente un documento que le permitirá solicitar devoluciones, hacer reclamos o respaldar ciertos movimientos de interés fiscal.

En cambio, no generar estos comprobantes es sinónimo de operar en las sombras, a la vez que se trata de una exigencia estatal que, de no cumplir, puede conllevar multas y sanciones.

Mejor experiencia del cliente

Sí, los clientes se ven directamente beneficiados por el Documento Tributario Electrónico.

La facturación electrónica permite que los procesos de emisión de comprobante para el cliente sean mucho más ágiles, pues automatiza la captura de datos y la entrega del documento que respalda la operación.

A la vez, reduce errores en el registro de información y otras fallas que impactan de manera negativa la experiencia del cliente.

Por otro lado, la emisión de DTE favorece la transparencia, otro factor que juega un papel clave en la percepción del usuario sobre el proceso de compra y su interacción con una empresa en general.

Y, lo más importante, reducción de la evasión fiscal

Chile, como muchos otros países, miró hacia la facturación electrónica, entre otras cosas, para enfrentar la evasión fiscal.

Gracias a los DTE, las operaciones están ampliamente documentadas, para así evitar transacciones ocultas y otras malas prácticas asociadas con la evasión de los impuestos correspondientes.

Como consecuencia de esta mayor capacidad de control, el presupuesto del Estado se ve beneficiado y, en consecuencia, existe una mayor disponibilidad de recursos para diferentes medidas, programas y acciones claves para el bienestar social y económico.

¡Eso es todo!

Ahora conoces, a ciencia cierta, qué es un DTE, cómo empezar a emitirlo y cuáles son sus beneficios.

Además, comprendes en qué consisten los diferentes tipos de comprobantes que deben generarse de manera electrónica.

Sin duda, los Documentos Tributarios Electrónicos son un elemento central de la contabilidad de cualquier empresa, y siempre es oportuno aprender más sobre estos y conocer cambios, estipulaciones y exigencias de las autoridades.

Por ese motivo, para que complementes la información que ya tienes en tus manos, te invitamos a que también leas la guía gratuita sobre los DTE que hemos preparado para ti.

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