¿Por qué el negocio contable debe evolucionar?

Tengo como premisa de vida la actualización de los conocimientos y la innovación. Hace cinco años, en Venezuela, cursé un diplomado sobre emprendimiento en el Instituto de Estudios Superiores de Administración (IESA).

Mi proyecto fue cómo llevar la contabilidad en la nube digitalizando los documentos, con la finalidad de que los clientes de los contadores independientes no dependieran de una reunión para la entrega de información, sino que pudieran obtener todos los soportes directamente de la nube, permitiendo así una comunicación más eficiente entre contador y empresario.

Al emigrar, me tocó implementar la factura electrónica a través de un software privado y comencé a hacer seguimiento a la optimización de los procesos contables a través del uso de la tecnología. Mi principal foco fue en la entrega de información oportuna a los usuarios que, en ocasiones, es fundamental para la toma de decisiones. Entre los usuarios pueden citarse: gerentes, accionistas de empresas, organismos públicos que requieren velar por el cumplimiento de obligaciones legales y tributarias, así como también inversionistas y prestamistas.

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Lo que antes requería de un significativo número de personas encargadas de transcribir las operaciones en libros físicos, se reduce ahora a una integración de información de factura electrónica a la contabilidad.

Esta integración reduce el equipo de trabajo. Ahora solo son los analistas de información y emisores de reportes personalizados quienes están enfocados en una gestión más eficiente y en el control de la operatividad de cada organización. Ellos optimizan el tiempo en que se reciben dichos reportes, permitiendo una toma de decisión oportuna y logrando así la reducción de riesgo al corregir problemas antes de que afecten negativamente la gestión empresarial.

El problema que siempre se plantea cuando se habla de tecnología es sobre la gran cantidad de información disponible, por lo que es importante considerar las necesidades reales de cada empresa, detectar los tiempos y reportes que necesitan, y así evitar ahogarlos en reportes innecesarios que harán, no solo perder tiempo en su elaboración, sino en la revisión por parte de sus usuarios finales.

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De igual forma, cuando se trata específicamente de software, es vital considerar que la configuración inicial del flujo de información dentro del sistema y la carga de información a este son los que determinarán la veracidad de los reportes posteriores. La migración a un sistema nuevo o un cambio en plan de cuentas requiere de una planificación detallada y la participación de todos los usuarios para considerar las variaciones que puedan afectar la veracidad de la información de los reportes finales.

Se hace necesario puntualizar que las configuraciones de reportes en el sistema permitirán menos actividad manual, mayor rapidez en la entrega de información y, como resultado, mayor eficiencia de la contabilidad.

En los países que me ha tocado trabajar en Latinoamérica, he podido verificar como las declaraciones juradas mensuales y anuales se cruzan entre sí y con otros contribuyentes, y deudas financieras fácilmente verificables con cada entidad bancaria, entre otros. Esto permite que el contador y su equipo puedan validar la información y evitar riesgos que conlleven una penalidad.

Entonces, le di aún más importancia al desaprender para aprender. Replantear lo que antes parecía que solo había una forma de llevarlo a cabo y dar una oportunidad al cambio, a ser flexible y ver la automatización de la contabilidad desde una nueva perspectiva, y no solo adaptarme sino ser parte de los que aportan nuevos enfoques e ir más allá: ser parte de los que hacen posible lo que otros en este momento ven como imposible de hacer.