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Por qué debes tener el certificado digital obligatorio

Publicado por Nubox | 20 de noviembre del 2018
Por qué debes tener el certificado digital obligatorio

De acuerdo con el SII, el Certificado Digital esel carnet de identidad virtual de cada persona”. Al usarlo obtienes un nivel adicional de seguridad y privacidad en las transacciones y trámites que realizas a través de la web.

Sus orígenes se remontan a la Ley 19.799 de 2002 que, en su artículo 3, le da validez legal a los actos y contratos suscritos mediante firma electrónica. Pero la obligatoriedad de su uso en materia de facturación viene explicita en los requisitos que debes cumplir para ser autorizado como facturador electrónico, donde el SII establece que “la postulación sólo puede ser efectuada por un representante legal del contribuyente interesado, autenticado con certificado digital”. 

Puesto que la Ley 20.727 de 2014 dice que el sistema de facturación electrónica debe ser implementado por todas las empresas del país, el certificado digital es de uso obligatorio. Puede que en un principio supusiera un malestar para algunas organizaciones al tener que asumir un trámite y gastos adicionales, pero ya han comprendido que es la única herramienta que garantiza la integridad y seguridad en la gestión de facturas.

Pese a que ya se han solucionado varias dudas al respecto, aún hay quienes se preguntan para qué sirve y cuál es la forma más rápida de obtenerlo.

¿Qué pasa si no cuento con certificado digital obligatorio?

Como ya se señaló, si no tienes un certificado digital no puedes tramitar la autorización del SII para facturar electrónicamente. En consecuencia, tu empresa no podría emitir ni recibir documentos tributarios electrónicos, por lo que estaría inhabilitada para funcionar pues -como bien sabes- la factura electrónica respalda todas las operaciones que hagas y es de uso obligatorio, a menos que tu negocio se encuentre en las siguientes condiciones

  • Sin cobertura de Internet. 
  • Sin acceso a energía eléctrica. 
  • Que se encuentre en zona de catástrofe. 
  • Autorizada para no emitir factura electrónica, mediante resolución fundada del SII (solo aplica para casos especiales).

No sumarte a la factura electrónica implica que estarías operando en la ilegalidad, no podrías declarar el IVA y serías sujeto de las sanciones correspondientes por parte del SII, consistente en una multa por cada documento emitido, la cual puede oscilar entre 1 y 12 UTM . 

Además, eso limitaría tus posibilidades de acceso a aquellos clientes que exigen la factura para hacer efectivo su crédito fiscal. 

Ten presente que, en términos generales, el certificado digital obligatorio te permite: 

  1. Ingresar e inscribirte en un sistema de facturación electrónica, ya sea de mercado o en el Mipyme del SII. 
  2. Ejecutar consultas, declaraciones y rectificaciones de forma segura en la plataforma web del SII. 
  3. Firmar digitalmente los documentos tributarios electrónicos, dándoles la autenticidad que requieren para sustentar las operaciones de la empresa y para realizar trámites adicionales, como la cesión de facturas.
  4. Realizar operaciones en otras organizaciones, especialmente en lo que respecta a firma de contratos pues, como ya se señaló, la Ley 17.999 de 2002 le da validez legal a la firma electrónica en este tipo de documentos. 

Sumado a ello, cabe señalar que la principal ventaja del certificado digital es que permite ahorrar tiempo y recursos económicos al poder realizar trámites a través de Internet. 

¿Cómo obtener el certificado digital obligatorio?

Para adquirir el certificado digital hay dos opciones. La primera es comprarlo directamente a una empresa autorizada para ser proveedora de certificados digitales. De acuerdo con el SII, puedes elegir entre las siguientes:

  1. Acepta.com.
  2. E-CertChile (Cámara de Comercio de Santiago).
  3. E-Sign.
  4. Certinet.
  5. Paperless. 

Una vez lo adquieres, debes instalarlo en el equipo desde el cual accedes al sistema de facturación. Por otro lado, el SII también ofrece la opción de "centralizar" el certificado, proceso que -básicamente- consiste en alojar la firma en la nube del Servicio de Impuestos Internos, para que puedas facturar desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

La otra opción para adquirir el certificado digital obligatorio es mucho más sencilla. Solo debes contratar un software de facturación electrónica cuyo proveedor se encargue de realizar el trámite. Así, podrás ahorrar mucho tiempo en el desarrollo de este proceso, e incluso algo de dinero pues algunas empresas de software asumen el costo del certificado, dándote la posibilidad de usarlo de forma gratuita durante un tiempo determinado.

Cabe señalar que, si en tu empresa son varios los usuarios facultados para firmar las facturas, todos tienen que tener su propio certificado digital. Pero eso no es problema cuando lo adquieres mediante el proveedor de software, ya que este gestionará tantos certificados como necesites.

Independientemente de cual sea la opción de tu preferencia, lo importante es que tramites tu certificado digital obligatorio lo antes posible, pues solo así podrás operar con tranquilidad y bajo las normas establecidas.

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