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Por qué contratar un software que incluya proceso de "Onboarding"

Publicado por Ana Zúñiga | 16 de octubre del 2018
Por qué contratar un software que incluya proceso de "Onboarding"

El proceso de Onboarding o Puesta en Marcha es conocido como un período de bienvenida y adaptación que se vive en diversas empresas al momento de incorporar nuevos empleados, sin embargo, también se establece de parte de algunas organizaciones tecnológicas, para acompañar a sus nuevos usuarios al momento de acceder a sus productos o servicios. Por ejemplo, es muy común al contratar diferentes software administrativos.

Durante el período de adaptación al servicio, no sólo se pretende que el nuevo usuario se familiarice con la adquisición, sino que también, se sienta cómodo e involucrado como parte de la organización que le está prestando un servicio o vendiendo un producto que, sin la ayuda correcta, puede ser de difícil comprensión.

En resumidas cuentas, el Onboarding es un informativo o manual de instrucción sobre un producto o servicio adquirido. Sirve tanto como una comunicación de bienvenida y presentación, como también de espacio para la exhibición de contenidos sobre el tema, por lo tanto, es de suma importancia, pues informa los canales de contacto a los nuevos clientes y aproxima la comunicación y el apoyo continuo de parte de la empresa del software administrativo para los usuarios. 

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¿De qué etapas se compone el proceso de Onboarding?

La puesta en marcha de un servicio se compone generalmente de 4 o 5 etapas, pero de todas formas va a depender de los planes que tenga el área de Satisfacción del Cliente de cada empresa.

Estamos hablando de:

1) Planificación del proceso: parte del éxito en el proceso de Onboarding tiene lugar antes de que cualquier ejecutivo conozca a los clientes, ya que debe ser preparado para que ellos obtengan respuestas a todos sus requerimientos y se sientan cómodos sabiendo cuáles pasos darán. Por lo tanto, considera que detrás de cada ejecutivo de Puesta en Marcha, hay un gran trabajo de planificación para lograr que tu experiencia con el software administrativo sea exitosa.

2) Reuniones con el cliente: dicen que las primeras impresiones tienen bastante importancia respecto a la relación que se construirá entre dos personas o, en este caso, entre la persona y una empresa que le brinda un servicio. Por lo tanto, diremos que las primeras reuniones sentarán las bases de estas relaciones.

Un ejecutivo de Onboarding está preparado para comprender tus necesidades como cliente y para entregarte herramientas que faciliten tu gestión, por eso, durante las primeras reuniones, se encargará de explicarte todos los conceptos clave que guarden relación con el producto o servicio que hayas adquirido, y te dará bases respecto a la forma en que se llevará a cabo esta comunicación.

Por ejemplo, si contratas un software contable, el ejecutivo Onboarding se encargará de explicarte en qué parte de la plataforma podrás generar estados de resultados o como podrás integrar las factura de tu software de factura electrónica.

Siguiendo esta línea, es probable que durante las primeras reuniones también te entregue un listado con los nombres y contactos de las personas más importantes del equipo.

3) Acciones clave: como el proceso de Onboarding de un software administrativo consta de varias etapas, a medida que pase el tiempo, el ejecutivo que se te asigne deberá “chequear” los ítems de la guía paso a paso. La idea es que en cada etapa entiendas nuevas utilidades del producto o servicio mediante acciones clave como: ayudas telefónicas, capacitaciones presenciales, video llamadas, etc. Por lo que estarán trabajando contigo codo a codo.

4) Verificación: también habrá ocasiones en la que no exista ninguna reunión o capacitación programada, pero el ejecutivo se encargará de llamarte para saber si todo anda bien con la utilización del producto/servicio, en este caso, el software administrativo. La idea es que te sientas acompañado como cliente y sepas que ante cualquier eventualidad habrá una persona dispuesta a ayudarte.

El proceso debería dudar aproximadamente unos tres meses.

¿Por qué debes elegir un software que integre este proceso?

Es simple:

  1. Estarás mucho más contento, pues se trata de un proceso sencillo que evita que te confundas con cantidades excesivas de información.
  2. Sabrás que puedes confiar en la empresa que te está prestando el servicio.
  3. Obtendrás recomendaciones y capacitaciones para sacarle provecho al producto o servicio adquirido.
  4. No tendrás miedo de equivocarte en la utilización del producto o servicio, ya que tendrás acompañamiento de primera hasta que aprendas todo lo necesario para utilizarlo a la perfección.

Las primeras impresiones son importantes. Y el comienzo de la relación con un cliente puede marcar el futuro de ésta. Por eso, debes asegurarte de que empezar con el pie correcto y confiar en una empresa que esté dispuesta a crear un proceso para ello. A esto se le conoce como Onboarding o Puesta en Marcha, y te aseguramos que generará una diferencia al momento de utilizar un software administrativo para tu empresa.

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