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¿Por qué el formato XML es importante?

Publicado por Ana Zúñiga | 22 de enero del 2019
¿Por qué el formato XML es importante?

De acuerdo con los expertos, el XML o Lenguaje Extensible de "Etiquetado" (eXtensible Markup Language) es un “formato de texto simple y muy flexible derivado de SGML (ISO 8879). Originalmente diseñado para enfrentar los desafíos de la publicación electrónica a gran escala, XML también desempeña un papel cada vez más importante en el intercambio de una amplia variedad de datos en la Web y en otros lugares”. Como tal, representa un metalenguaje de marcado para documentos que contienen información estructurada, facilitando su descripción y su intercambio seguro en el mundo online. 

En la factura electrónica -cuya participación con respecto al total de facturas emitidas en el país es del 99%- el XML representa la característica más importante por darle validez tributaria al DTE. Así lo estableció el Servicio de Impuestos Internos (SII) en concordancia con el marco jurídico que regula la facturación digital. 

Según lo dispuesto por el SII, este metalenguaje es el que más se amolda a la facturación electrónica gracias a sus características:

  1. Es un estándar abierto, flexible y utilizado a nivel global para almacenar, publicar e intercambiar todo tipo de información.
  2. Proporciona portabilidad y facilita la gestión de la información a través de distintas plataformas. 
  3. Permite que diversas aplicaciones de datos puedan funcionar de forma independiente.
  4. Es soportado por multitud de aplicaciones en diferentes plataformas. Además, existen varias bibliotecas para diferentes lenguajes de programación que permiten desarrollar nuevas aplicaciones. Es decir que se trata de un metalenguaje de “carácter universal”. 
  5. El formato es legible tanto por humanos como por sistemas informáticos. 

Teniendo en cuenta lo anterior, el XML permite el intercambio entre plataformas del conjunto de datos estructurados que componen la factura electrónica, de forma simple, rápida y segura. A la vez, los hace legibles tanto para los contribuyentes como para los sistemas de facturación y el mismo SII, que es el que recibe copia de los DTEs emitidos y valida su información. 

Lee también: "Cómo te ayudará un software de Facturación con Inventario."

¿Por qué es importante?

Es simple: cuando emites un documento tributario electrónico (DTE), lo que hace el sistema de facturación es generarlo en un archivo XML para que la información pueda viajar -de forma encriptada y con mayor velocidad- hasta el canal de recepción de facturas de tu cliente y, por supuesto, hasta los servidores del SII para la respectiva validación de los datos, control fiscal y devolución. 

En realidad, el XML es la factura electrónica, es decir, es el documento con validez tributaria, comercial y jurídica que debes considerar para efectos fiscales. El PDF generado de forma adjunta es solo la representación gráfica, con poca o nula validez para el SII porque puede ser creado y alterado fácilmente.

Siempre que pagues la prestación de un servicio o la compra de un producto, debes pedirle al vendedor que te entregue, además del PDF, el XML que es -en realidad- la factura electrónica. De igual forma, al vender debes cumplir con la obligación de entregar tanto el XML como el PDF que respaldan la operación. 

¿Cómo te ayudará un software?

Un software de facturación electrónica -como Nubox- genera automáticamente el archivo XML y el PDF de la factura. Solo tienes que ingresar al sistema los datos del documento (identificación del cliente, glosa, etc.), con la misma facilidad con que completas un formulario Web. Además, el programa también se encarga de enviar el archivo XML al SII (para su respectiva validación) y al correo electrónico o canal dispuesto por el comprador para recibir sus DTEs.

Cabe señalar que la generación del XML cobra especial importancia en el sentido de que, si no eres programador con conocimientos en este lenguaje de marcado de documentos, difícilmente podrías crear el archivo. Además, aunque pudieras hacerlo, no tendría validez fiscal porque el SII autoriza la gestión de DTEs únicamente a través de su sistema de facturación gratuito, o de software propios o de mercado debidamente certificados por el organismo.

Por lo demás, el software de facturación simplifica todo el proceso de pago y cobranza de tu negocio, al permitirte la carga masiva de datos y contener funcionalidades de alto valor, como el módulo para la gestión de pagos y recaudos, y los reportes de ventas y compras que te permiten tener mayor visibilidad de tus operaciones.

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